Mos bëni asgjë pa një qëllim të qartë

Ju nuk duhet të bëni asgjë nëse nuk ka një qëllim të qartë. Imagjinoni dy botë paralele ku gjithçka është e njëjtë përveç asaj që po mendoni të bëni: Sa të ndryshme do të ishin ato botë? A ia vlen ndryshimi përpjekja për ta bërë atë gjë?

Nëse nuk keni një qëllim të qartë në mendje dhe jeni duke bërë diçka vetëm sepse të gjithë të tjerët po e bëjnë atë, ose të gjithë thonë se është e rëndësishme ta bëni atë, atëherë

• mund të mos ketë një përfitim real në rastin tuaj, dhe për këtë arsye ju nuk mund të merrni asgjësaj; ose
• mund të ketë ende përfitime të mundshme në rastin tuaj, por sepse ju nuk keni qëllimi në mendje, mënyra juaj për ta bërë atë mund të mos ndihmojë në realizimin e përfitimeve.

Shembull: Portofole dhe programe

Nëse jeni të përfshirë në përzgjedhjen dhe fillimin e projekteve, duhet të siguroheni që të fokusoheni më tepër në përfitimet dhe problemet që kërkohen të zgjidhen sesa produkti që do t’i realizojë ato gjëra.

Shembulli klasik është prodhuesi i ashensorëve që merrte më parë ankesat për shpejtësinë e ashensorëve të tyre, dhe kështu kishin kryer projekte të shumta për të rritur shpejtësinë, pa sukses të plotë. Kjo vazhdoi derisa ata vendosën të fokusohen në problemin (mërzia e njerëzve ose siklet) në vend të zgjidhjes “natyrore” (ashensorë më të shpejtë). Rezultati ishte se u shtuan pasqyra ashensorëve dhe e zgjidhi problemin thjesht dhe me çmim të lirë.

Mos harroni se menaxhimi i projektit ka të bëjë kryesisht me bërjen e gjërave siç duhet, ndërsa menaxhimi i portofolit ka të bëjë me bërjen e gjërave të duhura. Nuk ka rëndësi sa mirë ju drejtoni projektet tuaja; nuk do të funksionojë mirë nëse po bëni projekte të gabuara. Eshtë gjithçka për të pasur një qëllim.

Shembull: Projekti në tërësi

Fleksibiliteti i produktit ndryshon midis projekteve. Në disa zhvillime IT projekteve, produkti është plotësisht fleksibël, dhe forma e tij përfundimtare varet nga reagimet që do të gjenerohen nga rritjet e produktit gjatë projekt, i cili kërkon një qasje adaptive (Agile). Ky është në aspektin praktik një kombinim i portofolit, programit dhe projektit shtresa, dhe ka nevojë për vëmendje maksimale për qëllimin përfundimtar. Është një ide e mirë për të dokumentuar qëllimin dhe për ta bërë atë të aksesueshëm; është një nga qëllimet e “Vizioni i produktit”, siç përdoret në disa projekte Scrum. Vëmendja ndaj biznesit vlera në projektet Agile është mënyra e tyre për të siguruar përafrimin me qëllimin.

Në llojet e tjera të projekteve, ku produkti është relativisht i fiksuar dhe ka mekanizma të tjerë për të siguruar që produkti i identifikuar do të përmbushë qëllimin, është e mundur që anëtarët e ekipit të projektit të zhvendosin një pjesë të madhe të fokusit të tyre nga qëllimi i produktit, por të paktën një vëmendje minimale ndaj qëllimit ende kërkohet për të siguruar që ajo që po ndërtohet do të përmbushë qëllimin, i cili mund të jetë duke krahasuar përfitimet e parashikuara me përfitimet e pritshme (prandaj Parimi i “justifikimit të vazhdueshëm të biznesit” dhe tema e “rasteve të biznesit”. në PRINCE2^® ).

Kur një projekt drejtohet për një klient të jashtëm, klienti do të kishte të tijin qëllimi për projektin dhe kompania juaj do të kishte një qëllim tjetër. Ju duhet t’i kuptoni dhe t’i përdorni të dyja këto për të pasur sukses.

