Nearly Universal Principles of Projects

Használj megismételhető elemeket

A projekt ad-hoc megközelítése túl sok energiát és erőforrást igényel, és mindig fennáll annak a veszélye, hogy néhány szükséges elem lemarad. A tennivalók leegyszerűsítésének legjobb módja az ismételhető elemek használata, és lehetőleg megismételhető ciklusokban történő alkalmazása.

Példa: Minőségellenőrző listák

Az ellenőrző lista egy egyszerű példa egy potenciálisan megismételhető elemre, amelyet sokan használnak magán- és szakmai életükben egyaránt. Vegyük egy szállítmány minőségi kritériumait, például:

Ezzel a szülő ellenőrzőlista egy eleme megismételhetővé válik az alatta lévő összes szállítmányhoz, ami időt és energiát takarít meg a tervezésben és a végrehajtásban.

Ennél is fontosabb, hogy miután ezt egy projektnél elkészítetted, testreszabhatod és a jövőben az összes hasonló projekthez használhatod, ami több projekt megismételhető tervezési formájává alakul.

Példa: Munkafolyamatok

Az egyes teljesítések vagy a hozzájuk kapcsolódó célok bizonyos lépéseket igényelnek, amelyek szabványossá és megismételhetővé válhatnak. Például, ha a szállítmányokat egyedileg kell megtervezni és jóváhagyni, készíthetsz egy egyszerű munkafolyamatot, amely egyértelművé teszi az összes lépést és átláthatóvá teszti minden érintett számára a hozzávetőleges időtartamokat, így sok probléma megelőzhetővé válik. Ügyelni kell azonban arra, hogy a munkafolyamatok ne legyenek túl bonyolultak vagy túl intenzívek a dokumentációban, mert ennek negatív következményei lesznek. A projektben részt vevő minden embernek olyannak kell tekintenie a munkafolyamatokat, amelyek támogatják a munkájukat és mindent megkönnyítenek számára, nem pedig olyan bürokratikus dokumentációnak, amely akadályozza a valódi munkáját.

Az agilis projektek iteratív fejlesztési megközelítésükben ismételhető elemeket tartalmaznak, ahol bizonyos típusú fejlesztési tevékenységek minden funkció esetén megismétlődnek; például. az XP általános napi rutinja (eXtreme Programming): párosítás, elem kiválasztása, táblán való tervezés, tesztszkriptek és kód elkészítése, kód integrálása stb.

A technikai tevékenységekhez használható megismételhető munkafolyamatok mellett a projektmenedzsment tevékenységek is rendelkezhetnek megismételhető elemekkel. A PMBOK® Guide, a PRINCE2® és a DSDM® folyamatai, a P3.express tevékenységei és a Scrum eseményei jó példák erre a koncepcióra.

Példa: Ciklusok

A projektek menedzselésében alkalmazott megismételhető elemek nagyon hasznosak lehetnek. Méginkább megkönnyítheti a munkát, ha megismételhető ciklusokba szervezzük őket. Ezek a ciklusok jelentősen leegyszerűsítik a projekt irányításában és vezetésében részt vevő emberek napi tevékenységét. A PMBOK® útmutatóban szereplő folyamatcsoportok ciklusokból (ha egy projekt több fázisból áll), a PRINCE2® szakaszokból, a P3.express napi, heti és havi folyamatciklusokból, a DSDM® iterációkból és idődobozokból, valamint a Scrum Sprintekből áll, amelyek mindegyike jó példa erre a koncepcióra.

A rövidebb ciklusokat könnyebb megérteni és használni, mint a hosszabbakat; pl. Sprintek a Scrumban, ellentétben a PMBOK® útmutató szerinti fázisokkal. Előfordulhat azonban, hogy a túl rövid ciklusok nem elegendőek bizonyos típusú projektek támogatásához. Ilyen esetben a megoldás több, egymásba ágyazott ciklus használata, például a DSDM® rövid időkeret-ciklusok használata hosszabb iterációs ciklusokkal, vagy a P3.express használata napi, heti és havi folyamatciklusokkal.

Példa: Módszerek

Egy módszertan vagy keretrendszer alkalmazása egy projektben egy újabb példa az ismételhető elemek használatára. Ez lehet egy meglévő rendszer, például PRINCE2®, P3.express, DSDM® vagy Scrum, vagy egy olyan, amelyet Te szabtál személyre vagy építettél fel. Általában azonban jobb ötlet a meglévő módszerek valamelyikével kezdeni, és az igényeidhez igazítani, mint a semmiből egy újat megépíteni.

Minden megismételhető elem absztrakt, és testreszabásra szorul, hogy a valós világhoz igazítsd ezeket. Az absztrakciónak és a testreszabás igényének azonban számos spektruma van: a kicsi, viszonylag konkrét minőségellenőrző listák a spektrum egyik végén találhatók, ahol a legkevesebb absztrakció és testreszabás szükséges, míg a módszertanok a másik végén vannak, ahol a legnagyobb a testreszabás igénye. Mindig vedd figyelembe a testreszabás szükségességét, különben az ismételhető elem nem fog megfelelően illeszkedni az igényeidhez.

discussion icon A NUPP Creative Commons licencű, nyílt és ingyenes.

discussion icon Fordította: Schwarz Vilmos

discussion icon A NUPP egyoldalas változata, nyomtatáshoz, vagy PDF készítéshez.