Her zaman proaktif olmak

İçimizde reaktif olma yönünde doğal bir eğilim vardır. Bu eğilim, önemsiz konularla uğraşırken enerjimizi korumamıza yardımcı olabilir veya tamamen yetersiz olduğumuz bir şeyle uğraşırken bize daha iyi sonuçlar verebilir. Bu durumlar projelerimizden farklıdır ve burada proaktif olarak daha iyi sonuçlar alabiliriz.

Örnek: Planlama

Yeni bir yere gitmek istiyorsanız ve geç kaldıysanız, “zamandan tasarruf etmek” için hemen araba kullanmaya başlayabilir ve ortaya çıkan olası sorunlarla başa çıkabilirsiniz. Proaktif yaklaşım, başlangıçta biraz zaman ayırarak navigasyon sisteminizi, trafiğe, olası kazalara ve tıkanmalara göre size en hızlı rotayı verecek şekilde ayarlamak ve ardından sürmektir; Bu, daha sonraki sorunlardan kaçınmak ve böylece sonunda zamandan tasarruf etmek için direkt uygulamadan önce zaman harcamaktır.

Bazı insanların çevik projeler hakkında düşündüklerinin aksine, planlama her zaman gereklidir. Yalnızca planlardaki ayrıntıların türü ve düzeyi farklıdır. Uygulamadan önce planlama, proaktif bir yaklaşımdır.

Lincon’dan şu alıntıyı hatırlayın: “bir ağacı kesmem için bana altı saat verin, ilk dördünü baltayı keskinleştirmek için harcarım.”

Tahmine dayalı bir proje ise, 4 saatinizi baltanızı keskinleştirmek için harcayabilirsiniz, çünkü bir ağacı keseceğinizden eminsiniz. Çevik bir projede, bir ağacı kesip kesmeyeceğinizden, kırık dalları toplayacağınızdan, çim biçeceğinizden, kömür çıkaracağınızdan veya başka bir şeyden emin değilsiniz. Yine de tüm bunlar için genel bir hazırlığa (en yakın nalburun nerede olduğunu bilmeye) ve belirli bir çözüme odaklanacağınız zaman özel bir hazırlığa (keskinleştirmeye) ihtiyacınız var; bu planlamadır.

Örnek: Planlamanın planlanması

Projeyi yürütme şeklimizi planlamak proaktif bir yaklaşımdır. Bu proaktivite, yürütmeyi nasıl planlayacağımızı planlayarak bile genişletilebilir; bu, PMBOK^® Kılavuzunun yönetim planı kavramı, PRINCE2^®’nin yönetim stratejileri ve DSDM^®’deki yaklaşımlardır.

Örnek: Sürekli planlama

Gerçek, planladığımızla nadiren örtüşür ve bu doğaldır, ancak gerçekçi ve pratik kalmalarını sağlamak için planlarımızı sürekli olarak adapte etmeliyiz. Bunu, bir sorunla karşılaştığımızda değil, adaptasyona ihtiyaç duyulduğu anda yapmalıyız. Bu proaktif bir yaklaşımdır.

Örnek: Risk yönetimi

Tüm risk yönetimi kavramı proaktiviteye dayanır: Belirsiz olaylarla karşılaştığımızda, ne olacağını görmek için beklemek ve sonra onlara tepki vermek yerine, olasılıklar ve etkiler hakkında düşünür, yanıtları düşünür ve muhtemelen gerçekleşmeden önce bununla ilgili bir şeyler yaparız.

Projelerde yaptığımızın ciddi olduğunu unutmayın; bu bazen insanların hayatları ile ilgilidir.

Örnek: Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Proje ekibi üyelerini net roller ve sorumluluklar olmadan çalışmaya bırakabilirsiniz. Er ya da geç bir tür rol ve sorumluluk ortaya çıkacaktır, ancak bu yöntem çok maliyetlidir ve sonuçta pek işe yaramayabilir. Proaktif yaklaşım, rol ve sorumlulukları erken tanımlamak ve gerektiğinde uyarlamaktır. Böyle yapmak, herkes için çalışmayı kolaylaştırır ve kimin ne yapacağına karar vermek yerine üretmeye odaklanabilir.