Shembull: Monitorimi i projektit

Përqendrimi në qëllimin përfundimtar është i nevojshëm, por mund të jetë shumë abstrakt shumë nga përdorimet e përditshme. Kjo është arsyeja pse nevojitet një hierarki drejtuesish e bëjnë atë më praktik. Së pari, arsyetimi dhe përfitimet e projektit përcaktohen bazuar në qëllimin përfundimtar, dhe atëherë do të keni objektiva të qarta dhe të nënkuptuara për projektin variablat (p.sh. koha, kostoja dhe cilësia) për të kënaqur justifikimin, i cili nga ana tjetër do të përmbushë qëllimin përfundimtar. Këto janë qëllime të nivelit më të ulët që janë të dobishëm për shumë nga detyrat tona të përditshme.

Për sa i përket monitorimit, do të bëhet monitorimi i nivelit të ulët të projektit duke përdorur nivelin më të ulët të variablave, sepse mund të mos jetë e mundur të gjurmohet qëllimi përfundimtar. Në këtë rast, ju duhet të keni ende qëllimet në mendje: Çfarë është qëllimi i monitorimit?

Një përgjigje normale dhe e pranueshme është të shohim nëse jemi në rrugën e duhur, dhe nëse jo, ta bëjmë atë të shkaktojë një reagim të caktuar që do të na kthejë në rrugën e duhur ose do të rregullojë objektivat dhe shikoni nëse ai ende mund të përmbushë qëllimin përfundimtar. Prandaj, matjet tona duhet të jenë në gjendje të ndihmojnë me këtë qëllim të nivelit të ulët, dhe matjet e duhura janë parashikimet për variablat në përfundim; p.sh., kur do të mund ta përfundonim projektin? Sa para do të kishim duhet të përfundojë projekti?

Të gjitha matjet e tjera, të tilla si vlerat e planifikuara dhe aktuale deri më sot, janë të drejta vlerat e ndërmjetme që ju nevojiten për të llogaritur parashikimet, jo ato përfundimtare vlerat që përdorni për qëllime menaxheriale.

Shembull: Dokumentet

Pavarësisht se çfarë qasje zhvillimi përdorni në projekt, planifikimi është gjithmonë e nevojshme. Pyetja e rëndësishme është niveli i detajeve në çdo lloj plani. Nëse nuk ka detaje të mjaftueshme në plan, plani nuk do të jetë në gjendje të kontribuojë mjaftueshëm, dhe ekzekutimi i projektit do të bazohet në vendime ad hoc dhe jo të integruara, holistike. Nga ana tjetër, shumë njerëz përpiqen të jenë të kujdesshëm dhe të shtojnë shumë detaje planin e tyre, gjë që e bën shumë të vështirë përgatitjen dhe mirëmbajtjen dhe shumë të ngurtë për të pasiguritë e projektit. Si rezultat, plani bëhet jorealist dhe të padobishme.

Mënyra më e mirë për të vendosur për nivelin e detajeve është të kesh një qëllim në mendjeçdo element në plan. Për shembull, nëse po konsideroni shtimin e burimet e planit, ju duhet të keni një qëllim për të: Si do të përdoret? Si do ta ndihmojë projektin? Sa përpjekje do të duhet? dhe a ia vlen?

Ndonjëherë ka të bëjë me vendosjen nëse dëshironi të keni një element të caktuar planet tuaja, dhe ndonjëherë për mënyrën se si dëshironi të planifikoni ose përgatitni diçka. Qoftë një rast biznesi, një statut projekti ose një raport: ju duhet të pyesni akoma pse po e përgatisni atë dokument dhe si mund ta ndihmojë projektin.

Të kërkosh një “template” është e kundërta e të bërit diçka të bazuar në një qëllim.

Shembull: Raportimi i statusit

Është e zakonshme të kesh raporte vërtet të gjata të statusit në shumë projekte. Bazuar në këtë NUP, duhet të pyesim veten se cili është qëllimi i raportit dhe si mundemi arrini atë qëllim, pavarësisht se çfarë mund të bëjnë shumica e njerëzve të tjerë.

Kjo, në shumë raste, mund të na shtyjë të përgatisim raporte shumë të thjeshta me një faqe që palët e interesuara vërtet lexojnë dhe kuptojnë në vend të raporteve të gjata. Kjo është duke i dedikuar vëmendje ndaj qëllimit.

Megjithatë, nëse përgatitni raporte me një faqe, disa njerëz mund të kundërshtojnë për ju dhe mendoni se nuk keni një sistem monitorimi “të duhur”. Në praktikë kjo krijon një qëllim të dytë për ju (përveç qëllimit të parë, e cila po ndihmon palët e interesuara të kuptojnë statusin e projektit), dhe të kënaqeni këtë, thjesht mund të krijoni një lloj të dytë raporti që është shumë i gjatë.

