Fiți întotdeauna proactiv

Există o tendință naturală în noi de a fi confortabili. Ne poate ajuta să ne păstrăm energia care se ocupă de chestiuni fără însemnătate sau ne poate oferi rezultate mai bune atunci când avem de-a face cu ceva în care suntem complet incompetenți. Aceste situații sunt diferite de proiectele noastre și aici putem obține rezultate mai bune prin a fi activi.

Exemplu: Planificarea

Dacă doriți să conduceți către o locație nouă și întârziați, puteți începe să conduceți imediat pentru a „economisi timp” și a face față posibilelor probleme atunci când apar. Abordarea activă este de a folosi ceva timp la început pentru a seta sistemul de navigație să vă ofere cea mai rapidă rută pe baza traficului și a posibilelor accidente și blocaje și apoi a conduce; asta înseamnă să petreceți timp înainte de executare, pentru a evita problemele ulterior și astfel pentru a economisi timp în cele din urmă.

Spre deosebire de ceea ce unii oameni cred despre proiectele Agile, planificarea este întotdeauna necesară și se referă doar la tipul și nivelul detaliilor din planuri. Planificarea înainte de executare este o abordare activă.

Amintiți-vă citatul: dați-mi șase ore pentru a tăia un copac și voi petrece primele patru ascuțind toporul.

Dacă este un proiect predictiv, puteți petrece patru ore ascuțind toporul, pentru că sunteți sigur că veți tăia un copac. Într-un proiect Agile, nu sunteți sigur dacă aveți de gând să tăiați un copac, să strângeți crengile rupte, să recoltați gazon, să exploatați cărbune sau altceva. Cu toate acestea, trebuie totuși să aveți o pregătire generală pentru toate acestea (să știți unde este cel mai apropiat magazin de unelte) și să aveți o pregătire specifică (ascuțirea) atunci când vă veți concentra pe o anumită soluție; aceasta este planificarea.

Exemplu: Planificarea planificării

Planificarea modului în care vom executa proiectul este o abordare activă. Această abordare poate fi extinsă chiar și prin planificarea modului în care vom planifica execuția; acesta este conceptul de plan de management al ghidului PMBOK^®, strategiile de management ale PRINCE2^® și abordările în DSDM^®.

Exemplu: Planificare continuă

Realitatea rareori se potrivește cu ceea ce am planificat, și asta este în regulă - dar trebuie să ne adaptăm continuu planurile pentru a ne asigura că acestea rămân realiste și practice. Adaptarea ar trebui să o facem de îndată ce este necesară și nu atunci când avem probleme. Aceasta este o abordare activă.

Exemplu: Gestionarea riscurilor

Întregul concept de gestionare a riscurilor se bazează pe pro-activitate: atunci când ne confruntăm cu evenimente incerte, în loc să așteptăm să vedem ce se întâmplă și apoi să reacționăm la acestea, ne gândim la posibilități și impacturi, luăm în considerare răspunsurile și probabil, facem ceva înainte de a se întâmpla.

Rețineți că ceea ce facem în proiecte este serios; uneori este vorba despre viața oamenilor.

Exemplu: Definiți roluri și responsabilități

Puteți lăsa membrii echipei de proiect să lucreze fără roluri și responsabilități clare și mai devreme sau mai târziu, se va contura o formă de roluri și responsabilități, dar este prea costisitoare și la urma urmei, este posibil să nu funcționeze bine. Abordarea activă este de a le defini devreme și de a le adapta după cum este necesar. Acest lucru face munca mai ușoară pentru toată lumea și se poate concentra pe producerea a ceva, în loc să decidă cine face ce.

Numărul și varietatea rolurilor depind de tipul și dimensiunea proiectului; poate fi o definiție simplă precum cea din Scrum, ceva moderat precum cea din P3.express sau ceva cuprinzător precum cele din DSDM^® și PRINCE2^®. Cu toate acestea, nu uitați că descrierile de roluri din aceste metode se referă doar la activități de management și că trebuie întotdeauna să adăugați descrieri de roluri și pentru aspectele tehnice.

Exemplu: Opțiuni disponibile

Ar trebui să închideți proiectul prematur sau să continuați cu acesta?

Rareori există doar două opțiuni, chiar dacă întrebarea implică acest lucru. Trebuie să aveți o abordare activă și să luați în considerare toate alegerile înainte de a lua o decizie. Poate poți redefini scopul proiectul; poate îl puteți întrerupe până când altceva devine clar; sau poate puteți schimba abordarea proiectului (de exemplu, externalizarea) etc.

Exemplu: Gândirea critică

Cu toții avem multe prejudecăți care ne ajută să supraviețuim pe de o parte iar pe de altă parte, ne păcălesc să luăm decizii proaste. Când vine vorba de luarea unor decizii importante cu privire la proiect, cel mai bine este să ne oprim pentru o vreme și să luăm în considerare toate prejudecățile care pot avea impact asupra deciziei noastre înainte ca acestea să cauzeze probleme.

Ca referință, puteți utiliza lista prejudecăților cognitive furnizate în Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases

Există chiar cadre decizionale pe care le puteți utiliza pentru a lua decizii mai bune. La început, poate fi distractiv și chiar enervant să le folosești, dar în curând vă obișnuiți cu ele și câștigați avantaj fără prea mult efort conștient.

Exemplu: Transparență

Nu ne place să întârziem în proiect sau să avem orice alt tip de problemă, dar nu înseamnă că ar trebui să o ascundem. Ar trebui să fiți transparent și să informați partenerii, deoarece unii dintre ei ar putea să vă ajute și, în plus, vor ști despre problemele și consecințele lor mai devreme sau mai târziu, iar unele probleme ar putea necesita acțiuni timpurii din partea lor (de exemplu, să acceptați consecința negativă).

Exemplu: Comunicați eficient

Pot exista multe cazuri în care trimiteți rapoarte părților interesate și acestea nu vă oferă nici o opinie. S-ar putea să credeți că totul este în regulă doar pentru că nu există o opinie negativa, deși este posibil să nu fie așa. Trebuie să fiți activi și să verificați dacă au folosit cu adevărat raportul și dacă acesta a servit scopului - folosiți opinia pentru a vă adapta metoda de comunicare; în caz contrar, această problemă ascunsă poate cauza probleme grave mai târziu, când este prea dificil de remediat.

Exemplu: Asumați-vă responsabilitatea

Este ușor să dai vina pe alții pentru rezultate slabe. De exemplu, s-ar putea să doriți ca organizația dvs. să vă ofere autoritatea deplină pentru a schimba totul în proiect ca sa-l faceți perfect, dar nu o fac, și ca urmare, proiectul eșuează. Aceasta nu este o abordare activă.

Abordarea activă este de a vă asuma responsabilitatea și de a face tot ce puteți în cadrul constrângerilor. Nu vă puteți aștepta ca organizația să aibă încredere deplină în voi și să vă ofere totul în speranța de a obține rezultate bune, mai ales când au văzut atât de multe proiecte eșuate. Ceea ce trebuie să faceți este să faceți o mică îmbunătățire în cadrul constrângerilor stabilite, să folosiți asta pentru a câștiga puțină încredere, câteva resurse și puțin mai multă toleranță pentru constrângeri, apoi folosiți asta pentru o mai mare îmbunătățire și continuați așa până când atingeți obiectivul.