Jini gjithmonë proaktiv
Ekziston një tendencë e natyrshme tek ne për të qenë reagues. Kjo mund të na ndihmojë të ruajmë energjinë tonë duke u marrë me çështje të parëndësishme, ose mund të na japë rezultate më të mira kur kemi të bëjmë me diçka për të cilën nuk jemi ekspert. Ato situata janë të ndryshme nga projektet tona dhe këtu mund të marrim rezultate më të mira duke qenë proaktivë.
Shembull: Planifikimi
Nëse dëshironi të shkoni me makinë në një vendodhje të re dhe jeni vonë, mund të filloni menjëherë ti jepni makines për të “kursyer kohë” dhe të perballeni me problemet e mundshme kur ato te lindin.
Qasja proaktive është që të merrni pak kohë në fillim dhe të vendosni sistemin tuaj të navigimit që t’ju japë rrugën më të shpejtë bazuar në trafikun, aksidentet dhe bllokimet e mundshme te rruges dhe më pas te filloni ti jepni makines; ky është shpenzimi i kohës përpara ekzekutimit, për të shmangur problemet më vonë dhe për të kursyer kohë në fund.
Ndryshe nga ajo që disa njerëz mendojnë për projektet qe kerkojne perkushtim dhe pune, planifikimi është gjithmonë i nevojshëm dhe ka të bëjë vetëm me llojin dhe nivelin e detajeve në plane. Planifikimi përpara ekzekutimit është një qasje proaktive.
Mbani mend citimin: më jepni gjashtë orë të pres një pemë dhe unë do t’i kaloj katër të parat duke mprehur sëpatën.
Nëse është një projekt proaktive, mund të shpenzosh 4 orë duke mprehur sëpatën, sepse je i sigurt se do të presësh një pemë. Në një projekt “ Agile “ , nuk je i sigurt nëse do të presësh një pemë, do të mbledhësh degë të thyera, do të korrësh barin, do të mbledhesh qymyr ne miniera ose diçka tjetër.
Megjithatë, ju duhet të keni ende një përgatitje të përgjithshme për të gjitha këto (të dini se ku është dyqani më i afërt i pajisjeve) dhe të keni një përgatitje specifike (mprehje) kur doni të fokusoheni në një zgjidhje të caktuar; ky eshte planifikimi.
Shembull: Planifikimi i planifikimit
Planifikimi i mënyrës se si do të ekzekutojmë projektin është një qasje proaktive. Ky proaktivitet madje mund të zgjerohet duke planifikuar mënyrën se si do të planifikojmë ekzekutimin; ky është koncepti i planit të menaxhimit të Udhëzuesit PMBOK®, strategjitë e menaxhimit të PRINCE2® dhe qasjet në DSDM®.
Shembull: Planifikimi i vazhdueshëm
Realiteti rrallë përputhet me atë që kemi planifikuar, dhe kjo është në rregull - por, ne duhet ti përshtatim vazhdimisht planet tona për t’u siguruar që ato të qëndrojnë realiste dhe praktike. Kete pershtatje duhet ta bëjmë sa më shpejt që të nevojitet dhe jo kur hasim probleme. Kjo është një qasje proaktive.
Shembull: Menaxhimi i riskut
I gjithë koncepti i menaxhimit të rrezikut bazohet në proaktivitet: kur përballemi me ngjarje të pasigurta, në vend që të presim të shohim se çfarë ndodh dhe më pas të reagojmë ndaj tyre, ne mendojmë për mundësitë dhe ndikimet, marrim parasysh kunder-përgjigjet dhe ndoshta bëjmë diçka për të përpara se të ndodhë.
Vini re se ajo që bëjmë në projekte është serioze; ndonjëherë ka të bëjë me jetët e njerëzve.
Shembull: Përcaktoni rolet dhe përgjegjësitë
Ju mund t’i lini anëtarët e ekipit të projektit të punojnë pa role dhe përgjegjësi të qarta, dhe herët a vonë do të shfaqet një formë rolesh dhe përgjegjësish, por është shumë e shtrenjtë dhe në fund të fundit mund të mos funksionojë mirë.
Qasja proaktive është që ato të përcaktohen herët dhe t’i përshtaten sipas nevojës. Kjo e bën punën më të lehtë për të gjithë, dhe secili mund të fokusohet në prodhimin e diçkaje, në vend që të vendosin se kush po bën çfarë.
