Őrizd meg és optimalizáld az energiádat és az erőforrásaidat

Az erőforrások korlátozottak. A projekt rendelkezésére álló erőforrások korlátozottak, csakúgy, mint a jó döntések meghozatalához szükséges mentális energia. Meg kell őrizned és optimalizálnod kell ezt az erőforrást saját magad és a projekt számára, és segítened kell a csapat többi tagjának is ebben.

Példa: A 80/20 szabály

A projektmenedzsment lehetséges eredményeinek nagy része elérhető az erőfeszítések egy kis részének felhasználásával. A legtöbb esetben a lehetséges eredmények 100%-ának megcélzása nagyon költséges és indokolatlan. Ezt a szabályt minden tevékenységében figyelembe kell venned, és másokat is erre kell ösztönöznöd.

Példa: Döntési kimerültség

Egyetlen mentális energiaforrást használunk mindenféle döntés meghozatalára, és az akaraterő kifejezésére is. Ha ebből a forrásból túl sokat használunk fel szükségtelen vagy lényegtelen döntések meghozatalára, kevesebb energiánk lesz a fontos döntésekre, ami gyenge eredményekhez vezethet. Ez az egyik oka annak, hogy kerülnünk kell a mikro-menedzsmentet (jó példa ennek elkerülésére a PRINCE2^® „kivételkezelés” elve).

Az ötletekkel kapcsolatos konfliktusok hasznosak lehetnek, de azok, amelyek emberekről szólnak, általában károsak a projektre, és ennek egyik következménye az, hogy kiszívja a csapattagok mentális energiáját. Ha ilyen konfliktust észlelsz, mindent meg kell tenned annak érdekében, hogy megtaláld a kiváltó okot és azután feloldjad azt.

Példa: Törődj magaddal!

A meghozott döntések és az általad kifejezett akaraterő elhasználja mentális energiaforrásaidat. Ugyanakkor ez a forrás tele van energiával, ha megfelelően alszol és étkezel. Tehát nagyon vigyázz magadra: aludj, pihenj eleget, és étkezz helyesen. Ha káros szokásaid vagy problémáid vannak az alvással, nem kell egyedül megbirkóznod vele; sok szakember tud segíteni az ilyen helyzetek megoldásában. A fizikai aktivitás szintén segíthet az energiaforrások karbantartásában, bár a tanulmányok még nem meggyőzőek ebben a kérdésben.

Próbáld ösztönözni a csapat tagjait, hogy ugyanazt tegyék, mint Te. Először is győződj meg arról, hogy fenntartható ütemben és nem túlzottan sok túlórával dolgoznak. Ezután, ha van lehetőséged, próbálj energikus, egészséges ételeket, harapnivalókat és italokat kínálni munkaidőben.

Példa: Munka és magánélet egyensúlya

Sokan szeretjük, amit csinálunk, de ez még mindig nem minden, amire az életben szükségünk van. Ugyanúgy, ahogy optimalizálod a munkádat, a magánéletedet is meg kell tervezned és meg kell valósítanod az ötleteidet, hogy az örömteli és boldog legyen. Ha boldogabb vagy, a munkában is sikeresebb lehetsz. Ha teheted, próbáld ösztönözni a csapattagokat is, hogy tegyék ugyanezt.

Példa: Motiváció

A motiváció összetett fogalom. Van néhány érdekes és hasznos forrás a témában, és számos nem igazán tudományos is. Ennek ellenére érdemes megismerni és folyamatosan használni, mert növeli a csapat mentális energiáját és a projektek jobb eredményének lehetőségét.

A motiváció lehet olyan egyszerű, hogy egy kedves mosollyal vagy egy egyszerű „köszönöm”-mel tudatod az emberekkel, hogy elismered a munkájukat. Azonban óvatosnak kell lenned, mert a motiváció számos elterjedt formájának, például a kis pénzjutalmaknak negatív hatása van.

Példa: Együttműködés és csapatmunka

Az együttműködő emberek néha képesek jobb eredményeket elérni, de ami még fontosabb, az ember egy társas lény és élvezi, hogy egy csoporthoz tartozhat. Ha sikerül eltávolítani a csapatmunka negatív aspektusait, és kellemes környezetet teremteni, boldogabb csapattagok lesznek a projektben.

Óvatosnak kell lenni azonban, mert az emberek különbözőek, és egyeseknek több pihenésre, összpontosításra és magányra van szükségük, mint másoknak; ez általában egy kiegyensúlyozási kérdés.

Példa: Az egy-csapat kultúra

A különböző érdekelt felek hajlamosak arra, hogy alcsoportokat alakítsanak ki, és feszültséget generáljanak más csoportokkal; például azok az emberek, akik a projekt üzleti vonatkozásaira összpontosítanak, szemben azokkal, akik a terméket építik. Ez a feszültség rengeteg energiát emészt fel mindkét oldalról, többek között ezért is érdemes az egy-csapat kultúrát kiépíteni, ahol mindenki közösen dolgozik ugyanazon cél érdekében.

Példa: A tömeg bölcsessége

Ha egy sokszínű embercsoport összegyűlik és facilitált környezetben dolgozik, akkor ez a csoport nagyon jó eredményeket, ötleteket és megoldásokat elérhet el, amelyek még annál is jobbak lehetnek, mint azok, amelyek egyetlen szakértőtől származnak.

Ha megvan a lehetőséged, rendszeresen kérd meg a csapat tagjait, hogy segítsenek megoldani a projekt során felmerülő nagyobb problémákat. Amellett, hogy jó eredményeket érhetsz így el, azt is közvetítheted a csapattagok felé, hogy véleményüket értékelik, és fontos szerepet játszanak a projektben, ami pedig az energiaszintjük növekedését eredményezi. A P3.express E02. tevékenysége egy jó példa a tömeg bölcsességének projektekben való alkalmazására.

Példa: A projekt fő-facilitátora

Ha egy projektmenedzser vagy, akkor a legtöbb tevékenység, amit végzel, facilitációs jellegű (vagy legalábbis annak kellene lennie). Esetleg tapasztalhatod azt is, hogy a csapattagoknak rossz élményeik vannak korábbról a projektmenedzserekkel, és ezek a tapasztalatok hatással vannak az Veled való kapcsolatukra. Ennek következményeként az energiájuk egy részét arra fordítják, hogy elemezzék a viselkedésedet potenciális fenyegetéseket kutatva, ahelyett, hogy bíznának Benned. Ebben az esetben változtasd meg a beosztását projektmenedzserről a projekt fő-facilitátorává. Végül is ez az, amit valójában csinálsz a projektben.

▼ PDF