Përdorni elementë të përsëritshëm
Një qasje ad hoc ndaj projektit kërkon shumë energji dhe burime, dhe gjithmonë rrezikon të mungojë disa nga elementët e nevojshëm. Mënyra më e mirë për thjeshtimin e saj është përdorimi i elementeve të përsëritshëm, dhe mundësisht të kthyerit e tyre në cikle të përsëritshme.
Shembull: Lista e kontrollit të cilësisë
Një listë kontrolli është një shembull i thjeshtë i një elementi potencialisht të përsëritshëm që ka shumë njerëzit përdorin në jetën e tyre personale dhe profesionale. Merrni kriteret e cilësisë së dorëzueshme, për shembull:
- Së pari, ju mund të krijoni një listë kontrolli të të gjitha kritereve, e cila është një formë planifikimi.
- Ajo që rekomandon NUP6 është të përpiqeni ta përgjithësoni atë: a ka të tjera të ngjashme rezultatet në projekt? Në këtë rast, përgatitni një listë kontrolli të përgjithshme të cilësisë për atë kategori produktesh dhe ta përdorin atë për të gjitha. Nëse ka disa variacione, mbani listën e përgjithshme dhe shtoni disa artikuj shtesë për individintë dorëzueshme. Tani keni lista kontrolli të përsëritshme.
- Pasi të keni përgatitur lista kontrolli gjenerike për lloje të ndryshme të ofruesve, ju mund të gjeni elemente që përsëriten mes tyre, gjë që sugjeron realizimin e një l kategorie vituale “mëmë”. Në atë rast, në vend që të përsërisni artikujt për të gjithë ato lista kontrolli gjenerike, ju mund t’i nxirrni dhe t’i vendosni në një listë kontrolli. Në fund, ju ndoshta do të keni një listë të vetme kontrolli të përgjithshme për të gjithë projektin. “Përkufizimi i kryer” i Scrum është një shembull i përdorimit në nivel projekti të listave kontrolluese për cilësinë, por edhe për tema të tjera. Cdo deliverable do t’i përkasë një hierarkie kategorish dhe duhet të plotësojë elementër që shfaqen në listat kontrolluese të të gjitha kategorive në zinxhirin e tyre.
Duke bërë këtë, një artikull në listën e kontrollit admin do të bëhet i përsëritshëm për të gjithë nën të, gjë që kursen kohë dhe energji në planifikim dhe ekzekutim.
Më e rëndësishmja, pasi ta bëni këtë për një projekt, mund ta përshtatni dhe ta përdorni për të të gjitha projektet e ngjashme në të ardhmen, e cila është një formë e përsëritshme e planifikimit pë projekte të shumta.
Shembull: Proceset dhe rrjedhat e punës
Disa rezultate, ose qëllime të lidhura me to, kanë nevojë për hapa të caktuar që mund të bëhen të standardizuara dhe të përsëritshme. Për shembull, nëse produktet duhet të jenë projektuar individualisht dhe miratuar, ju mund të përgatitni një rrjedhë të thjeshtë pune që i bën të qarta të gjithë hapat, njerëzit e përfshirë dhe kohëzgjatjet e përafërta, kështu duke shmangur shumë vështirësi. Sidoqoftë, duhet të jeni të kujdesshëm që të mos bëni procedurat dhe proceset punës shumë të komplikuara ose tepër intensive në dokumentacion, pasi do të ketë një pasojë negative. Të gjithë njerëzit e përfshirë në projekt duhet të shohin rrjedhat e punës dhe proceset si diçka që mbështet punën e tyre dhe e bën gjithçka më të lehtë për të ato, dhe jo si dokumentacion burokratik që bllokon punën e tyre reale.
Projektet Agile kanë elementë të përsëritshëm në qasjen e tyre të zhvillimit përsëritës, ku lloje të caktuara të aktiviteteve të zhvillimit përsëriten për çdo veçori; p.sh.rutina e zakonshme e përditshme në XP (Programimi eXtreme): zgjidh një artikull, dizenjoni atë në një tabelë të bardhë, ndërtoni skriptet dhe kodin e testimit, integroni kodin,etj.
Përveç flukseve të punës të përsëritshme që mund të përdoren për aktivitete teknike, ju mund të keni elemente të përsëritshëme dhe për aktivitetet e menaxhimit të projektit.Të përpunon në PMBOK® Udhëzuesin, PRINCE2® dhe DSDM®, aktivitetet në P3.express dhe ngjarjet në Scrum janë shembuj të këtij koncepti.
Shembull: Ciklet
Pasja e elementeve të përsëritshme për menaxhimin e projektit është e dobishme. Kjo mund të jetë bëhet edhe më e lehtë duke i vendosur ato në cikle të përsëritshme. Këto cikle thjeshtojnë ndjeshëm aktivitetet e përditshme të njerëzve të përfshirë në menaxhimin dhe udhëheqjen e projektit. Ciklet e grupeve të procesit në udhëzuesin PMBOK® kur përdoren në një projekt me faza të shumta, faza në PRINCE2® , cikle ditore, javore dhe mujore në P3.express, përsëritjet dhe kutitë kohore në DSDM® dhe Sprints në Scrum janë të gjitha shembuj të këtij koncepti.
Ciklet më të shkurtra janë më të lehta për t’u kuptuar dhe përdorur sesa ato më të gjata; p.sh., Sprintet në Scrum në kontrast me fazat sipas Udhëzuesit PMBOK®. Megjithatë, ciklet që janë shumë të shkurtra mund të mos jenë të mjaftueshme për të mbështetur disa lloje të projekteve dhe zgjidhja mund të jetë përdorimi i cikleve të shumta, të tilla si DSDM® i cili përdor cikleve të shkurtra kohore së bashku me ciklet më të gjata të përsëritjes, ose përdorimi i P3.express të cikleve ditore, javore dhe mujore.
Shembull: Metodat
Përdorimi i një metodologjie ose një kornize për drejtimin e një projekti është një përdorim tjetër i elemente të përsëritshme. Ky mund të jetë një sistem ekzistues si PRINCE2® ,P3.express, DSDM® ose Scrum, ose një që e keni personalizuar ose ndërtuar vetë. Sidoqoftë, normalisht është një ide më e mirë të filloni me një nga metodat ekzistuese dhe përshtateni me nevojat tuaja sesa ta ndërtoni nga e para.
Çdo element i përsëritshëm është abstrakt dhe ka nevojë për personalizim për ta përshtatur atë me botën reale. Ka një spektër abstraksioni dhe nevojë për personalizim, megjithatë: listat kontrolluese të cilësisë së vogël, relativisht konkrete janë në njërën anë spektër me sasinë më të vogël të abstraksionit dhe nevojës për përshtatje, ndërsa metodologjitë janë në anën tjetër, me nevojën më të madhe për pëershtatje.
Ju duhet të analizoni gjithmonë nevojën për përshtatje, përndryshe, elementët e përsëritshëm nuk do të përputhen me nevojat tuaja.