Koristi ponovljive elemente

Ad hoc pristup projektu uzima previse energije i resursa, a uvek postoji i rizik izostavljanja nekog od neophodnih elemenata. Najbolji način da se pojednostavi ono što treba da bude se uradi, jeste koristiti ponovljive elemente, i po mogućstvu koristiti ih u ponovljivim ciklusima.

Primer: Ček-lista za kvalitet

Ček-lista je jednostavan primer potencijalno ponovljivog elementa koji koristi većina ljudi u svom privatnom i profesionalnom životu. Uzmimo kriterijume za kvalitet isporučenog projektanog proizvoda, na primer:

• Prvo, može kreirati ček-listu SVIH kriterijuma, što je forma planiranja.
• NUP6 predlaže da pokušate da generalizujete: ima li sličnih isporučenih proizvoda u projektu? U tom slučaju, pripremite generalnu ček-listu za kvalitet , za tu KATEGORIJU isporučenog proizvoda i koristite je za sve njih. Ako bude nekih varijacija, držite se generičke liste, pa dodajte nekoliko ekstra stavki za pojedine isporučene proizvode. Eto ponovljivih ček-listi.
• Čim ste pripremili generičku ček-listu za različite kategorije isporučenih projektanih proizvoda, možete naći ponavljajuće elemente među njima, što sugeriše virtualnu “roditeljsku” kategoriju. U tom slučaju, umesto da ponavljate stavke za sve generičke ček-liste. Možete ih izvaditi i staviti u „roditeljsku“ ček-listu. Na kraju ćete verovatno imati jednu generičku ček-listu za ceo projekat. “Definicija urađenog” u Scrum-u (“definition of done”) je primer korišćenja ček-lista za kvalitet na nivou projekta (između ostalog). Radeći ovo, svaki projektani proizvod će pripadati negde u hijerarhiji kategorija i trebaće pri proveri kvaliteta da zadovolji stavke koje se pojavljuju u ček-listama svih kategorija u njihovom lancu.

Radeći ovo, Stavka u roditeljskoj ček-listi postaće ponovljiva za sve proizvode ispod nje, što štedi vreme i energiju u planiranju i izvršenju. Što je još važnije, kad ovo uradiš za jedan projekat, možeš je prilagoditi i koristiti za sve slične projektae ubuduće, što je ponovljivi oblik planiranja za više projekata.

Primer: Procesi i tokovi rada

Neki projektani proizvodi, ili ciljevi povezani sa njima, iziskuju određene korake koji mogu postati standardizovani i ponovljivi. Na primer, ako projektani proizvodi treba da se dizajniraju i odobravaju individualno , možete pripremiti jednostavan “workflow” koji jasno prikazuje sve korake, uključene osobe, i približna trajanja, time izbegavajući mnoge poteškoće. Ipak treba paziti ne učiniti procese previse komplikovanim ili previse intenzivnim pri dokumentovanju, jer će imati negativne posledice. Svi ljudi uključeni u projekat treba da shvate procese i tokove rada kao nešto što podupire i olakšava njihov rad, a ne kao birokratsko dokumentovanje koje blokira praktičan rad. Agilni projektai imaju ponovljive elemente u svom pristupu iterativnog razvoja, pri čemu se određen tip razvojnih aktivnosti ponavlja za svaku karakteristiku proizvoda (feature); npr. ista dnevna rutina u XP (eXtremno Programiranje):e.g. the common daily routine in XP (eXtreme Programming): upariti, uzeti stavku, dizajnirati je na beloj tabli, napraviti testne skripte i kod, integrisati kod, itd…

Osim ponovljivih procesa rada koji se koriste za tehničke aktivnosti, možemo imati ponovljive elemente i za aktivnosti projeknog menadžmenta. Procesi u PMBOK^® Guide, PRINCE2^®, i DSDM^®, aktivnosti u P3.express, i događaji u Scrum su primeri ovog koncepta.

Primer: Ciklusi

Imati ponovljive elemente za upravljanje projektaom je od pomoći. Ovo može biti još lakše stavljajući ih u ponovljive cikluse. Ovi ciklusi značajno uprošćavaju svakodnevne aktivnosti ljudi uključenih u menadžment i vođstvo projektaa. Ciklusi procesnih grupa u PMBOK^® Guide kada se koriste u projektu u više faza, faze (stages) u PRINCE2^®, dnevni, nedeljni, i mesečni ciklusi u P3.express, iteracije i vremenske kutije u DSDM^®, kao i Sprintovi u Scrum-u, sve su primeri ovog koncepta.

Kraći cikulsi su lakši za razumevanje i upotrebu nego duži; npr. Sprintovi u Scrum-u nasuprot fazama po PMBOK^® Guide. Ipak, prekratki ciklusi možda neće biti dovoljni da iznesu određene tipove projekata, a rešenje može biti upotreba višestrukih ciklusa, kao što je u DSDM^® upotreba kratkih ciklusa “vremenske kutije” u kombinaciji sa dužim iterativnim ciklusima, ili korišćenje dnevnih, nedeljnih i mesečnih ciklus u P3.express.

Primer: Metode

Korišćenje metodologije ili framework-a za vođenje projekta je još jedan slučaj korišćenja ponovljivih elemenata. Ovo može biti postojeći sistem kao što je PRINCE2^®, P3.express, DSDM^®, ili Scrum, ili system koji ste prilagodili ili sami izmislili. Normalno, za početak je bolja ideja startovati sa nekim od postojećih metoda i prilagoditi je svojim potrebama, nego napraviti jednu “od nule”.

Svaki ponovljivi element je apstraktan i iziskuje kastomizaciju da bi ga prilagodili stvarnom svetu. Postoji spektar apstrakcije i potrebe za kastomizacijom, doduše: male, relativno fiksne ček-liste kvaliteta stoje na jednom kraju spektra sa malom količinom apstrakcije I potrebe za prekrajanjem, dok su metodologije na drugom kraju, sa visokom potrebom za prekrajanje. Treba uvek primetiti potrebu za prekrajanjem, u suprotnom ponovljivi element neće odggovarati vašim potrebama na potreban način.

▼ PDF