Legyél mindig proaktív

Természetes hajlamunk van arra, hogy reaktívak legyünk. Ez segíthet megőrizni az energiánkat a lényegtelen ügyek kezelésében, vagy jobb végkifejletet eredményezhet, ha olyasmivel foglalkozunk, amiben teljesen inkompetensek vagyunk. Ezek a helyzetek eltérnek a mi projektjeinktől. Itt proaktív módon érhetünk el jobb eredményeket.

Példa: Tervezés

Ha új helyre szeretnél autózni, és késésben vagy, akár azonnal megkezdheted a vezetést, hogy “időt takaríts meg”, és az esetleges problémákat majd akkor kezeled, amikor azok felmerülnek. A proaktív megközelítés az, hogy már a tevékenységek elején szánunk egy kis időt, és úgy állítjuk be a navigációs rendszert, hogy a forgalom és az esetleges balesetek és dugók alapján a leggyorsabb útvonalat adja meg. Ezután indulunk el. Ez egy kis időráfordítást jelent a végrehajtás előtt, amelynek segítségével elkerülhetők a későbbi problémák, és így időt takaríthatunk meg.

Ellentétben azzal, amit egyesek az Agilis projektekről gondolnak, a tervezés mindig szükséges, és ez csak a tervek típusában és részleteiben tér el. A végrehajtás előtti tervezés a proaktív megközelítés.

Emlékezz az idézetre: adj hat órát, hogy kivágjak egy fát, és az első négyet a fejsze élezésével töltöm.

Ha ez egy prediktív projekt, akkor 4 órát tölthetsz a fejszéd élezésével, mert biztos vagy abban, hogy egy fát fogsz kivágni. Egy Agilis projektben nem lehetsz biztos abban, hogy fát fogsz kivágni, letört ágakat fogsz összegyűjteni, gyepet fogsz gondozni, szenet fogsz bányászni vagy valami mást. Mindazonáltal ebben az esetben is szükség van egy általános felkészülésre (tudnod kell, hogy hol van a legközelebbi szerszámüzlet), és egy konkrét előkészületre (élezésre), ami után egy bizonyos megoldásra fogsz koncentrálni. Ez a tervezés.

Példa: A tervezés tervezése

A projekt végrehajtásának megtervezése egy proaktív megközelítés. Ez a proaktivitás akár ki is terjeszthető, ha megtervezzük a végrehajtás megtervezésének módját is. Ezt teszik a PMBOK^® Guide menedzsment terv koncepciója, a PRINCE2^® menedzsment stratégiái és a DSDM^® megközelítései.

Példa: Folyamatos tervezés

A valóság ritkán egyezik meg azzal, amit elterveztünk, és ez így rendben is van – de folyamatosan módosítanunk kell terveinket, hogy azok reálisak és praktikusak maradjanak. Ezt azonnal meg kell tennünk, amikor alkalmazkodásra van szükség, és nem akkor, amikor problémákba ütközünk. Ez egy proaktív megközelítés.

Példa: Kockázatkezelés

A kockázatkezelés teljes koncepciója a proaktivitáson alapul: amikor bizonytalan eseményekkel nézünk szembe, ahelyett, hogy megvárnánk, hogy mi történik, majd reagálunk rájuk, átgondoljuk a lehetőségeket és a hatásokat, megfontoljuk a válaszokat, és valószínűleg teszünk is valamit, mielőtt megtörténne.

Vedd figyelembe, hogy amit a projektekben csinálunk, az komoly; néha az emberek életéről van szó.

Példa: Meghatározott szerepek és felelősségek

Hagyhatod a projektcsapat tagjait, hogy egyértelmű szerepek és felelősségek nélkül dolgozzanak, és előbb-utóbb megjelenik a szerepek és felelősségek egy formája, de ez túl költséges, és nem biztos, hogy jól működik. A proaktív megközelítés az, hogy ezeket korán meghatározzuk és szükség szerint módosítjuk. Ez mindenki számára megkönnyíti a munkát, és ahelyett, hogy eldöntenék, ki mit csináljon, az alkotásra összpontosíthatnak.

