Nu inițiați nici o activitate fără un scop bine definit

Nu ar trebui să faceți nimic decât dacă are stabilit un scop bine definit. Imaginați-vă două lumi paralele în care totul este la fel, cu excepția lucrului pe care vreți să-l faceți: cât de diferite ar fi acele lumi? Merită efortul să faci diferența cu acel lucru?

Dacă nu aveți în vedere un scop clar și faceți ceva doar pentru că toți ceilalți fac, sau toată lumea spune că este important să o faceți, atunci este posibil să nu existe un beneficiu real în cazul dvs. și, prin urmare:

• este posibil să nu obțineți nimic; sau
• s-ar putea să existe în continuare beneficii potențiale pentru dvs., dar, pentru că nu aveți în minte scopul, modul dvs. de a face acel lucru nu poate ajuta la atingerea beneficiilor.

Exemplu: Portofolii și programe

Dacă sunteți implicat în prioritizarea și inițierea proiectelor, ar trebui să vă asigurați că vă concentrați asupra beneficiilor pe care le aduc proiectele și problemelor care pot fi rezolvate, și nu asupra produsului care va realiza efectiv aceste lucruri. Exemplul clasic este cel al producătorului de ascensoare care obișnuia să primească reclamații cu privire la viteza ascensoarelor și, prin urmare, a derulat mai multe proiecte de creștere a vitezei ascensoarelor, fără să aibă succes deplin. A continuat să facă acest lucru până când a decis să se concentreze asupra problemei (plictiseala sau disconfortul oamenilor) în loc să se concentreze pe soluția adecvată (ascensoare mai rapide). Rezultatul a fost că au adăugat oglinzi la ascensoare și au rezolvat astfel problema simplu și ieftin.

Amintiți-vă că managementul de proiect este în principal despre a face lucrurile cum trebuie, în timp ce gestionarea portofoliului de proiecte este despre a face lucrurile care trebuie. Nu contează cât de bine vă implementați proiectele; nu va funcționa bine dacă implementați proiectele greșite. Totul este să aveți un scop.

Exemplu: Proiectul în ansamblu

Flexibilitatea produsului variază de la proiect la proiect. În unele proiecte de dezvoltare IT, produsul este complet flexibil, iar forma sa finală depinde de feedback-ul primit în timpul proiectului, și care necesită o abordare adaptivă (Agile). Practic, aceasta reprezintă o combinație între portofoliu, program și proiect și necesită acordarea unei atenții maxime obiectivului final. Este o idee bună să documentați scopul proiectului și să îl faceți ușor accesibil; este unul dintre obiectivele ″viziunii produsului″, așa cum este utilizat conceptul în unele proiecte de tip Scrum. În proiectele Agile, se pune accent pe valoarea comercială (de business), tocmai pentru a se asigura alinierea cu scopul proiectului.

În alte tipuri de proiecte, în care produsul este relativ clar definit și există alte mecanisme pentru a se asigura că produsul identificat îndeplinește scopul proiectului, este posibil ca membrii echipei de proiect să își mute atenția de la scopul proiectului la produs (referire la principiul ″Concentrarea pe produse″ din metodologia PRINCE2^®), însă este necesară o minimă atenție pentru a se asigura că produsul care se construiește urmărește scopul proiectului, lucru care se poate face prin compararea beneficiilor prognozate cu beneficiile așteptate (de aici și principiul ″Justificarea continuă a afacerii″ și tema ″Cazului de afaceri″ din metodologia PRINCE2^®).

Atunci când un proiect este executat pentru un client extern, clientul va avea propriul său scop pentru proiect, iar organizația din care faceți parte va avea și ea un scop diferit. Pentru a asigura succesul proiectului ar trebui să înțelegeți care este scopul fiecărei părți și să tratați laolaltă toate aspectele.

