Folosiți elemente repetabile

O abordare ad-hoc a proiectului necesită prea multă energie și resurse. De asemenea riscă întotdeauna să lipsească unele dintre elementele necesare. Cel mai bun mod de a simplifica ceea ce trebuie făcut este să folosiți elemente repetabile și de preferință, să le luați în cicluri repetabile.

Exemplu: Liste de verificare a calității

O listă de verificare este un exemplu simplu de element potențial repetabil pe care mulți oameni îl folosesc în viața lor personală și profesională. Considerați criteriile de calitate ale unui document de furnizat, de exemplu:

• În primul rând, puteți crea o listă de verificare a tuturor criteriilor, care prin urmare este o formă de planificare.
• Ceea ce recomandă NUP6 este să încercați să o generalizați: există alte rezultate similare în proiect? În acest caz, pregătiți o listă generală de verificare a calității pentru acea categorie de livrări și utilizați-o pentru toate. Dacă există unele variante, păstrați lista generică și adăugați câteva elemente suplimentare pentru livrările individuale. Acum aveți liste de verificare repetabile.
• Odată ce ați pregătit liste de verificare generice pentru diferite tipuri de livrări, puteți găsi elemente care se repetă între ele, ceea ce sugerează o categorie principală virtuală pentru acestea. În acest caz, în loc să repetați articolele pentru toate acele liste de verificare generice, le puteți extrage și pune într-o listă de control principală. În cele din urmă, veți avea probabil o singură listă de verificare generică pentru întregul proiect. ″Definiția elementului finalizat″ din metodologia ″Scrum″ este un exemplu de utilizare a listelor de verificare la nivel de proiect pentru calitate (posibil printre alte elemente). Procedând astfel, fiecare livrabil va aparține unei ierarhii de categorii și ar trebui să satisfacă elementele care apar în listele de verificare ale tuturor categoriilor din lanțul lor.

Procedând astfel, un element din lista de verificare principala va deveni repetabil pentru toate livrabilele de sub el, ceea ce economisește timp și energie în planificare și execuție.

Mult mai important, odată ce faceți acest lucru pentru un proiect, îl puteți adapta și utiliza pentru toate proiectele similare în viitor, care este o formă repetabilă de planificare pentru mai multe proiecte.

Exemplu: Procese și fluxuri de lucru

Unele rezultate sau obiective legate de acestea necesită anumite etape care pot deveni standardizate și repetabile. De exemplu, dacă livrabilele trebuie să fie proiectate individual și aprobate, puteți pregăti un flux de lucru simplu care să clarifice toți pașii, persoanele implicate și duratele aproximative evitând astfel multe dificultăți. Cu toate acestea, ar trebui să aveți grijă să nu faceți fluxurile de lucru și procesele prea complicate sau prea intense în documentare deoarece vor avea o consecință negativă. Toți oamenii implicați în proiect ar trebui să vadă fluxurile de lucru și procesele ca pe ceva care le susține munca și le ușurează totul, mai degrabă decât ca documentație birocratică care le blochează munca reală.

Proiectele tip ″Agile″ au elemente repetabile în abordarea lor de dezvoltare iterativă, unde anumite tipuri de activități de dezvoltare sunt repetate pentru fiecare caracteristică; de exemplu: rutina zilnică obișnuită în XP (eXtreme Programming / programare extremă): împerecheați, alegeți un articol, creionați-l pe o tablă albă, construiți scripturile și codul de testare, integrați codul etc.

Pe lângă fluxurile de lucru repetabile care pot fi utilizate pentru activități tehnice, puteți avea elemente repetabile și pentru activitățile de management al proiectului. Procesele din ghidul PMBOK^®, PRINCE2^® și DSDM^®, activitățile din P3.express și evenimentele din Scrum sunt exemple ale acestui concept.

Exemplu: Cicluri

Este util să aveți elemente repetabile pentru gestionarea proiectului. Acest lucru poate fi făcut și mai ușor prin punerea lor în cicluri repetabile. Aceste cicluri simplifică semnificativ activitățile de zi cu zi ale persoanelor implicate în gestionarea și conducerea proiectului. Ciclurile grupurilor de proces din ghidul PMBOK^® atunci când sunt utilizate într-un proiect cu mai multe faze, etape în PRINCE2^®, cicluri zilnice, săptămânale și lunare în P3.express, iterațiile și intervalele de timp în DSDM^® și sprinturile în Scrum sunt toate exemple de acest concept.

Ciclurile mai scurte sunt mai ușor de înțeles și de utilizat decât cele mai lungi; de exemplu: sprinturile în Scrum în contrast cu fazele conform ghidului PMBOK. Cu toate acestea, ciclurile care sunt prea scurte s-ar putea să nu fie suficiente pentru a susține anumite tipuri de proiecte, iar soluția poate fi utilizarea mai multor cicluri, cum ar fi utilizarea DSDM^® a ciclurilor scurte de timp, împreună cu cicluri de iterație mai lungi sau P3.express ″utilizarea ciclurilor zilnice, săptămânale și lunare″.

Exemplu: Metodele

Folosirea unei metodologii sau a unui cadru pentru derularea unui proiect este o altă utilizare a elementelor repetabile. Acesta poate fi un sistem existent, cum ar fi PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® sau Scrum sau unul pe care l-ați personalizat sau construit personal. Cu toate acestea, în mod normal, este o idee mai bună să începeți cu una dintre metodele existente și să o adaptați la nevoile dvs. decât să o construiți de la zero.

Orice element repetabil este abstract și are nevoie de personalizare pentru a-l adapta la lumea reală. Există totuși un spectru de abstractizare și nevoie de personalizare: listele de verificare de calitate simple și relativ concrete se află la un capăt al spectrului cu cea mai mică cantitate de abstractizare și necesitate de adaptare, în timp ce metodologiile sunt la partea cealaltă, cu cea mai mare nevoie de personalizare. Ar trebui să rețineți întotdeauna necesitatea personalizării, în caz contrar, elementul repetabil nu va corespunde nevoilor dvs. în mod corespunzător.