Folosiți elemente reutilizabile

O abordare ad-hoc a proiectului implică prea multă energie și resurse. De asemenea există întotdeauna riscul să se omită unele dintre elementele absolut necesare. Cel mai bun mod de a simplifica ceea ce trebuie făcut este să folosiți elemente repetabile și de preferință, să le luați în cicluri repetabile.

Exemplu: Liste de verificare a calității

O listă de verificare este un exemplu simplu de un potențial element repetabil pe care mulți oameni îl folosesc în viața lor personală și profesională. Pentru un livrabil, luați în considerare, de exemplu, următoarele criterii de calitate:

• În primul rând, puteți crea o listă de verificare a tuturor criteriilor, care reprezintă, în esență , o formă de planificare.
• Ceea ce recomandă NUP6 este să încercați să faceți o generalizare: există alte rezultate similare în proiect? În acest caz, pregătiți o listă generală de verificare a calității pentru acea categorie de livrabile și utilizați-o pentru toate. Dacă există unele diferențe, păstrați lista generică și adăugați câteva elemente suplimentare pentru livrabilele individuale. Astfel obțineți liste de verificare repetabile.
• Odată ce ați pregătit listele de verificare generice pentru diferite tipuri de livrabile, puteți identifica în cadrul acestora elementele care se repetă , determinând astfel o categorie de referință. În acest caz, în loc să repetați elementele pentru toate acele liste de verificare generice, le puteți extrage pur și simplu și le puteți așeza într-o listă de control principală. În cele din urmă, veți avea probabil o singură listă de verificare generică pentru întregul proiect. ″Definiția elementului finalizat/definition of done″ din metodologia ″Scrum″ este un exemplu de utilizare a listelor de verificare pentru calitate la nivel de proiect (printre altele). Procedând astfel, fiecare livrabil va aparține unei ierarhii de categorii și ar trebui să îndeplinească elementele care apar în listele de verificare ale tuturor categoriilor din lanțul său.

Procedând astfel, un element din lista de verificare principală va deveni repetabil pentru toate livrabilele de sub el, ceea ce economisește timp și energie în planificare și execuție.

Important este că, odată ce faceți acest lucru pentru un proiect, îl puteți adapta și utiliza pentru toate proiectele similare în viitor, și astfel aveți o formă repetabilă de planificare pentru mai multe proiecte.

Exemplu: Procese și fluxuri de lucru

Unele rezultate sau obiective legate de acestea necesită parcurgerea unor etape care se pot standardiza și pot deveni elemente repetabile. De exemplu, dacă livrabilele trebuie să fie proiectate individual și aprobate, puteți pregăti un flux de lucru simplu care să conțină toți pașii, persoanele implicate și duratele aproximative evitând astfel multe dificultăți. Totuși, aveți grijă să nu faceți fluxurile de lucru și procesele prea complicate sau să necesite multe documente, deoarece vor avea o consecință negativă. Toți oamenii implicați în proiect ar trebui să vadă fluxurile de lucru și procesele ca pe ceva care le susține și le ușurează munca, și nu ca pe o documentație birocratică care le blochează activitatea.

Proiectele de tip ″Agile″ au elemente repetabile în abordarea lor de dezvoltare iterativă, unde anumite tipuri de activități de dezvoltare sunt repetate pentru fiecare caracteristică; de exemplu: rutina zilnică obișnuită în XP (eXtreme Programming): împerecheați, alegeți un articol, proiectați-l pe o tablă albă, construiți scripturile și codul de testare, integrați codul etc.

Pe lângă fluxurile de lucru repetabile care pot fi utilizate pentru activități tehnice, puteți avea elemente repetabile și pentru activitățile de management al proiectului. Procesele din ghidul PMBOK^®, PRINCE2^® și DSDM^®, activitățile din P3.express și evenimentele din Scrum sunt exemple ale acestui concept.

Exemplu: Cicluri

Este util să aveți elemente repetabile pentru gestionarea proiectului. Acest lucru poate fi făcut și mai ușor prin punerea lor în cicluri repetabile. Aceste cicluri simplifică semnificativ activitățile de zi cu zi ale persoanelor implicate în gestionarea și conducerea proiectului. Ciclurile grupurilor de proces din ghidul PMBOK^® atunci când sunt utilizate într-un proiect cu mai multe faze, etapele în PRINCE2^®, cicluri zilnice, săptămânale și lunare în P3.express, iterațiile și intervalele de timp în DSDM^® și sprinturile în Scrum sunt toate exemple ale acestui concept.

Ciclurile mai scurte sunt mai ușor de înțeles și de utilizat decât cele mai lungi; de exemplu: sprinturile în Scrum în comparație cu fazele descrise conform ghidului PMBOK^®. Cu toate acestea, ciclurile care sunt prea scurte s-ar putea să nu fie suficiente pentru a susține anumite tipuri de proiecte, iar soluția poate fi utilizarea mai multor cicluri, cum ar fi utilizarea ciclurilor scurte de timp conform DSDM^®, împreună cu cicluri de iterație mai lungi sau utilizarea ciclurilor zilnice, săptămânale și lunare din P3.express.

Exemplu: Metode

Folosirea unei metodologii sau a unui cadru pentru derularea unui proiect reprezintă un alt mod de utilizare a elementelor repetabile. Acesta poate fi un sistem existent, cum ar fi PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® sau Scrum sau unul pe care l-ați personalizat sau construit dvs. Cu toate acestea, în mod normal, este o idee mai bună să începeți cu una dintre metodele existente și să o adaptați la nevoile dvs. decât să o construiți de la zero.

Orice element repetabil este abstract și are nevoie de personalizare pentru a-l adapta conform realității. Există totuși un spectru de abstractizare și o nevoie de personalizare: listele de verificare de calitate simple și relativ concrete se află la capătul spectrului cu cea mai mică cantitate de abstractizare și necesitate de adaptare, în timp ce metodologiile se regăsesc în partea cealaltă, la capătul cu cea mai mare nevoie de personalizare. Ar trebui să rețineți că întotdeauna este necesară personalizarea, în caz contrar, elementul repetabil nu va corespunde nevoilor dvs.