Fiți întotdeauna un lider cu inițiativă
Există o tendință naturală în noi de a fi reactivi. Acest lucru ne ajută cumva să ne păstrăm energia, ocupându-ne de chestiuni fără însemnătate sau ne poate determina să obținem rezultate mai bune atunci când avem de-a face cu lucruri în care suntem complet incompetenți. Aceste situații sunt complet diferite de situațiile existente în proiectele noastre, unde putem obține rezultate mai bune doar fiind proactivi.
Exemplu: Planificarea
Dacă doriți să conduceți către o locație nouă și sunteți în întârziere, aveți opțiunea să începeți să conduceți imediat pentru a „economisi timp” și veți face față posibilelor probleme atunci când acestea vor apărea. Abordarea proactivă presupune să îți iei puțin timp la început pentru a fixa sistemul de navigație astfel încât să vă ofere cea mai rapidă rută în funcție de trafic și posibilele accidente și blocaje, și apoi începi efectiv să conduci; acest lucru înseamnă să vă alocați timp pentru planificare, înainte de execuția propriu-zisă, pentru a evita problemele ulterioare și, în final, pentru a economisi timp.
Spre deosebire de ceea ce cred unii oameni despre proiectele Agile, planificarea este necesară întotdeauna și trebuie luate în considerare tipul planificării și nivelul de detaliere. Planificarea înainte de execuție este considerată o abordare proactivă.
Amintiți-vă citatul: dați-mi șase ore pentru a tăia un copac și voi petrece primele patru ascuțind toporul.
Dacă vă regăsiți într-un proiect de tip predictiv, puteți petrece patru ore ascuțind toporul, pentru că sunteți sigur că veți tăia copacul. Într-un proiect Agile, nu sunteți sigur dacă veți tăia un copac, dacă veți strânge crengile rupte, dacă veți pune gazon, dacă exploatați cărbune sau faceți altceva. Totuși, trebuie să aveți o pregătire generală pentru toate acestea (să știți unde este cel mai apropiat magazin de unelte, de exemplu) și să aveți o pregătire specifică (ascuțirea toporului) atunci când vă veți concentra pe o anumită soluție; la acest lucru se referă planificarea.
Exemplu: Planificarea execuției
Planificarea modului în care vom executa proiectul este o abordare proactivă. Această abordare poate fi extinsă chiar și prin planificarea modului în care vom planifica execuția; acesta este conceptul de plan de management descris în ghidul PMBOK®, strategiile de management descrise în PRINCE2® și abordările din DSDM®.
Exemplu: Planificare continuă
Realitatea rareori se potrivește cu ceea ce am planificat, și asta este în regulă să fie așa - dar trebuie să ne adaptăm continuu planurile pentru a ne asigura că acestea rămân realiste și practice. Adaptarea planurilor ar trebui să o facem imediat ce este necesară și nu doar atunci când întâmpinăm probleme. Aceasta este o abordare proactivă.
Exemplu: Gestionarea riscurilor
Întregul concept de gestionare a riscurilor se bazează pe pro-activitate: atunci când ne confruntăm cu evenimente incerte, în loc să așteptăm să vedem ce se întâmplă și apoi să reacționăm la acestea, ne gândim la posibilități și impact, luăm în considerare planuri de răspuns la riscuri și probabilitatea apariției riscurilor, facem ceva înainte ca riscurile să se întâmple.
Rețineți că tot ceea ce facem în cadrul proiectelor este un lucru serios; sunt proiecte în care este pusă la încercare viața oamenilor.
Exemplu: Definiți roluri și responsabilități
Puteți lăsa membrii echipei de proiect să lucreze fără a le atribui roluri și responsabilități clare dar, mai devreme sau mai târziu, tot se va contura o oarecare formă de roluri și responsabilități; acest mod de a lucra este prea costisitor și la urma urmei, este posibil să nu funcționeze bine. Abordarea proactivă presupune să definești rolurile și responsabilitățile din timp și să le adaptezi după cum este necesar. Acest lucru ușurează munca tuturor iar echipa se poate concentra pe obținerea rezultatelor, în loc să decidă cine ce are de făcut.