Sidoqoftë, nuk do ta përzieni atë me raportin e parë, sepse këto dy qëllime nuk janë të njëjta.

Shembull: Rasti i biznesit dhe statuti i projektit

Përgatitja e dokumenteve të tilla si një rast biznesi dhe një statut projekti është zakonisht një domosdoshmëri e mërzitshme, e pafrytshme, burokratike për shumicën e njerëzve, ndërsa këto dokumente të gjitha kanë qëllime të vlefshme që vlejnë për shumicën e projekteve. Nëse përpiqesh të gjesh një “shabllon” dhe ta plotësosh, puna thjesht shkon kot; kurse ju në vend të kësaj mund të kontrolloni qëllimin e vërtetë të atyre dokumenteve, të shihni nëse dhe si ato mund të jenë të dobishme në projektin tuaj dhe më pas përgatitni dokumentin në çfarëdo mënyre ju pëlqen, vetëm për të kënaqur këto qëllime: ky do të jetë dokumenti i duhur.

Ndërsa jeni duke menduar për mënyrën se si mund të përgatitni dokumentet për të kënaqur qëllimet e tyre, ju mund të mos mendoni për çdo skenar dhe mund të humbisni diçka.Për të shmangur këtë, ju mund të kontrolloni për të parë se çfarë burimesh të tilla siç sugjerojnë PRINCE2^® , PMBOK^® Udhëzuesi, P3.express dhe DSDM^® dhe më pas vlerësoni ato sugjerime bazuar në qëllimet.

Shembull: Post-projekt

Ndërsa projekti ka një qëllim specifik dhe ne mund ta konsiderojmë atë qëllim gjatë gjithë projektit realizimi i qëllimit vlerësohet kryesisht në bazë mbi parashikimet e bëra gjatë projektit. Sidoqoftë, ne nuk duhet ta harrojmë atë kur të përfundojë projekti. Është e rëndësishme të kontrolloni realizimin e qëllimeve pasi të përfundojë projekti:

• sepse ne mund të shohim se si arrihen qëllimet përfundimtare dhe të mësojmë prej tyre për të ardhmen projekte dhe
• ndonjëherë qëllimet arrihen vetëm kur realizojmë ndonjë shtesë detyrash pas përfundimit të projektit, dhe të kuptuarit e domosdoshmërisë së ato detyra shtesë kanë nevojë për monitorim.

Monitorimi pas projektit është një hap i domosdoshëm për të qenë i drejtuar nga qëllimi. Është kryesisht përgjegjësia e sistemeve të menaxhimit të programit dhe portofolit, dhe për shkak se shumica e kompanive nuk kanë shtresa të tilla të menaxhimit, ky hap është zakonisht i lënë pas dore. Kjo është arsyeja pse metoda të tilla si P3.express dhe DSDM^® shtojnë këtë hap në projektin e tyre metodologjitë e menaxhimit.

Shembull: Thjeshtësia

Bota është komplekse dhe kaotike, por modelet tona janë përafërsi abstrakte që pasqyrojnë pjesë të botës, dhe për këtë arsye, ato mund të jenë të thjeshta. Ne tjetren dore, sistemet e thjeshta zakonisht funksionojnë më mirë, sepse ne mund të fokusohemi tek ideja kryesore.

Shumë prej nesh përpiqen të marrin rezultate më të mira duke shtuar kompleksitet në sistemet tona, duke shpresuar se do të përputhet me kompleksitetin e botës, edhe pse në praktikë kjo bën që sistemi është i vështirë për t’u punuar dhe zakonisht na pengon të kënaqim qëllimi.

Shembull: Përshtatja

Një pjesë e softuerit për transmetimin e muzikës ka një gjendje shumë të ndryshme nga një që do të përdoret për pajisje në një spital apo në aeroplan ku jetët e njerëzve mund të varet nga ajo, ose nga një pjesë e softuerit që do të përdoret në një satelit ku supozohet të funksionojë për shumë vite pa u përplasur, dhe janë të gjitha ndryshe nga ndërtimi i një vile verore, një stacioni zjarrfikës dhe një impianti përpunimi.

Kur të keni në mendje qëllimet, do të kuptoni më mirë se si të përshtatni sistemet dhe artefaktet për projekte të ndryshme.

▼ PDF