Ruani dhe optimizoni energjinë dhe burimet
Burimet janë të kufizuara. Burimet në dispozicion të projektit janë të kufizuara, si dhe energjia mendore që keni për të marrë vendime të mira. Ju duhet ta ruani dhe optimizoni këtë burim për veten tuaj dhe për projektin, dhe të ndihmoni anëtarët e tjerë të ekipit të bëjnë të njëjtën gjë.
Shembull: Rregulli 80/20
Një pjesë e madhe e përfitimeve të mundshme të menaxhimit të projektit mund të arrihet duke shpenzuar një pjesë të vogël të përpjekjes. Në shumicën e rasteve, synimi i 100% të përfitimeve të mundshme është shumë i shtrenjtë dhe i pajustifikueshëm. Ju duhet të merrni parasysh këtë rregull në çdo gjë që bëni dhe të inkurajoni të tjerët të bëjnë të njëjtën gjë.
Shembull: Lodhje nga vendimet
Ne përdorim një burim të vetëm energjie mendore për të marrë të gjitha llojet e vendimeve, si dhe për të shprehur vullnetin. Nëse përdorni shumë nga ky burim për të marrë vendime të panevojshme ose të parëndësishme, do të keni më pak energji për vendimet e rëndësishme, ç’ka mund të çojë në rezultate të dobëta. Kjo është një nga arsyet që duhet të shmangni mikro-menaxhimin (parimi “menaxhoni me përjashtim” të PRINCE2®).
Konfliktet që kanë të bëjnë me idetë mund të jenë të dobishme, por ato që kanë të bëjnë me njerëzit zakonisht janë të dëmshme për projektin, dhe një nga pasojat është se shteron energjinë mendore të anëtarëve të grupit. Nëse vëreni një konflikt të tillë, duhet të bëni çmos për të gjetur shkakun rrënjësor dhe për ta zgjidhur atë.
Shembull: Kujdesuni për veten!
Vendimet që merrni dhe vullneti që shprehni, përdorin burimin tuaj të energjisë mendore. Nga ana tjetër, ky burim mbushet me energji kur flini dhe hani siç duhet. Pra, duhet të kujdeseni mirë për veten: sigurohuni që të flini dhe të pushoni mjaftueshëm dhe të hani mirë. Nëse keni zakone të dëmshme ose probleme me gjumin, nuk keni pse të përballeni vetëm me të; ka shumë specialistë që mund t’ju ndihmojnë të zgjidhni probleme të tilla. Aktiviteti fizik mund të ndihmojë gjithashtu me këtë burim energjie, megjithëse studimet nuk janë ende përfundimtare për këtë çështje.
Mundohuni të inkurajoni anëtarët e ekipit të bëjnë të njëjtën gjë si ju. Së pari, sigurohuni që ata të punojnë me një ritëm të qëndrueshëm dhe pa shumë punë jashtë orarit. Më pas, nëse keni mundësi të zgjidhni, përpiquni të ofroni ushqime energjike, të shëndetshme, snacks dhe pije gjatë kohës së punës.
Shembull: Balanca punë-jetë
Shumë prej nesh e duan atë që bëjnë, por kjo nuk është gjithçka që duhet të kemi në jetë. Në të njëjtën mënyrë që optimizoni punën tuaj, duhet të planifikoni dhe zbatoni ide në jetën tuaj personale, në mënyra që e bëjnë atë një jetë të gëzueshme dhe të lumtur. Kur jeni më të lumtur, mund të jeni më të suksesshëm edhe në punë. Nëse mundeni, përpiquni të inkurajoni anëtarët e ekipit tuaj të bëjnë të njëjtën gjë.
Shembull: Motivimi
Motivimi është një koncept kompleks. Ka disa burime interesante dhe të dobishme për këtë temë, si dhe shumë të tjera të cilat janë më tepër joshkencore. Sidoqoftë, duhet të mësoni për të dhe ta përdorni vazhdimisht, pasi rrit energjinë mendore të ekipit dhe mundësinë për të arritur rezultate më të mira për projektin.
Motivimi mund të jetë aq i thjeshtë sa t’u bësh të ditur njerëzve se e vlerëson punën e tyre të mirë nëpërmjet një buzëqeshje ose një “falenderimi” të thjeshtë. Megjithatë, duhet të jeni të kujdesshëm, sepse shumë nga format e zakonshme të motivimit, si shpërblimet e vogla monetare, kanë një efekt negativ.
Shembull: Bashkëpunimi dhe puna në grup
Njerëzit që bashkëpunojnë ndonjëherë mund të kenë fuqinë për të krijuar rezultate më të mira, por më e rëndësishmja, njerëzit janë socialë dhe kënaqen duke qenë pjesë e një grupi. Nëse mund të hiqni anët negative të punës në grup dhe të krijoni një mjedis të këndshëm, do të ketë anëtarë më të lumtur të ekipit në projekt.
Megjithatë, duhet të jeni të kujdesshëm, sepse njerëzit janë të ndryshëm dhe disa kanë nevojë për më shumë kohë të qetë, më të fokusuar dhe të vetmuar se të tjerët; zakonisht është një veprim balancues.
Shembull: Kultura “një ekip i vetëm”
Ekziston një tendencë që aktorë të ndryshëm të krijojnë ose marrin në konsideratë nëngrupe dhe të shkaktojnë tensione me grupet e tjera; për shembull, njerëzit që janë të fokusuar në aspektet e biznesit të projektit kundrejt njerëzve që po ndërtojnë produktin. Ky tension konsumon shumë energji nga të dyja palët, që është një nga arsyet që duhet të përpiqemi të ndërtojmë një kulturë të një ekipi, ku të gjithë të punojnë së bashku drejt të njëjtit qëllim.
Shembull: Mençuria e turmave
Kur një numër i madh njerëzish me diversitete mblidhen dhe punojnë në një mjedis të lehtësuar, ekziston mundësia për të marrë rezultate, ide dhe zgjidhje shumë të mira, që mund të jenë edhe më të mira se ato që vijnë nga ekspertë të vetëm.
Nëse e keni atë mundësi, mund ta përdorni rregullisht për t’u kërkuar anëtarëve të ekipit t’ju ndihmojnë të zgjidhni problemet e vështira në projekt. Përveç mundësisë për të marrë rezultate të mira, gjithashtu kjo u lejon anëtarëve të ekipit të dinë se opinionet e tyre vlerësohen dhe se ata luajnë një rol të rëndësishëm në projekt, gjë që rrit nivelin e tyre të energjisë. Aktiviteti E02 i P3.express është një shembull i përdorimit të mençurisë së turmave në projekte.
Shembull: Chief project facilitator
Nëse jeni menaxher projekti, shumica e gjërave që bëni kanë një natyrë lehtësuese (ose të paktën duhet të kenë). Nga ana tjetër, mund të shihni se anëtarët e ekipit kanë pasur përvoja të këqija me menaxherët e projektit në të kaluarën dhe se këto përvoja po ndikojnë në marrëdhënien e tyre me ju: një pjesë e energjisë së tyre shpenzohet në analizimin e sjelljes suaj për kërcënime të mundshme në vend që t’ju besojnë. Në këtë rast, ju mund ta ndryshoni titullin tuaj nga menaxher i projektit në ‘Chief project facilitator’. Në fund të fundit, kjo është ajo që ju bëni vërtet në projekt.