Tekrarlanabilir öğeler kullanın
Projeye özel bir yaklaşım çok fazla enerji ve kaynak gerektirir ve her zaman gerekli unsurların bazılarını kaçırma riskini taşır. Yapılması gerekeni basitleştirmenin en iyi yolu, tekrarlanabilir öğeler kullanmak ve tercihen bunları tekrarlanabilir döngülerde ele almaktır.
Örnek: Kalite kontrol listeleri
Bir kontrol listesi, birçok insanın kişisel ve profesyonel yaşamlarında kullandığı potansiyel olarak tekrarlanabilir bir öğenin basit bir örneğidir. Örneğin: Bir teslimatın kalite kriterlerini ele alın:
- İlk olarak, bir planlama şekli olan tüm kriterlerin bir kontrol listesini oluşturabilirsiniz.
- NUP6’nın önerdiği şey, bunu genelleştirmeye çalışmaktır: projede benzer başka çıktılar var mı? Bu durumda, o çıktı kategorisi için genel bir kalite kontrol listesi hazırlayın ve bunu hepsi için kullanın. Bazı varyasyonlar varsa, genel listeyi saklayın ve bireysel teslimatlar için birkaç ekstra öğe ekleyin. Artık tekrarlanabilir kontrol listelerine sahipsiniz.
- Çeşitli teslimat türleri için genel kontrol listeleri hazırladıktan sonra, bunlar arasında tekrar eden ve onlar için sanal bir ana kategori öneren öğeler bulabilirsiniz. Bu durumda, tüm bu genel kontrol listeleri için maddeleri tekrarlamak yerine, onları çıkarabilir ve bir ana kontrol listesine koyabilirsiniz. Sonunda, muhtemelen tüm proje için tek bir genel kontrol listeniz olacak. Scrum’ın “bitti tanımı”, kalite için proje düzeyinde kontrol listelerinin kullanılmasına bir örnektir (diğer şeylerin yanı sıra mümkündür). Bunu yaptığınızda, her teslimat bir kategori hiyerarşisine ait olacaktır ve zincirlerindeki tüm kategorilerin kontrol listelerinde görünen öğeleri karşılamalıdır.
Bunu yaparak, ana kontrol listesindeki bir öğe, altındaki tüm çıktılar için tekrarlanabilir hale gelecek ve bu da planlama ve uygulamada zaman ve enerji tasarrufu sağlayacaktır.
Daha da önemlisi, bunu bir kez bir proje için yaptığınızda, bunu gelecekteki tüm benzer projeler için uyarlayabilir ve kullanabilirsiniz; bu, birden fazla proje için tekrarlanabilir bir planlama şeklidir.
Örnek: Süreçler ve iş akışları
Bazı çıktılar veya bunlarla bağlantılı hedefler, standart hale getirilebilecek ve tekrarlanabilir hale gelebilecek belirli adımlara ihtiyaç duyar. Örneğin, çıktıların bireysel olarak tasarlanması ve onaylanması gerekiyorsa, tüm adımları, ilgili kişileri ve yaklaşık süreleri netleştiren basit bir iş akışı hazırlayabilir, böylece birçok zorluktan kaçınabilirsiniz. Bununla birlikte, olumsuz bir sonucu olacağından, iş akışlarını ve süreçleri çok karmaşık veya dokümantasyonda çok yoğun hale getirmemeye dikkat etmelisiniz. Projeye dahil olan tüm kişiler, iş akışlarını ve süreçleri, gerçek işlerini engelleyen bürokratik belgeler olarak değil, işlerini destekleyen ve onlar için her şeyi kolaylaştıran bir şey olarak görmelidir.
Çevik projeler, her özellik için belirli geliştirme faaliyetlerinin tekrarlandığı yinelemeli geliştirme yaklaşımlarında tekrarlanabilir unsurlara sahiptir; Örneğin. XP’deki genel günlük rutin (eXtreme Programlama): eşleştirin, bir öğe seçin, beyaz tahtada tasarlayın, test komut dosyalarını ve kodu oluşturun, kodu entegre edin, vb.
Teknik faaliyetler için kullanılabilecek tekrarlanabilir iş akışlarının yanı sıra proje yönetimi faaliyetleri için de tekrarlanabilir unsurlara sahip olabilirsiniz. PMBOK® Guide, PRINCE2® ve DSDM®’deki süreçler, P3.express’teki aktiviteler ve Scrum’daki olaylar bu kavramın örnekleridir.
Örnek: Döngüler
Projeyi yönetmek için tekrarlanabilir öğelere sahip olmak faydalıdır. Bu, onları tekrarlanabilir döngülere koyarak daha da kolay hale getirilebilir. Bu döngüler, projenin yönetimine ve liderliğine dahil olan kişilerin günlük faaliyetlerini önemli ölçüde basitleştirir. Birden fazla aşamaya sahip bir projede kullanıldığında PMBOK® Kılavuzundaki süreç gruplarının döngüleri, PRINCE2®’de aşamalar, P3.express’te günlük, haftalık ve aylık döngüler, DSDM®’de yinelemeler ve zaman kutuları ve Scrum’da Sprint’lerin tümü bu kavrama örnektir.
Daha kısa döngüleri anlamak ve kullanmak, uzun döngülere göre daha kolaydır; örneğin, PMBOK® Kılavuzuna göre aşamaların aksine Scrum’da Sprintler. Ancak, çok kısa döngüler belirli proje türlerini desteklemek için yeterli olmayabilir ve çözüm; DSDM®’nin daha uzun yineleme döngüleriyle birlikte kısa zaman kutusu döngülerini kullanması veya P3.express günlük, haftalık ve aylık döngüler gibi birden çok döngünün kullanılması olabilir.
Örnek: Yöntemler
Bir projeyi yürütmek için bir metodoloji veya çerçeve kullanmak, tekrarlanabilir öğelerin başka bir kullanımıdır. Bu, PRINCE2®, P3.express, DSDM® veya Scrum gibi mevcut bir sistem veya sizin özelleştirdiğiniz veya kendiniz kurduğunuz bir sistem olabilir. Ancak, sıfırdan inşa etmektense, normalde mevcut yöntemlerden biriyle başlamak ve onu ihtiyaçlarınıza uyarlamak daha iyi bir fikirdir.
Herhangi bir tekrarlanabilir öğe soyuttur ve onu gerçek dünyaya uyarlamak için özelleştirmeye ihtiyaç duyar. Yine de bir soyutlama yelpazesine ve özelleştirmeye ihtiyaç var: Spektrumun bir ucunda en az soyutlama ve uyarlama ihtiyacı olan küçük, nispeten somut kalite kontrol listeleri bulunurken, metodolojiler diğer uçta en yüksek uyarlama ihtiyacına sahiptir. Her zaman uyarlama ihtiyacına dikkat etmelisiniz, aksi takdirde, tekrarlanabilir öğe ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılamayacaktır
Çeviren: Ünsal Atasoy