Exemplu: Monitorizarea proiectului

Concentrarea efortului asupra scopului final este un lucru necesar, dar poate fi considerat prea larg pentru derularea activităților curente din cadrul proiectului. De aceea, în practică, este necesar să se procedeze la o ierarhizare a livrabilelor proiectului. În primul rând, descrieți justificarea și beneficiile proiectului având în minte scopul final și apoi detaliați obiectivele explicite și implicite pentru variabilele proiectului (de exemplu, pe componentele de timp, cost și calitate) urmărind justificarea proiectului, care la rândul său urmărește scopul final al proiectului. Așa arată scopurile la nivel inferior, și ne sunt utile pentru derularea celor mai multe dintre sarcinile noastre zilnice.

Când vorbim de monitorizare, monitorizarea la nivel inferior a proiectului se va face folosind cel mai scăzut nivel al variabilelor, deoarece este posibil ca, la acest nivel, să nu fie posibilă urmărirea scopului final al proiectului. Dar, și în acest caz, ar trebui să aveți în minte scopul proiectului: care este scopul monitorizării?

O întrebare normală și acceptabilă pe care ar trebui să o adresăm este dacă ne aflăm pe drumul cel bun și, dacă nu, să avem o notificare care să ne readucă pe calea corectă sau să ajustăm obiectivele și să vedem dacă putem îndeplini în continuare scopul final. Prin urmare, măsurătorile noastre ar trebui să poată ajuta la îndeplinirea acestui scop de nivel inferior, iar măsurătorile adecvate sunt considerate prognoze pentru variabilele la finalizare; de exemplu: când vom putea finaliza proiectul? De câți bani am avea nevoie pentru a finaliza proiectul?

Toate celelalte măsurători, precum valorile planificate și cele realizate până în prezent, sunt doar valori intermediare de care aveți nevoie pentru a calcula prognozele, nu valorile finale pe care le utilizați în scopuri manageriale.

Exemplu: Documente

Indiferent de abordarea pe care o folosiți în proiect, planificarea este o etapă necesară întotdeauna. Întrebarea importantă care se pune se referă la nivelul de detaliere al fiecărui tip de plan. Dacă un plan nu este suficient de detaliat atunci acel plan nu va fi eficient, iar executarea proiectului se va baza mai degrabă pe decizii ad-hoc decât pe decizii integrate, holistice. Pe de altă parte, mulți oameni încearcă să fie precauți și să adauge prea multe detalii planului lor, ceea ce va face prea dificilă pregătirea planului și actualizarea sa și prea rigid în fața incertitudinilor proiectului. Drept urmare, planul devine nerealist și inutil.

Cel mai bun mod de a decide cât de detaliat să fie planul este să vă stabiliți câte un scop pentru fiecare element din plan. De exemplu, dacă luați în considerare adăugarea de resurse la plan, ar trebui să vă gândiți la: Cum le veți folosi? Cum vor ajuta proiectul? De cât de mult efort va fi nevoie? Merită?

Uneori va fi necesar să decideți dacă doriți să aveți un anumit element inclus în planurile dvs. sau să decideți asupra modului în care doriți să planificați sau să pregătiți ceva anume. Indiferent dacă este vorba despre un caz de afaceri, despre un proiect sau un raport: ar trebui să vă întrebați tot timpul de ce pregătiți acel document și cum poate acel document să ajute proiectul.

Căutarea unui ″șablon″ reprezintă opusul la a face ceva ce are la bază scopul.

Exemplu: Raportarea statusului

În multe proiecte, se obișnuiește să se întocmească rapoarte de status lungi. Pe baza acestui NUP, ar trebui să ne întrebăm care este scopul raportului de status și cum poate contribui la atingerea scopului proiectului, indiferent de ceea ce ar face majoritatea oamenilor.

Acest lucru poate conduce, în multe cazuri, la pregătirea unor rapoarte foarte simple de o pagină, pe care părțile interesate chiar le citesc și le înțeleg cu adevărat, în locul acelor rapoarte lungi. Acest lucru presupune să acordăm atenție scopului.