Numri dhe shumëllojshmëria e roleve varet nga lloji dhe madhësia e projektit; mund të jetë një përkufizim i thjeshtë si ai në “ Scrum “, diçka e moderuar si ajo në “ P3.express “, ose diçka gjithëpërfshirëse si ato në “ DSDM® “dhe “ PRINCE2® “. Megjithatë, mos harroni se përshkrimet e roleve në këto metoda kanë të bëjnë vetëm me aktivitetet e menaxhimit dhe se gjithmonë duhet të shtoni përshkrime rolesh edhe për aspektet teknike.
Shembull: Zgjedhjet ne dispozicion
A duhet ta mbyllni projektin para kohe apo të vazhdoni me të?
Rrallëherë ka vetëm dy zgjedhje, nëse pyetja nënkupton këtë. Ju duhet të keni një qasje proaktive dhe të merrni parasysh të gjitha zgjedhjet tuaja përpara se të merrni një vendim. Ndoshta ju mund të rishikoni projektin; ndoshta mund ta ndaloni derisa diçka tjetër të bëhet e qartë; ose ndoshta mund të ndryshoni qasjen e projektit etj.
Shembull: Të menduarit kritik
Ne të gjithë kemi shumë pikpamje që na ndihmojnë të mbijetojmë nga njëra anë dhe na mashtrojnë në marrjen e vendimeve të këqija nga ana tjetër. Kur bëhet fjalë për marrjen e vendimeve të rëndësishme në lidhje me projektin, është më mirë të ndalemi për një kohë dhe të shqyrtojmë të gjitha keto pikpamje nga kende te ndryshme që mund të ndikojnë në vendimin tonë përpara se të shkaktojnë probleme.
Madje ka metoda vendimmarrëse që mund t’i përdorni për të marrë vendime më të mira. https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
Në fillim, mund të jetë shpërqendruese dhe madje e bezdisshme përdorimi i tyre, por së shpejti mësoheni me to dhe përfitoni prej tyre pa shumë përpjekje .
Shembull: Transparenca
Ne nuk na pëlqen të vonohemi në projekt apo të kemi ndonjë problem tjetër, por kjo nuk do të thotë se duhet ta fshehim. Ju duhet të jeni transparent dhe t’u tregoni palëve të interesuara, sepse disa prej tyre mund të jenë në gjendje t’ju ndihmojnë, dhe për më tepër, ata do të dinë për problemet dhe pasojat e tyre herët a vonë, dhe disa prej tyre mund të kërkojnë veprime të hershme nga ana e tyre (p.sh. , për të pranuar pasojën negative).
Shembull: Komunikoni në mënyrë efektive
Mund të ketë shumë raste në të cilat ju dërgoni raporte palëve të interesuara dhe ata nuk ju japin asnjë reagim. Ju mund të besoni se gjithçka është në rregull vetëm sepse nuk ka reagime negative, megjithëse mund të mos jetë kështu. Duhet të jeni proaktiv dhe të kontrolloni për të parë nëse ata e kanë përdorur vërtet raportin dhe nëse ai i ka shërbyer qëllimit, dhe të përdorni të dhëna për të rregulluar metodën tuaj të komunikimit; përndryshe, ky problem i fshehur mund të shkaktojë probleme serioze më vonë, kur është shumë e vështirë për t’u rregulluar.
Shembull: Merrni përgjegjësi
Është e lehtë të fajësosh të tjerët për rezultate të dobëta. Për shembull, ju mund të dëshironi që organizata juaj t’ju japë autoritet të plotë për të ndryshuar gjithçka në projekt dhe për ta bërë atë në mënyrë të përsosur, por ata nuk e bëjnë, dhe si rezultat, projekti dështon. Kjo nuk është një qasje proaktive.
Qasja proaktive është të merrni përgjegjësi dhe të bëni gjithçka që mundeni brenda kufizimeve. Ju nuk mund të prisni që organizata t’ju besojë plotësisht dhe t’ju japë gjithçka me shpresën për të marrë rezultate të mira, veçanërisht kur ata kanë parë kaq shumë projekte të dështuara.
Ajo që duhet të bëni është të bëni një përmirësim të vogël brenda kufizimeve që janë vendosur, ta përdorni atë për të fituar pak besim, disa burime më shumë dhe pak më shumë tolerancë për kufizimet, dhe më pas ta përdorni atë për një përmirësim pak më të madh, dhe të mbani kështu derisa të arrini objektivin optimal.