Nearly Universal Principles of Projects

Oszczędzaj i optymalizuj energię i zasoby

Zasoby dostępne dla projektu są ograniczone, podobnie jak energia mentalna niezbędna do podejmowania odpowiednich decyzji. Warto je oszczędzać i optymalizować dla siebie jak i dla projektu oraz wspierać innych członków zespołu w tym samym.

Przykład: Reguła 80/20

Dużą część możliwych korzyści z zarządzania projektami można uzyskać, przeznaczając na to niewielką część wysiłku. W większości przypadków ukierunkowanie na 100% możliwych korzyści jest bardzo kosztowne i nieuzasadnione. Musisz brać pod uwagę tę zasadę we wszystkim, co robisz i zachęcać innych do tego samego.

Przykład: zmęczenie decyzją

Używamy tego samego źródła energii mentalnej do podejmowania wszelkiego rodzaju decyzji, a także do wyrażania i realizowania naszej woli. Jeśli zużyjesz dużo tego źródła na podejmowanie niepotrzebnych lub nieistotnych decyzji, będziesz mieć mniej energii na ważne decyzje, co może prowadzić do słabych wyników. To jeden z powodów, dla których powinieneś unikać mikrozarządzania (zasada „zarządzania przez wyjątki” PRINCE2®).

Konflikty, które dotyczą pomysłów, mogą być pomocne, ale te, które dotyczą ludzi, są zwykle szkodliwe dla projektu, a jedną z konsekwencji jest to, że wyczerpuje się energia mentalna członków zespołu. Jeśli zauważysz taki konflikt, powinieneś zrobić wszystko, aby znaleźć pierwotną przyczynę i go rozwiązać.

Przykład: Dbaj o siebie!

Decyzje, które podejmujesz i wola, którą wyrażasz, zużywają twoje zasoby energii mentalnej. Z drugiej strony to źródło odnawia się kiedy śpisz i jesz prawidłowo. Dlatego powinieneś zadbać o siebie: zapewnij sobie odpowiednią ilość snu i odpoczynku oraz dobrze się odżywiaj. Jeśli masz szkodliwe nawyki lub problemy ze snem, nie musisz sobie z tym radzić sam. Jest wielu specjalistów, którzy mogą pomóc w rozwiązaniu takich problemów. Aktywność fizyczna może również pomóc w odtwarzać źródła energii, chociaż badania w tej sprawie nie są jeszcze rozstrzygające.

Postaraj się zachęcić członków zespołu do robienia tego samego. Po pierwsze, zapewnij zrównoważone tempo pracy, bez nadgodzin. Następnie, jeśli masz wybór, postaraj się oferować energetyczne, zdrowe jedzenie, przekąski i napoje w czasie pracy.

Przykład: równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Wielu z nas kocha to, co robi, ale to wciąż nie wszystko, czego potrzebujemy w życiu. W taki sam sposób, w jaki optymalizujesz swoją pracę, powinieneś planować i wdrażać pomysły w swoim życiu osobistym, tak aby było radosne, szczęśliwe. Kiedy jesteś szczęśliwszy, możesz odnosić większe sukcesy w pracy. Jeśli możesz, spróbuj zachęcić członków swojego zespołu, aby rrobili to samo.

Przykład: Motywacja

Motywacja to złożona koncepcja. Istnieje kilka interesujących i przydatnych opracowań opartych na badaniach na ten temat, a także wiele innych nienaukowych. Niemniej jednak powinieneś poznawać motywację własną i innych, oraz wzmacniać ją, gdyż zwiększa to energię psychiczną zespołu i poszerza możliwość osiągania lepszych wyników projektu.

Motywacja może być tak prosta, jak poinformowanie ludzi, że uznajesz ich pracę za dobrą, życzliwym uśmiechem lub prostym „dziękuję”. Musisz jednak uważać, ponieważ wiele powszechnych form motywacji, takich jak niewielkie nagrody pieniężne, ma negatywny wpływ.

Przykład: Współpraca i praca zespołowa

Ludzie, którzy współpracują, mogą mieć wspólną moc osiągania świetnych wyników, ale co równie ważne, ludzie to istoty społeczne i lubią być częścią grupy. Jeśli możesz usunąć negatywne aspekty pracy zespołowej i stworzyć pozytywne środowisko, znajdziesz w projekcie szczęśliwych członków zespołu.

Powinieneś być jednak ostrożny, ponieważ ludzie są różni, a niektórzy potrzebują więcej czasu na relaks, skupienie i samotność niż inni; zwykle jest to szukanie równowagi.

Przykład: kultura jednego zespołu

Różni interesariusze maja skłonność do tworzenia podgrup i powodowania napięć z innymi grupami. Dość powszechny przykład to biznes kontra deweloperzy. To napięcie pochłania wiele energii z obu stron, co jest jednym z powodów, dla których powinniśmy starać się budować kulturę jednego zespołu, w której wszyscy pracują razem, aby osiągnąć ten sam cel.

Przykład: inteligencja wspólna

Kiedy pewna liczba różnych osób spotyka się i pracuje w sprzyjającym środowisku, pojawia się możliwość wypracowania wartościowych wyników, pomysłów i rozwiązań, które mogą być lepsze niż te pochodzące od indywidualnych ekspertów.

Jeśli masz taką możliwość, możesz regularnie z niej korzystać, prosząc członków zespołu o pomoc w rozwiązaniu trudnych problemów w projekcie. Oprócz możliwości osiągania dobrych wyników, daje to też członkom zespołu poczucie, że ich opinie są doceniane i że odgrywają ważną rolę w projekcie, co z kolei zwiększa ich poziom energii. Działanie #26 P3.express to przykład wykorzystania inteligencji wspólnej w projektach.

Przykład: Główny facylitator projektu

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, większość rzeczy, które robisz, ma charakter facylitacyjny (a przynajmniej powinna mieć). Z drugiej strony, jeśli członkowie zespołu mieli w przeszłości złe doświadczenia z kierownikami projektów te doświadczenia mogą mieć negatywny wpływ na ich relacje z Tobą: zamiast tego część ich energii jest poświęcana na analizę Twojego zachowania pod kątem potencjalnych zagrożeń, zamiast budowania zaufania. W takim przypadku możesz zmienić swój tytuł z kierownika projektu na głównego facylitatora projektu. W końcu to właśnie robisz w projekcie.

discussion icon NUPP jest otwarty i nieodpłatny oraz opublikowany na licencji Creative Commons.

discussion icon Podziel się swoją opinią lub zadaj pytania na tej stronie LinkedIn.

discussion icon Autorem jest: Nader K. Rad

discussion icon Przetłumaczone przez: Artur Kasza

discussion icon Jednostronicowa wersja NUPP, odpowiednia do druku lub do tworzenia plików PDF.