Enerji ve kaynakları koruyun ve optimize edin

Kaynaklar sınırlıdır. İyi kararlar vermek zorunda olduğunuz zihinsel enerji gibi, proje için mevcut kaynaklar da sınırlıdır. Bu kaynağı kendiniz ve proje için korumalı ve optimize etmeli ve diğer ekip üyelerinin de aynısını yapmasına yardımcı olmalısınız.

Örnek: 80/20 kuralı

Proje yönetiminin olası faydalarının büyük bir kısmı, çabanın küçük bir kısmının harcanmasıyla elde edilebilir. Çoğu durumda, olası faydaların% 100’ünü hedeflemek çok pahalıdır ve gereksizdir. Yaptığınız her şeyde bu kuralı göz önünde bulundurmanız ve başkalarını da aynısını yapmaya teşvik etmeniz gerekir.

Örnek: Karar yorgunluğu

Her türlü kararı vermek ve iradeyi ifade etmek için tek bir zihinsel enerji kaynağı kullanıyoruz. Gereksiz veya önemsiz kararlar almak için bu kaynağın çoğunu kullanırsanız, önemli kararlar için daha az enerjiniz olur ve bu da kötü sonuçlara yol açabilir. Mikro yönetimden kaçınmanız gereken nedenlerden biri budur (PRINCE2^®’nin “istisna ile yönetme” ilkesi).

Fikirlerle ilgili çatışmalar faydalı olabilir, ancak insanlarla ilgili çatışmalar genellikle projeye zarar verir ve sonuçlarından biri de ekip üyelerinin zihinsel enerjisini tüketmesidir. Böyle bir çatışma fark ederseniz, kök nedeni bulmak ve çözmek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız.

Örnek: Kendinize iyi bakın!

Verdiğiniz kararlar ve ifade ettiğiniz irade, zihinsel enerji kaynağınızı tüketir. Öte yandan bu kaynak, düzenli uyuduğunuzda ve yemek yediğinizde enerji ile dolar. Bu nedenle, kendinize iyi bakmalısınız: yeterince uyuduğunuzdan, dinlendiğinizden ve iyi beslendiğinizden emin olun. Zararlı alışkanlıklarınız veya uyku ile ilgili sorunlarınız varsa, bununla tek başınıza uğraşmak zorunda değilsiniz; Bu tür sorunları çözmenize yardımcı olabilecek birçok uzman var. Bu konudaki çalışmalar henüz kesinleşmiş olmasa da, fiziksel aktivite de bu enerji kaynağına yardımcı olabilir.

Ekip üyelerini sizin yaptığınız gibi yapmaya teşvik etmeye çalışın. Öncelikle, sürdürülebilir bir hızda ve fazla mesai yapmadan çalıştıklarından emin olun. Ardından, eğer imkanınız varsa, çalışma saatlerinde enerjik, sağlıklı yiyecekler, atıştırmalıklar ve içecekler sunmaya çalışın.

Örnek: İş-yaşam dengesi

Çoğumuz yaptığımız işi seviyoruz ama yine de hayatta sahip olmamız gereken her şey bu değil. İşinizi optimize ettiğiniz gibi, kişisel yaşamınızı neşeli ve mutlu kılacak şekilde fikirleri planlamalı ve uygulamalısınız. Daha mutlu olduğunuzda, işte de daha başarılı olabilirsiniz. Mümkünse, ekip üyelerinizi de aynısını yapmaya teşvik etmeye çalışın.

Örnek: Motivasyon

Motivasyon karmaşık bir kavramdır. Konuyla ilgili bazı ilginç ve faydalı kaynakların yanı sıra, birçok bilim dışı kaynak da var. Yinede, ekibin zihinsel enerjisini ve proje için daha iyi sonuçlar elde etme olasılığını artırdığı için, bunları öğrenmeli ve sürekli kullanmalısınız.

Motivasyon, insanlara iyi çalışmalarını farkettiğinizi nazik bir gülümsemeyle veya basit bir “teşekkür ederim” ile bildirmek kadar basit olabilir. Ancak, küçük parasal ödüller gibi pek çok yaygın motivasyon biçiminin olumsuz etkiye sahip olduğu konusunda dikkatli olmalısınız.

Örnek: İşbirliği ve takım çalışması

İşbirliği yapan insanlar bazen daha iyi sonuçlar yaratma gücüne sahip olabilir, fakat daha da önemlisi, insanlar sosyaldir ve bir grubun parçası olmaktan zevk alır. Ekip çalışmasının olumsuz yönlerini ortadan kaldırabilir ve hoş bir ortam yaratabilirseniz, projede daha mutlu ekip üyeleri olacaktır.

Yine de dikkatli olmalısınız, çünkü insanlar farklıdır ve bazılarının diğerlerinden daha rahat, odaklanmış ve yalnız kalmaya ihtiyacı vardır; genellikle dengelenmesi gerekecektir.

Örnek: Tek takım kültürü

Farklı paydaşların alt gruplar oluşturma veya bunları dikkate alma ve diğer gruplarla gerginliğe neden olma eğilimi vardır; örnek olarak, projenin iş yönlerine odaklanan kişilerle ürünü oluşturan kişiler verilebilir. Bu gerilim her iki taraftan da çok fazla enerji tüketir, bu herkesin aynı hedef için birlikte çalıştığı tek takım kültürü oluşturmaya çalışmamızın nedenlerinden biridir.

Örnek: Kalabalıkların bilgeliği

Çeşitliliğe sahip çok sayıda insan bir araya geldiğinde ve kolaylaştırılmış bir ortamda çalıştığında, çok iyi sonuçlar, fikirler ve çözümler elde etme potansiyeli vardır, bu tek bir uzmandan gelenlerden daha iyi olabilir.

Fırsatınız varsa, ekip üyelerinden projedeki zor sorunları çözmenize yardımcı olmalarını istemeyi düzenli olarak kullanabilirsiniz. İyi sonuçlar alma olasılığının yanı sıra, ekip üyelerinin fikirlerinin takdir edildiğini ve projede önemli bir rol oynadıklarını bilmelerini sağlar ve bu da enerji seviyelerini artırır. P3.express’in E02 numaralı etkinlik, projelerde kalabalıkların bilgeliğini kullanmanın bir örneğidir.

Örnek: Baş proje kolaylaştırıcısı

Eğer bir proje yöneticisi iseniz, yaptığınız şeylerin çoğu kolaylaştırıcı niteliktedir (veya en azından olmalıdır). Öte yandan, ekip üyelerinin geçmişte proje yöneticileriyle kötü deneyimleri olduğunu ve bu deneyimlerin sizinle ilişkilerini etkilediğini görebilirsiniz: enerjilerinin bir kısmını size güvenmek yerine potansiyel tehditler için davranışınızı analiz etmeye harcarlar. Bu durumda, ünvanınızı proje yöneticisinden Baş Proje Kolaylaştırıcısı olarak değiştirebilirsiniz. Sonuçta, projede gerçekten yaptığınız şey budur.

▼ PDF