Conservați-vă și optimizați-vă energia și resursele
Resursele sunt limitate. Resursele alocate unui proiect sunt limitate, la fel ca și energia mentală pe care o aveți pentru a lua decizii bune. Ar trebui să vă păstrați și să optimizați această resursă în folosul dvs. și al proiectului și să ajutați ceilalți membri ai echipei să facă același lucru.
Exemplu: Regula 80/20
O mare parte din beneficiile așteptate în managementul proiectului pot fi obținute depunând o cantitate mică de efort. În majoritatea cazurilor, să atingeți 100% din beneficiile așteptate este foarte costisitor și nejustificabil. Trebuie să luați în considerare această regulă în tot ceea ce faceți și să îi încurajați și pe ceilalți să facă la fel.
Exemplu: Oboseala decizională
Folosim o singură sursă de energie mentală pentru a lua toate tipurile de decizii și de asemenea, pentru a ne exprima hotărârile luate. Dacă folosiți o mare parte din această sursă pentru a lua decizii inutile sau neimportante, veți avea mai puțină energie pentru deciziile importante, ceea ce poate conduce la obținerea unor rezultate slabe. Acesta este unul dintre motivele pentru care ar trebui să evitați micro-managementul (Principiul ″Gestionați prin excepție″ din metodologia PRINCE2®).
Conflictele care țin de idei pot fi de ajutor, dar cele care țin de oameni sunt de obicei dăunătoare proiectului, iar una dintre consecințe este că epuizează energia mentală a membrilor echipei. Dacă observați un astfel de conflict, ar trebui să faceți tot posibilul pentru a găsi cauza care l-a provocat și a o rezolva.
Exemplu: Ai grijă de tine!
Deciziile pe care le luați și exprimarea acestor hotărâri vă consumă sursa de energia mentală. Pe de altă parte, această sursă se încarcă cu energie atunci când dormiți și mâncați corect. Deci, ar trebui să aveți mare grijă de dvs.; asigurați-vă că aveți suficient somn, odihnă și mâncați corect. Dacă aveți obiceiuri dăunătoare sau probleme cu somnul, nu trebuie să vă descurajați; există mulți specialiști care vă pot ajuta să remediați aceste probleme. Deși studiile nu sunt încă concludente, activitatea fizică vă poate ajuta, de asemenea, în reîncărcarea sursei de energie.
Încercați să încurajați membrii echipei să facă la fel ca dvs. În primul rând, asigurați-vă că lucrează într-un ritm durabil și fără prea multe ore suplimentare. Apoi - dacă aveți posibilitatea - încercați să le puneți la dispoziție mâncare sănătoasă și bogată in proteine, gustări și lichide în timpul orelor de lucru.
Exemplu: Echilibrul dintre viața profesională și cea privată
Mulți dintre noi adoră ceea ce fac în viața profesională, dar asta nu presupune că locul de muncă reprezintă totul în viață. În același mod în care vă organizați viața profesională, ar trebui să vă planificați și să vă organizați viața dvs. personală, în așa fel încât să vă simțiți împliniți și fericiți. Cu cât sunteți mai fericit, cu atât aveți mai mult succes la locul de muncă. Dacă puteți, încercați să încurajați membrii echipei dvs. să facă același lucru.
Exemplu: Motivația
Motivația este un concept complex. Există câteva resurse interesante și utile pe această temă, precum și multe altele fără suport științific. Cu toate acestea, ar trebui să descoperiți aceste resurse și să le utilizați continuu, deoarece pot crește energia mentală a echipei și posibilitatea de a obține rezultate mai bune pentru proiect.
Cel mai ușor mod de a motiva oamenii este să le fii recunoscător pentru munca depusă, să zâmbești din inimă sau le spui un simplu ″mulțumesc″. Totuși, aveți grijă, deoarece multe dintre formele comune de motivație, cum ar fi recompensele în bani, pot avea chiar un efect negativ.
Exemplu: Colaborarea și munca în echipă
Oamenii care lucrează bine împreună au puterea de a obține rezultate mai bune, dar rețineți că cel mai important lucru este că oamenii sunt ființe sociale și se bucură să facă parte dintr-un grup. Dacă puteți elimina aspectele negative ale muncii în echipă și puteți crea un mediu plăcut, membrii de echipă ai proiectului vor fi mai fericiți.
Totuși, cu toții suntem diferiți, iar unii membri ai echipei au nevoie de relaxare, concentrare sau sunt mai solitari decât alții; de obicei este necesar a apela la un act de echilibru.
Exemplu: Cultura echipei
Există tendința ca diferite părți interesate să creeze sau să ia în considerare părerile unor subgrupuri și să provoace tensiune cu alte grupuri; de exemplu, acei membri care se concentrează pe profitul pe care îl poate genera proiectul vs. echipa care construiește efectiv produsul. Această tensiune consumă multă energie, și este unul dintre motivele pentru care ar trebui să încercăm să construim o cultură de echipă, în care toți membrii lucrează împreună și urmăresc același scop.
Exemplu: Înțelepciunea mulțimilor
Atunci când un număr mare de oameni diferiți se reunesc și lucrează într-un mediu organizat, există un mare potențial de a obține rezultate, opinii și soluții foarte bune, care ar putea fi chiar mai bune decât cele provenite de la experți unici.
Dacă aveți această opțiune, o puteți folosi periodic pentru a cere membrilor echipei să vă ajute să rezolvați problemele dificile din proiect. Pe lângă posibilitatea de a obține rezultate bune, le permite, de asemenea, membrilor echipei să știe că opiniile lor sunt apreciate și că joacă un rol important în proiect, ceea ce va crește nivelul lor de energie. Activitatea E02 din P3.express este un exemplu de utilizare a înțelepciunii mulțimilor în proiecte.
Exemplu: Facilitator responsabil de proiect
Dacă sunteți manager de proiect, majoritatea lucrurilor pe care le faceți au o natură de facilitare (sau cel puțin așa ar trebui să aibă). Pe de altă parte, puteți vedea că membrii echipei au avut experiențe diferite cu managerii de proiecte din trecut și că aceste experiențe au impact asupra relației lor cu dvs.: o parte din energia lor este utilizată pentru a vă analiza comportamentul pentru eventuale reacții viitoare în loc să aibă încredere în dvs. În acest caz, vă puteți schimba titlul de manager de proiect în Facilitator responsabil de proiect. La urma urmei, asta faceți cu adevărat în proiect.