Nearly Universal Principles of Projects

Używaj powtarzalnych elementów

Podejście ad hoc do projektu pochłania zbyt dużo energii i zasobów i zawsze wiąże się z ryzykiem pominięcia niektórych niezbędnych elementów. Najlepszym sposobem na uproszczenie tego, co należy zrobić, jest wykorzystanie powtarzalnych elementów, najlepiej w powtarzalnych cyklach.

Przykład: listy kontrolne jakości

Lista kontrolna jest prostym przykładem potencjalnie powtarzalnego elementu, z którego wiele osób korzysta w życiu osobistym i zawodowym. Weźmy pod uwagę kryteria jakości produktu. Przykładowo, wpierw można stworzyć listę kontrolną wszystkich kryteriów. Jest to forma planowania.

To, co zaleca NUP6, to próba uogólnienia. Czy w projekcie są inne podobne produkty? Jeśli tak, to w takim przypadku warto przygotować ogólną listę kontrolną jakości dla tej kategorii produktów i używać jej dla wszystkich z nich. Jeśli istnieją jakieś odmiany, zachowaj ogólną listę i dodaj kilka dodatkowych punktów do listy kontrolnej, dotyczących tych szczególnych produktów. Teraz masz powtarzalne listy kontrolne.

Po przygotowaniu ogólnych list kontrolnych dla różnych typów produktów możesz znaleźć elementy, które się wśród nich powtarzają, co sugeruje wirtualną kategorię nadrzędną dla nich. W takim przypadku, zamiast powtarzać elementy dla wszystkich tych ogólnych list kontrolnych, możesz je wyodrębnić i umieścić w nadrzędnej liście kontrolnej. W końcu prawdopodobnie będziesz mieć jedną ogólną listę kontrolną dla całego projektu. „Definicja ukończenia” w podejściu SCRUM jest przykładem wykorzystania list kontrolnych na poziomie projektu dla jakości (między innymi). Dzięki temu każdy dostarczany produkt będzie należeć do pewnej kategorii w hierarchii i powinien spełniać wymagania, które pojawiają się na listach kontrolnych wszystkich kategorii w ich łańcuchu.

W ten sposób element z nadrzędnej listy kontrolnej stanie się stosowalny do wszystkich produktów, jako że lista ta obejmie je wszystkie. To pozwoli zaoszczędzić czas i energię w planowaniu i realizacji.

Co ważniejsze, gdy zrobisz to dla jednego projektu, możesz dostosować go i wykorzystać do wszystkich podobnych projektów w przyszłości, co jest powtarzalną formą planowania dla wielu projektów.

Przykład: Procesy i przepływy pracy

Niektóre rezultaty lub cele z nimi powiązane wymagają pewnych kroków, które mogą stać się ustandaryzowane i powtarzalne. Na przykład, jeśli produkty muszą być zaprojektowane i zatwierdzone indywidualnie, możesz przygotować prosty przepływ pracy, który obejmie wszystkie kroki, zaangażowane osoby i przybliżony czas trwania, dzięki czemu unikniesz wielu trudności. Należy jednak uważać, aby przepływy pracy i procesy nie były zbyt skomplikowane lub zbyt rozbudowane w dokumentacji, ponieważ będzie to miało negatywne konsekwencje. Wszystkie osoby zaangażowane w projekt powinny postrzegać przepływy pracy i procesy jako coś, co wspiera ich pracę i ułatwia im wszystko, a nie biurokratyczną dokumentację, która blokuje ich rzeczywistą pracę.

Projekty zwinne mają powtarzalne elementy w swoim iteracyjnym podejściu do wytwarzania oprogramowania, w którym pewien rodzaj działań programistycznych jest powtarzany dla każdej funkcji; np. codzienna rutyna w XP (eXtreme Programming): dobierz się w parę, wybierz element, zaprojektuj go na tablicy, zbuduj skrypty testowe i kod, zintegruj kod itp.

Oprócz powtarzalnych przepływów pracy, które można wykorzystać w działaniach technicznych, możesz mieć również powtarzalne elementy do działań związanych z zarządzaniem projektami. Procesy w przewodniku PMBOK®, PRINCE2® i DSDM®, działania w P3.express i zdarzenia w Scrum są przykładami tej koncepcji.

Przykład: Cykle

Pomocne jest posiadanie powtarzalnych elementów do zarządzania projektem. Można to jeszcze ułatwić, umieszczając je w powtarzalnych cyklach. Cykle te znacznie upraszczają codzienne czynności osób zaangażowanych w zarządzanie i kierowanie projektem. Cykle grup procesów w przewodniku PMBOK®, gdy są używane w projekcie z wieloma fazami, etapami w PRINCE2®, cyklami dziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi w P3.express, iteracjami i timeboxami w DSDM® oraz sprintami w Scrum są tego dobrym przykładem.

Krótsze cykle są łatwiejsze w zrozumieniu i wykorzystaniu niż dłuższe; np. Sprinty w Scrumie w przeciwieństwie do faz według PMBOK® Guide. Jednak cykle, które są zbyt krótkie, mogą być niewystarczające wystarczyć w niektórych projektach, a rozwiązaniem może być zastosowanie wielu cykli, takich jak użycie przez DSDM® krótkich cykli timeboxu wraz z dłuższymi cyklami iteracji lub zastosowanie cykli dobowych, tygodniowych i miesięcznych w P3.express.

Przykład: Metody

Wykorzystanie metodyki lub ram do prowadzenia projektu to kolejne wykorzystanie elementów powtarzalnych. Może to być istniejący system, taki jak PRINCE2®, P3.express, DSDM® lub Scrum, lub taki, który sam dostosowałeś lub zbudowałeś. Zwykle jednak lepszym pomysłem jest zacząć od jednej z istniejących metod i dostosować ją do potrzeb, niż budować od podstaw.

Każdy powtarzalny element jest abstrakcyjny i wymaga dostosowania do rzeczywistego świata. Istnieje jednak spektrum abstrakcji i potrzeby dostosowywania: małe, stosunkowo konkretne listy kontrolne jakości znajdują się na jednym końcu spektrum (mają najmniejszy poziom abstrakcji i możliwość dostosowania), podczas gdy metodologie są na drugim końcu, z największą potrzebą dostosowania. W każdym razie, zawsze należy zwracać uwagę na konieczność dostosowania, w przeciwnym razie powtarzalny element nie będzie dopasowany do konkretnych, rzeczywistych potrzeb.

discussion icon NUPP jest otwarty i nieodpłatny oraz opublikowany na licencji Creative Commons.

discussion icon Podziel się swoją opinią lub zadaj pytania na tej stronie LinkedIn.

discussion icon Autorem jest: Nader K. Rad

discussion icon Przetłumaczone przez: Artur Kasza

discussion icon Jednostronicowa wersja NUPP, odpowiednia do druku lub do tworzenia plików PDF.