Totuși, dacă pregătiți rapoarte de o singură pagină, este posibil ca unele persoane să fie nemulțumite să creadă că nu aveți un sistem de monitorizare ″adecvat″. În practică, acest lucru vă creează un al doilea scop (pe lângă primul scop, care ajută părțile interesate să înțeleagă stadiul proiectului) și, pentru a satisface acest lucru, puteți crea pur și simplu un al doilea tip de raport care este mai lung. Cu toate acestea, nu veți amesteca acest raport cu primul raport, deoarece cele două rapoarte au scopuri diferite.

Exemplu: Cazul de business și carta proiectului

Pregătirea documentelor, cum ar fi cazul de business și carta proiectului, este de obicei o activitate necesară, considerată plictisitoare și birocratică, pentru majoritatea oamenilor, în timp ce toate aceste documente au scopuri importante care se aplică în majoritatea proiectelor. Dacă încercați să găsiți un ″șablon″ și să îl completați, efortul dvs. este irosit; mai degrabă vedeți care este scopul real al acestor documente, vedeți dacă și cum pot fi utile în proiectul dvs. și apoi pregătiți documentele în orice mod doriți, ținând cont de aceste aspecte; acestea vor fi cu siguranță documentele cele mai potrivite.

În timp ce vă gândiți la modul în care puteți pregăti documentele pentru a urmări scopurile lor reale, este posibil să pierdeți din vedere unele scenarii. Pentru a evita acest lucru, puteți verifica ce vă sugerează unele resurse, precum PRINCE2^®, ghidul PMBOK^®, P3.express și DSDM^®, iar apoi puteți evalua aceste sugestii în funcție de scopurile avute în vedere.

Exemplu: Post-proiect

Deși proiectul are un scop specific și îl putem lua în considerare pe tot parcursul proiectului, realizarea scopului este evaluată în principal pe baza previziunilor făcute în timpul proiectului. Cu toate acestea, nu ar trebui să uităm de acest lucru la finalizarea proiectului. Este important să verificați realizarea obiectivelor după finalizarea proiectului, deoarece:

• putem vedea cum sunt atinse obiectivele finale și putem învăța din acestea pentru proiecte viitoare
• uneori obiectivele sunt atinse numai atunci când îndeplinim unele sarcini suplimentare după finalizarea proiectului și înțelegem necesitatea acelor sarcini suplimentare care necesită monitorizare.

Monitorizarea post-proiect este un pas necesar pentru urmărirea scopului. Este în principal responsabilitatea sistemelor de gestionare a programelor și a portofoliilor și, deoarece majoritatea companiilor nu au astfel de structuri de management, acest pas este de obicei neglijat. De aceea, metode precum P3.express și DSDM^® adaugă acest pas metodologiilor lor de gestionare a proiectelor.

Exemplu: Simplitatea

Lumea este complexă și haotică, dar modelele noastre sunt aproximări abstracte care reflectă părți ale lumii și, prin urmare, pot fi simplificate. Pe de altă parte, sistemele simple funcționează de obicei mai bine, deoarece ne putem concentra asupra ideii principale.

Mulți dintre noi încercăm să obținem rezultate mai bune adăugând complexitate propriilor noastre sisteme , sperând că acesta se va potrivi cu complexitatea sistemului, chiar dacă în practică această acțiune face ca lucrul cu sistemul să fie mai dificil și de obicei ne împiedică să ne îndeplinim scopul.

Exemplu: Personalizare

Un software (program PC) pentru redare de muzică are o construcție foarte diferită față de un software utilizat pentru echipamentele dintr-un spital sau pentru un avion în care viața oamenilor poate depinde de aceste programe, sau de un software care va fi utilizat într-un satelit și trebuie să funcționeze mulți ani fără să se prăbușească iar toate aceste programe sunt total diferite de construirea unei case de vacanță , sau a unei stații de stingere a incendiilor sau a unei fabrici de procesare.

Când aveți în minte scopul, înțelegeți mai bine cum să adaptați sistemele și documentele pentru diferite proiecte.

▼ PDF