Zawsze bądź proaktywny

Jest w nas naturalna skłonność do reaktywności. Może nam to pomóc w zachowaniu energii na zajmowanie się nieistotnymi sprawami lub może dać nam lepsze rezultaty, gdy mamy do czynienia z czymś, w czym jesteśmy całkowicie niekompetentni. Te sytuacje różnią się od naszych projektów i tutaj możemy osiągnąć lepsze wyniki, działając proaktywnie.

Przykład: Planowanie

Jeśli chcesz dojechać do nowej lokalizacji i jesteś już na starcie spóźniony, możesz od razu rozpocząć jazdę, aby „oszczędzić czas” i rozwiązać ewentualne problemy, gdy się pojawią. Proaktywne podejście polega na poświęceniu trochę czasu na początku i ustawieniu systemu nawigacji tak, aby zapewniał najszybszą trasę w oparciu o ruch uliczny, możliwe wypadki i blokady, a następnie jazdę; to przeznaczenie czasu przed wykonaniem na planowanie, aby uniknąć późniejszych problemów, a tym samym zaoszczędzić czas na końcu.

W przeciwieństwie do tego, co niektórzy myślą o projektach w podejściu zwinnym, planowanie jest zawsze konieczne i różnie tylko można podchodzić do rodzaju i poziomu szczegółowości planów. Planowanie przed działaniem to podejście proaktywne.

Zapamiętaj cytat: daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu siekiery.

Jeśli jest to projekt sekwencyjny, możesz spędzić 4 godziny na ostrzeniu swojej siekiery, ponieważ masz pewność, że zetniesz drzewo. W projekcie Agile nie masz pewności, czy zamierzasz ścinać drzewo, zbierać połamane gałęzie, zbierać torf, wydobywać węgiel, czy coś innego. Niemniej jednak nadal musisz mieć ogólne przygotowanie na wszystkie te rzeczy (wiedzieć, gdzie jest najbliższy sklep ze sprzętem) i mieć konkretne przygotowanie (ostrzenie), gdy zamierzasz skupić się na określonym rozwiązaniu. To jest planowanie.

Przykład: Planowanie planowania

Planowanie sposobu realizacji projektu to też podejście proaktywne. Tę czynność można nawet rozszerzyć, planując sposób, w jaki zamierzamy zaplanować wykonanie; to koncepcja planu zarządzania w PMBOK^® Guide, strategie zarządzania w PRINCE2^® i podejścia w DSDM^®.

Przykład: Planowanie ciągłe

Rzeczywistość rzadko pasuje do tego, co zaplanowaliśmy, i to jest w porządku – ale musimy stale dostosowywać nasze plany, aby były realistyczne i praktyczne. Powinniśmy to zrobić, gdy tylko potrzebna jest adaptacja, a nie wtedy, gdy natkniemy się na problemy. To jest proaktywne podejście.

Przykład: Zarządzanie ryzykiem

Cała koncepcja zarządzania ryzykiem opiera się na proaktywności: w obliczu niepewnych wydarzeń, zamiast czekać, co się stanie, a następnie reagować na nie, myślimy o możliwościach i skutkach, rozważamy reakcje i prawdopodobnie coś z tym robimy, zanim to nastąpi.

Zauważ, że to, co robimy w projektach, jest niemałej wagi; czasami chodzi o życie ludzi.

Przykład: Zdefiniuj role i obowiązki

Nawet jeśli pozostawisz członków zespołu projektowego w pracy bez jasnych ról i odpowiedzialności, prędzej czy później pojawi się pewien układ ról i odpowiedzialności, ale jest to zbyt kosztowne i może nie działać dobrze. Proaktywne podejście polega na ich wczesnym zdefiniowaniu i dostosowaniu w razie potrzeby. Ułatwia to pracę wszystkim i pozwala skupić się na wytwarzaniu oczekiwanego produktu, zamiast decydować, kto co robi.

