Očuvaj i optimizuj energiju i resurse

Resursi su ograničeni. Resursi raspoloživi projektu su ograničeni, baš kao i mentalna energija koju imaš za donošenje dobrih odluka. Treba da očuvaš i optimizuješ ovaj resurs za sebe i projekat, kao i da pomogneš drugim članovima tima da urade isto.

Primer: Pravilo 80/20 (Paretovo pravilo)

Najveći deo potencijalnih benefita (recimo 80%) od projeknog menadžmenta dobija se trošenjem manjeg dela (recimo 20%) od ukupno planiranog napora potrebnog za dostizanje 100% benefita. U većini slučajeva, ciljajući 100% mogućih benefita je skupo i neopravdano. Treba slediti ovo pravilo u svemu što radite i ohrabriti druge da isto tako rade.

Primer: Zamorenost odlučivanjem

Mi koristimo jedan izvor mentalne energije za sve vrste odlučivanja, kao i da izrazimo snagu volje. Ako ovu energiju trošiš na manje važne ili nebitne odluke, imaćeš manje energije za važne odluke, što može dovesti do loših rezultata. Ovo je jedan od razloga zašto treba izbeći “mikro-menadžment” (“upravljaj prema izuzetku” princip PRINCE2^®).

Konflikti koji nastaju oko ideja, mogu da budu korisni, ali oni koji nastaju oko/zbog ljudi obično štete projektu, a jedna od posledica je „ceđenje“ mentalne energije članova tima. Ako primetiš takav konflikt, daj sve od sebe da nađeš glavni uzrok i rešiš ga.

Primer: Pobrini se za sebe !

Odluke koje donosiš i snaga volje koju izražavaš koriste tvoj izvor mentalne energije. Sa druge strane, ovaj izvor se dopunjava kada redovno spavaš i pravilno se hraniš. Dakle, potrudi se oko sebe : spavaj i odmaraj dovoljno, hrani se dobro i pravilno. Ako imaš štetne navike ili probleme sa spavanjem, ne prepuštaj se sam sebi ; postoje specijalisti koji ti mogu pomoći. Fizička aktivnost takođe pomaže sa ovim izvorom energije, iako istraživanja po ovom pitanju nisu jednoglasna.

Ohrabri članove tima da urade isto što i ti. Prvo, osiguraj da rade održivim tempom i bez mnogo prekovremenog rada. Zatim, ako imaš tu vrstu mogućnosti, ponudi im energetsku, zdravu hranu i piće tokom radnog vremena.

Primer: Ravnoteža između privatnog i poslovnog

Mnogi od nas vole ono što rade, ali to još uvek nije sve što im treba u životu. Na isti način na koji optimizuješ svoj posao treba da planiraš i sprovodiš ideje u svom privatnom životu, tako da ti donose radost i sreću. Kada si srećniji, tada si i uspešniji u poslu. Ohrabruj članove tima da rade isto.

Primer: Motivacija

Motivacija je kompleksan koncept. Postoje neki jako interesantni i korisni resursi na ovu temu, ali još mnogo više ne-naučno zasnovnih. Ipak, treba da naučiš o njima I neprekidno ih koristiš, jer time povećavaš mentalnu energiju tima I mogućnost postizanja boljih rezultata projektaa.

Sredstva za motivaciju mogu biti veoma jednostavna: daj ljudima na znanje da prepoznaješ njihov dobar rad, ljubaznim osmehom ili jednostavnim “Hvala Ti!”. Oprez: mnoge česta sredstva za motivaciju, kao što su male novčane nagrade, mogu imati i negativan efekat.

Primer: Saradnja i timski rad

Ljudi koji sarađuju mogu nekada imati moć da poboljšaju rezultate, ali ono što je još važnije, ljudi su društvena bića i vole da su deo grupe. Ako im ukloniš negativne aspekte timskog rada i napraviš prijatno okruženje, imaćeš srećnije članove tima u projektu.

Oprez: ljudi su različiti, tako da je nekima potrebnije opušteno, fokusirano i samostalno vreme, nego drugima – ovde govorimo o balansiranju potreba unutar tima.

Primer: Kultura “jedan-tim”

Postoji tendencija da različiti pojedinci ili interesne grupe (stakeholders) stvaraju ili podržavaju “klanove” i stvaranje tenzija unutar grupe ili sa drugim grupama; na primer, “ljudi fokusirani na poslovni aspekt” naspram “ljudi koji prave projektani proizvod”. Ovakva tenzija može “ukrasti” puno energije obeju strana, i to je razlog više da radimo na tome da napravimo kulturu “jednog-tima” gde svi rade ka istom cilju bez obzira na ulogu unutar projektaa.

Primer: Mudrost grupe

Ako se skupi na jednom mestu veći broj ljudi različitih profila da radi u moderiranom okruženju (sastanak, radionica, prezentacija, konferencija…), ovde postoji potencijal za stvaranje jako dobrih rezultata, ideja, rešenja, čak i boljih nego ona koja dolaze od pojedinačnih eksperata.

Ako imaš ovu mogućnost, koristi je redovno da zamoliš članove tima da ti pomognu u rešavanju složenih projektanih problema. Osim dobijanja dobrih rezultata, druga prednost je što time stavljaš na znanje članovima tima koliko ceniš njihovo mišljenje i da imaju važnu ulogu u projektu, što sa druge strane podiže njihov nivo energije i raspoloženja. Aktivnost E02 u P3.express je primer korišćenja “mudrosti grupe” u projektaima.

Primer: Glavni projektani moderator

Ako si projektani menadžer, većina stvari koje radiš ima prirodu moderacije (ili bi trebalo da ima). Sa druge strane, možda primetiš da su članovi tima u prošlosti imali loša iskustva sa projektanim menadžerima, i da projektuju ta iskustva na sadašnju situaciju. To može uticati značajno na vaš odnos:oni troše značajan deo energije analizirajući tvoje ponašanje, tražeći potencijalne pretnje umesto da ti veruju. U tom slučaju, promeni svoj naziv od “projekt menadžera” u “glavnog projektanog moderatora”. Na kraju krajeva, to je ono što stvarno radiš u projektu.

▼ PDF