Rollerin sayısı ve çeşitliliği projenin türüne ve büyüklüğüne bağlıdır; Scrum’daki gibi basit bir tanım, P3.express’deki gibi makul bir tanım veya DSDM^® ve PRINCE2^®’deki gibi kapsamlı bir tanım olabilir. Ancak, bu yöntemlerdeki rol tanımlarının yalnızca yönetim faaliyetleriyle ilgili olduğunu ve her zaman teknik yönler için de rol açıklamaları eklemeniz gerektiğini unutmayın.

Örnek: Mevcut seçenekler

Projeyi erken mi kapatmalısınız yoksa devam mı etmelisiniz?

Soru bunu ima etse bile, nadiren sadece iki seçenek vardır. Karar vermeden önce proaktif bir yaklaşıma sahip olmanız ve tüm seçimlerinizi gözden geçirmeniz gerekir. Belki projeyi yeniden gözden geçirebilirsiniz; belki başka bir şey netleşene kadar duraklatabilirsiniz; veya belki proje yaklaşımını değiştirebilirsiniz (örneğin, dış kaynak kullanımı), vb.

Örnek: Eleştirel düşünme

Hepimizin, bir yandan hayatta kalmamıza yardımcı olan, diğer yandan da kötü kararlar vermemizi sağlatan, birçok önyargısı var. Proje hakkında önemli kararlar vermek söz konusu olduğunda, bir süre ara vermek ve kararımızı etkileyebilecek tüm önyargıları sorunlara neden olmadan önce değerlendirmek en iyisidir.

Referans olarak Wikipedia’da verilen bilişsel önyargıların listesini kullanabilirsiniz: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases

Daha iyi kararlar almak için kullanabileceğiniz karar verme çerçeveleri bile var. İlk başta, onları kullanmak dikkat dağıtıcı ve hatta can sıkıcı olabilir, ancak kısa sürede bunlara alışır ve fazla bilinçli bir çaba harcamadan onlardan avantaj elde edersiniz.

Örnek: Şeffaflık

Projeye geç kalmayı veya başka bir problem yaşamayı sevmeyiz, ancak bu onu saklamamız gerektiği anlamına gelmez. Şeffaf olmalısınız ve paydaşların bilmesini sağlamalısınız, çünkü onlardan bazıları size yardımcı olabilir. Ve dahası, sorunları ve sonuçlarını er ya da geç öğrenecekler. Bunlardan bazıları kendi taraflarından erken eylemler gerektirebilir (örn: olumsuz sonucu kabul etmek).

Örnek: Etkili iletişim kurun

Paydaşlara rapor gönderdiğiniz ve size herhangi bir geri bildirim verilmeyen birçok durum olabilir. Öyle olmadığı halde, olumsuz geri bildirim olmadığı için her şeyin yolunda olduğuna inanabilirsiniz. Proaktif olmanız ve raporu gerçekten kullanıp kullanmadıklarını ve amaca hizmet edip etmediğini kontrol etmeniz ve bu girdiyi iletişim yönteminizi ayarlamak için kullanmanız gerekir; aksi takdirde, bu gizli sorun daha sonra düzeltilmesi çok zor olduğunda ciddi sorunlara neden olabilir.

Örnek: Sorumluluk alın

Kötü sonuçlar için başkalarını suçlamak kolaydır. Örneğin, kuruluşunuzun size projedeki her şeyi değiştirip mükemmel şekilde yapmanız için tam yetki vermesini isteyebilirsiniz, ancak vermezler ve sonuç olarak proje başarısız olur. Bu proaktif bir yaklaşım değildir.

Proaktif yaklaşım, sorumluluk almak ve kısıtlamalar dahilinde yapabileceğiniz her şeyi yapmaktır. Kuruluşun size tamamen güvenmesini ve iyi sonuçlar elde etme umuduyla her şeyi vermesini bekleyemezsiniz, özellikle de çok sayıda başarısız proje gördüklerinde. Yapmanız gereken şey, belirlenen kısıtlamalar dahilinde küçük bir iyileştirme yapmak, bunu biraz güven kazanmak, birkaç kaynak ve kısıtlamalarda biraz daha fazla esneklik sağlamak için kullanmak ve sonra bunu biraz daha büyük bir iyileştirme için kullanmak şeklinde optimum hedefe ulaşana kadar devam etmektir.

▼ PDF