Liczba i różnorodność ról zależy od rodzaju i wielkości projektu; może to być prosta definicja, jak ta w Scrum, umiarkowana, jak ta w P3.express, lub rozbudowana, jak te w DSDM^® i PRINCE2^®. Nie zapominaj jednak, że opisy ról w tych metodach dotyczą tylko działań związanych z zarządzaniem i że zawsze musisz dodać opisy ról również dla działań technicznych.

Przykład: Dostępne opcje

Czy należy przedwcześnie zamknąć projekt, czy kontynuować?

Rzadko są tylko dwie możliwości, nawet jeśli pytanie to sugeruje. Warto jest mieć proaktywne podejście i rozważyć wszystkie opcje przed podjęciem decyzji. Można zmienić zakres projektu; można go wstrzymać, aż coś innego się wyjaśni; a może można też zmienić samo podejście do projektu (np. poprzez outsourcing) itp.

Przykład: myślenie krytyczne

Wszyscy mamy pewne nastawiania, które z jednej strony pomagają nam przetrwać, a z drugiej nakłaniają nas do podejmowania złych decyzji. Jeśli chodzi o podejmowanie ważnych decyzji dotyczących projektu, najlepiej zatrzymać się na chwilę i rozważyć nasze nastawienie, które może wpłynąć na naszą decyzję, zanim spowodują problemy.

Jako odniesienie możesz użyć listy błędów poznawczych podanej w Wikipedii: https://pl.wikipedia.org/wiki/Lista_błędów_poznawczych

Istnieją nawet ramy podejmowania decyzji, które można wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji. Na początku korzystanie z nich może być rozpraszające, a nawet denerwujące, ale wkrótce przyzwyczaisz się do nich i zyskasz dzięki nim przewagę bez większego świadomego wysiłku.

Przykład: Przejrzystość

Nie lubimy spóźniać się w projekcie lub mieć innego rodzaju problem, ale to nie znaczy, że powinniśmy to ukrywać. Warto jest być transparentnym i poinformować interesariuszy, ponieważ niektórzy z nich mogą być w stanie Ci pomóc, a ponadto prędzej czy później i tak się dowiedzą o problemach i ich konsekwencjach, a niektórzy z nich mogą stanąć przed koniecznością wczesnych działań z ich strony (np. aby zaakceptować negatywną konsekwencję).

Przykład: komunikuj się skutecznie

Nierzadko zdarza się, że wysyłasz raporty do interesariuszy, a oni nie przekazują Ci żadnych informacji zwrotnych. Możesz wierzyć, że wszystko jest w porządku tylko dlatego, że nie ma negatywnych reakcji, chociaż może być zupełnie inaczej. Musisz być proaktywny i sprawdzić, czy rzeczywiście zapoznali się z raportem i czy spełnił on swoje zadanie, a także wykorzystać dane wejściowe, aby dostosować metodę komunikacji; w przeciwnym razie ten ukryty problem komunikacyjny może później spowodować poważne problemy, i będzie on już zbyt trudny do naprawienia.

Przykład: Weź odpowiedzialność

Łatwo obwiniać innych za słabe wyniki. Na przykład możesz chcieć, aby Twoja organizacja dała Ci pełne uprawnienia do zmiany wszystkiego w projekcie i robienia tego perfekcyjnie, ale tak się nie dzieje i w rezultacie projekt kończy się niepowodzeniem. To nie jest proaktywne podejście.

Proaktywne podejście polega na wzięciu odpowiedzialności i zrobieniu wszystkiego, co możliwe, w ramach ograniczeń. Nie możesz oczekiwać, że organizacja w pełni Ci zaufa i zapewni wszystko w nadziei na osiągnięcie dobrych wyników, zwłaszcza gdy widziała tak wiele nieudanych projektów. Musisz dokonać jednej małej poprawy w ramach ustalonych ograniczeń, użyć tego, aby zdobyć trochę zaufania, trochę więcej zasobów i trochę większą tolerancję, a następnie użyć tego, aby uzyskać nieco większą zakres modyfikacji i korekt w projekcie, aż do osiągnięcia stanu optymalnego.

▼ PDF