Numărul și varietatea rolurilor depind de tipul și dimensiunea proiectului; putem defini rolurile simplu, așa cum sunt prezentate în Scrum, mai detaliat, așa cum sunt prezentate în P3.express sau și mai cuprinzător, așa cum sunt prezentate în DSDM® și PRINCE2®. Cu toate acestea, nu uitați că descrierile de roluri din cadrul acestor metode se referă doar la activitățile de management și că trebuie întotdeauna să adăugați descrieri de roluri și pentru aspectele tehnice.
Exemplu: Opțiuni disponibile
Ar trebui să închideți proiectul mai devreme sau să-l continuați?
Rareori există doar două opțiuni, chiar dacă întrebarea sugerează acest lucru. Trebuie să aveți o abordare proactivă și să luați în considerare toate alegerile înainte de a lua o decizie. Poate puteți redefini scopul proiectul; poate puteți întrerupe activitățile proiectului până când opțiunile devin mai clare; sau poate puteți schimba întreaga abordare a proiectului (de exemplu, să apelați la externalizare) etc.
Exemplu: Gândirea critică
Cu toții avem multe prejudecăți care, pe de o parte, ne ajută să supraviețuim iar pe de altă parte, ne determină să luăm decizii proaste. Când vine vorba de luarea unor decizii importante cu privire la proiect, cel mai bine este să ne oprim pentru o vreme și să luăm în considerare toate prejudecățile care pot avea impact asupra deciziei noastre, înainte ca acestea să cauzeze probleme.
Ca referință, puteți consulta lista prejudecăților cognitive descrise în Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
Există chiar cadre decizionale pe care le puteți utiliza pentru a lua decizii mai bune. La început, poate fi distractiv și chiar enervant să le folosești, dar vă veți obișnuiți cu acestea și veți vedea avantajele fără a conștientiza efortul.
Exemplu: Transparență
Nu ne place să avem întârzieri în derularea proiectului sau să întâmpinăm orice alte probleme, dar acest lucru nu înseamnă că trebuie să le ascundem. Fiți transparenți și informați-vă partenerii, deoarece unii dintre ei ar putea să vă ajute și, în plus, mai devreme sau mai târziu, vor afla despre aceste probleme și consecințele lor, iar unele probleme ar putea necesita demararea rapidă de acțiuni chiar din partea lor (de exemplu, acceptarea consecințelor negative).
Exemplu: Comunicați eficient
Pot exista multe cazuri în care trimiteți rapoarte părților interesate și acestea nu vă oferă niciun răspuns. S-ar putea să credeți că totul este în regulă doar pentru că nu există o reacție negativă, dar este foarte posibil să nu fie așa. Trebuie să fiți proactivi și să verificați dacă raportul le-a fost de folos și dacă a servit scopului lor – folosiți-vă de răspunsul lor pentru a vă adapta metoda de comunicare; în caz contrar, această problemă ascunsă poate cauza probleme grave mai târziu, când este prea dificil de remediat.
Exemplu: Asumați-vă responsabilitatea
Este ușor să dai vina pe alții pentru rezultatele slabe obținute. De exemplu, s-ar putea să doriți ca organizația dvs. să vă ofere autoritate deplină pentru a schimba întru totul proiectul ca sa-l realizați perfect, dar acest lucru nu se întâmplă, și ca urmare, proiectul eșuează. Aceasta nu reprezintă o abordare proactivă.
O abordare proactivă este atunci când vă asumați responsabilitatea și faceți tot ce vă stă în putință pentru succesul proiectului, ținând cont de constrângerile stabilite. Nu vă puteți aștepta ca organizația să aibă încredere deplină în voi și să vă ofere totul în speranța că veți obține rezultate bune, mai ales când au văzut atât de multe proiecte eșuate. Trebuie să faceți astfel încât să aduceți o mică îmbunătățire în cadrul proiectului ținând cont de constrângerilor stabilite, să folosiți acest lucru pentru a câștiga puțină încredere, câteva resurse în plus și puțin mai multă toleranță pentru constrângeri, apoi folosiți toate cele câștigate pentru o aduce o îmbunătățire de substanță și continuați așa până când vă atingeți obiectivul.