Használj megismételhető elemeket

A projekt ad-hoc megközelítése túl sok energiát és erőforrást igényel, és mindig fennáll annak a veszélye, hogy néhány szükséges elem lemarad. A tennivalók leegyszerűsítésének legjobb módja az ismételhető elemek használata, és lehetőleg megismételhető ciklusokban történő alkalmazása.

Példa: Minőségellenőrző listák

Az ellenőrző lista egy egyszerű példa egy potenciálisan megismételhető elemre, amelyet sokan használnak magán- és szakmai életükben egyaránt. Vegyük egy szállítmány minőségi kritériumait, például:

• Először is létrehozhatsz egy ellenőrző listát az összes kritériumról, ami a tervezés egy formája.
• A NUP6 azt javasolja, hogy próbáljuk meg általánosítani: Vannak más hasonló termékek a projektben? Ebben az esetben készíts egy általános minőségellenőrző listát az adott termékkategóriához, és használd ezt mindegyikhez. Ha vannak eltérések, tartsd meg az általános listát, és készíts néhány további elemet az egyes leszállítandó termékekhez. Így megismételhető ellenőrző listáid lesznek.
• Miután elkészítetted az általános ellenőrző listákat a különböző típusú leszállítandó anyagokhoz, néha ismétlődő elemeket találsz közöttük, ami egy virtuális szülőkategóriát von maga után. Ebben az esetben ahelyett, hogy megismételnéd az összes általános ellenőrzőlista elemeit, egy szülő ellenőrzőlistába gyűjtheted őket. A végén valószínűleg egyetlen általános ellenőrző listád lesz az egész projekthez. A Scrum “kész definíciója” egy példa a projektszintű minőségellenőrző listák használatára (többek között). Ezzel minden leszállítandó egy kategóriahierarchiába fog tartozni, és meg kell felelnie a láncukban szereplő összes kategória ellenőrzőlistájának.

Ezzel a szülő ellenőrzőlista egy eleme megismételhetővé válik az alatta lévő összes szállítmányhoz, ami időt és energiát takarít meg a tervezésben és a végrehajtásban.

Ennél is fontosabb, hogy miután ezt egy projektnél elkészítetted, testreszabhatod és a jövőben az összes hasonló projekthez használhatod, ami több projekt megismételhető tervezési formájává alakul.

Példa: Munkafolyamatok

Az egyes teljesítések vagy a hozzájuk kapcsolódó célok bizonyos lépéseket igényelnek, amelyek szabványossá és megismételhetővé válhatnak. Például, ha a szállítmányokat egyedileg kell megtervezni és jóváhagyni, készíthetsz egy egyszerű munkafolyamatot, amely egyértelművé teszi az összes lépést és átláthatóvá teszti minden érintett számára a hozzávetőleges időtartamokat, így sok probléma megelőzhetővé válik. Ügyelni kell azonban arra, hogy a munkafolyamatok ne legyenek túl bonyolultak vagy túl intenzívek a dokumentációban, mert ennek negatív következményei lesznek. A projektben részt vevő minden embernek olyannak kell tekintenie a munkafolyamatokat, amelyek támogatják a munkájukat és mindent megkönnyítenek számára, nem pedig olyan bürokratikus dokumentációnak, amely akadályozza a valódi munkáját.

Az agilis projektek iteratív fejlesztési megközelítésükben ismételhető elemeket tartalmaznak, ahol bizonyos típusú fejlesztési tevékenységek minden funkció esetén megismétlődnek; például. az XP általános napi rutinja (eXtreme Programming): párosítás, elem kiválasztása, táblán való tervezés, tesztszkriptek és kód elkészítése, kód integrálása stb.

A technikai tevékenységekhez használható megismételhető munkafolyamatok mellett a projektmenedzsment tevékenységek is rendelkezhetnek megismételhető elemekkel. A PMBOK^® Guide, a PRINCE2^® és a DSDM^® folyamatai, a P3.express tevékenységei és a Scrum eseményei jó példák erre a koncepcióra.

Példa: Ciklusok

A projektek menedzselésében alkalmazott megismételhető elemek nagyon hasznosak lehetnek. Méginkább megkönnyítheti a munkát, ha megismételhető ciklusokba szervezzük őket. Ezek a ciklusok jelentősen leegyszerűsítik a projekt irányításában és vezetésében részt vevő emberek napi tevékenységét. A PMBOK^® útmutatóban szereplő folyamatcsoportok ciklusokból (ha egy projekt több fázisból áll), a PRINCE2^® szakaszokból, a P3.express napi, heti és havi folyamatciklusokból, a DSDM^® iterációkból és idődobozokból, valamint a Scrum Sprintekből áll, amelyek mindegyike jó példa erre a koncepcióra.

A rövidebb ciklusokat könnyebb megérteni és használni, mint a hosszabbakat; pl. Sprintek a Scrumban, ellentétben a PMBOK^® útmutató szerinti fázisokkal. Előfordulhat azonban, hogy a túl rövid ciklusok nem elegendőek bizonyos típusú projektek támogatásához. Ilyen esetben a megoldás több, egymásba ágyazott ciklus használata, például a DSDM^® rövid időkeret-ciklusok használata hosszabb iterációs ciklusokkal, vagy a P3.express használata napi, heti és havi folyamatciklusokkal.

Példa: Módszerek

Egy módszertan vagy keretrendszer alkalmazása egy projektben egy újabb példa az ismételhető elemek használatára. Ez lehet egy meglévő rendszer, például PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® vagy Scrum, vagy egy olyan, amelyet Te szabtál személyre vagy építettél fel. Általában azonban jobb ötlet a meglévő módszerek valamelyikével kezdeni, és az igényeidhez igazítani, mint a semmiből egy újat megépíteni.

Minden megismételhető elem absztrakt, és testreszabásra szorul, hogy a valós világhoz igazítsd ezeket. Az absztrakciónak és a testreszabás igényének azonban számos spektruma van: a kicsi, viszonylag konkrét minőségellenőrző listák a spektrum egyik végén találhatók, ahol a legkevesebb absztrakció és testreszabás szükséges, míg a módszertanok a másik végén vannak, ahol a legnagyobb a testreszabás igénye. Mindig vedd figyelembe a testreszabás szükségességét, különben az ismételhető elem nem fog megfelelően illeszkedni az igényeidhez.

▼ PDF