A szerepek száma és változatossága a projekt típusától és méretétől függ; ez lehet egy egyszerű definíció, mint például a Scrumban, lehet mérsékelt, mint például a P3.expressben, vagy valami átfogó, mint a DSDM^®-ben és a PRINCE2^®-ban. Ne felejtsd el azonban, hogy ezekben a módszerekben a szerepleírások csak a vezetési tevékenységekre vonatkoznak. Mindig hozzá kell adnod a szerepleírásokat a technikai tevékenységekhez is.

Példa: Döntési lehetőségek

Törölni vagy folytatni kell a projektet?

Ritkán fordul elő, hogy csak két lehetőség van, még akkor is, ha a kérdésből ez következik. Proaktív megközelítést kell alkalmaznod, és mérlegelned kell minden választását, mielőtt döntést hozol. Módosíthatod a projekt hatókörét; szüneteltetheted, amíg valami más nem tisztázódik; vagy esetleg megváltoztathatod a projekt megvalósításának módját (pl. kiszervezés) stb.

Példa: Kritikus gondolkodás

Mindannyiunknak számos előítélete van, amelyek egyrészt segítenek túlélni, másrészt rossz döntések irányába befolyásolnak bennünket. A projekttel kapcsolatos fontos döntések meghozatalakor a legjobb, ha egy kis szünetet tartunk, és mérlegelünk minden olyan torzítást, amely befolyásolhatja döntésünket, mielőtt problémákat okozna.

Referenciaként használhatod a megerősítési torzítások listáját a Wikipédiában: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases

Léteznek döntéshozatali keretrendszerek is, amelyek segítségével jobb döntéseket hozhatsz. Eleinte zavaró, sőt bosszantó lehet a használatuk, de hamarosan megszokod őket, és különösebb erőfeszítés nélkül alkalmazod majd ezeket.

Példa: Átláthatóság

Nem szeretünk késni a projektben, vagy bármilyen más problémába ütközni, de ez nem jelenti azt, hogy ezeket el kell titkolnunk. Legyél átlátható, és tájékoztasd az érintett feleket, mert lehet, hogy néhányan segíthetnek majd Neked. Előbb-utóbb amúgy is értesülnek a problémákról és azok következményeiről ők is. Ráadásul előfordulhat olyan, akinél korai intézkedésre lesz szükség (pl. a negatív következmények elfogadása).

Példa: Hatékony kommunikáció

Gyakran előfordulhat, hogy riportot küldesz az érintett feleknek, akik nem adnak semmilyen visszajelzést. Ilyen esteben hiheted azt, hogy minden rendben van csak azért, mert nincs negatív visszajelzés, bár lehet, hogy ez nem így van. Proaktívnak kell lenned, és ellenőrizned kell, hogy valóban tudomásuk van-e a riportban szereplő információról, és hogy az megfelelt-e a célnak. Használd fel a válaszokat a kommunikációs módszereid finomítására. Ellenkező esetben ez a rejtett probléma komoly fejfájást okozhat később, amikor már túl nehéz lesz javítani.

Példa: Felelősség vállalás

Könnyű másokat hibáztatni a rossz eredményekért. Például előfordulhat, hogy a szervezettől teljes felhatalmazást kérsz, hogy mindent megváltoztathass a projektben, és tökéletesen végezd a munkádat, de nem kapod meg, és ennek eredményeként a projekt meghiúsul. Ez nem proaktív megközelítés.

A proaktív megközelítés a felelősségvállalás és ha mindent megteszel a korlátokon belül. Nem várhatod el a szervezettől, hogy teljes mértékben megbízzon benned, és mindent megadjon a jó eredmények reményében, különösen akkor, ha már sok sikertelen projektet láttak. Ilyen esetben azt teheted, hogy egy kis fejlesztést végzel a meghatározott korlátokon belül, és ezt egy kis bizalom megszerzésére használod fel. Például egy kicsit több erőforrásra és tűrőképességre a korlátokkal szemben. Majd ezt felhasználd egy kicsit nagyobb fejlesztésre, és így tovább, amíg el nem éred az optimális célt.

▼ PDF