Μην κάνεις κάτι χωρίς ξεκάθαρο σκοπό

Δεν θα πρέπει να κάνεις κάτι, εκτός και αν υπάρχει ξεκάθαρος σκοπός. Φαντάσου δύο παράλληλους κόσμους όπου τα πάντα είναι τα ίδια εκτός από αυτό με το οποίο ασχολείσαι: Πόσο διαφορετικοί θα μπορούσαν να είναι αυτοί οι κόσμοι? Αξίζει αυτή η διαφορά την προσπάθεια την οποία κάνεις?

Εάν δεν υπάρχει ξεκάθαρος σκοπός στο μυαλό σου και κάνεις κάτι επειδή το κάνουν όλοι οι άλλοι ή το λένε όλοι ότι είναι σημαντικό να το κάνεις, τότε:

• Μπορεί να μην υπάρχει κάποιο όφελος στην δική σου περίπτωση και επιπρόσθετα μπορεί να μην κερδίσεις τίποτα

• Μπορεί να έχει δυνητικά οφέλη στην περίπτωση σου, αλλά επειδή δεν υπάρχει ο σκοπός στο μυαλό σου, ο τρόπος που ενεργείς μπορεί να μη σε βοηθήσει να αντιληφθείς τα οφέλη

Παράδειγμα: Χαρτοφυλάκια και Προγράμματα

Εάν σχετίζεσαι με την επιλογή και την αρχικοποίηση έργων, θα πρέπει να σιγουρεύεις ότι επικεντρώνεσαι στα κέρδη και στα προβλήματα που πρέπει να επιλυθούν, παρά στο παραγόμενο προϊόν από το οποίο προκύπτουν. Κλασικό παράδειγμα αποτελεί εκείνο του κατασκευαστή ασανσέρ, που λάμβανε παράπονα για την ταχύτητά των ασανσέρ και έτσι έτρεχε διάφορα έργα για την αύξηση της ταχύτητας χωρίς ιδιαίτερη επιτυχία. Αυτό συνεχίστηκε έως ότου αποφάσισαν να επικεντρωθούν στο πρόβλημα (πλήξη ή δυσφορία των ανθρώπων), παρά στην ουδέτερη λύση (ταχύτερα ασανσέρ). Το αποτέλεσμα ήταν η προσθήκη καθρεφτών στα ασανσέρ, με αποτέλεσμα την απλή και φτηνή επίλυση του προβλήματος.

Θυμηθείτε ότι η διαχείριση έργων είναι κυρίως η εκτέλεση των ενεργειών σωστά, ενώ η διαχείριση των χαρτοφυλακίων έχει να κάνει με το να κάνεις τις σωστές ενέργειες. Δεν έχει σημασία πόσο σωστά τρέχεις τα έργα σου; δε θα λειτουργήσει σωστά εάν εκτελείς λάθος έργα. Έχουν να κάνουν όλα με το να υπάρχει ένας σκοπός.

Παράδειγμα: Έργο σαν ολότητα

Η ευελιξία του παραγόμενου προϊόντος ποικίλει μεταξύ διαφόρων έργων. Σε κάποια IT development έργα, το προϊόν είναι εντελώς ευέλικτο και η τελική του μορφή εξαρτάται από την ανατροφοδότηση που θα δημιουργηθεί από τις αλλεπάλληλες αυξήσεις (increments) του προϊόντος κατά τη διάρκεια του έργου, το οποίο και απαιτεί μια προσαρμοστική (Agile) προσέγγιση. Αυτό σε πρακτικούς όρους σημαίνει έναν συνδυασμό των επιπέδων τού έργου, του χαρτοφυλακίου και του προγράμματος και απαιτεί να υπάρχει μέγιστη προσοχή προς τον απόλυτο στόχο. Είναι μια καλή ιδέα η καταγραφή του σκοπού και η εύκολη πρόσβαση της; Αυτός είναι ένας από τους στόχους του «οράματος προϊόντος» όπως συνηθίζεται να χρησιμοποιείται σε κάποια Scrum έργα. Η προσοχή στην επιχειρηματική αξία στα Agile έργα, αποτελεί στην ουσία τον τρόπο με τον οποίο διασφαλίζουν την ευθυγράμμιση με τον σκοπό.

Σε άλλου τύπου έργα, όπου το παραγόμενο προϊόν είναι σχετικά αμετάβλητο και υπάρχουν άλλοι μηχανισμοί έτσι ώστε να διασφαλίσουν ότι το παραγόμενο τελικό προϊόν θα ικανοποιεί το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκε, είναι πιθανό για τα μέλη της ομάδας του έργου να μετατοπίσουν ένα μεγάλο μέρος της προσοχής τους από τον σκοπό στο παραγόμενο προϊόν (Ως εκ τούτου και η βασική αξία του PRINCE2^® “εστίαση στα προϊόντα»), αλλά παρόλα αυτά, μια ελάχιστη εστίαση στο σκοπό απαιτείται ακόμη και σε αυτήν την περίπτωση έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι ικανοποιεί το σκοπό, το οποίο και επιτυγχάνεται συγκρίνοντας τα προβλέψιμα με τα προσδοκόμενα οφέλη (Ως εκ τούτου και η βασική αξία του PRINCE2^® «συνεχή επιχειρηματική αιτιολογία» αλλά και το «Business Case» θέμα του PRINCE2^®).

Όταν ένα έργο τρέχει για έναν εξωτερικό πελάτη, ο πελάτης θα έχει τον δικό του ξεχωριστό σκοπό για το έργο, ενώ η εταιρεία σου θα έχει ένα διαφορετικό σκοπό. Θα πρέπει να καταλάβεις και να χρησιμοποιήσεις και τα δύο έτσι ώστε να πετύχεις πραγματικά.

Παράδειγμα: Επιτήρηση έργου

Η εστίαση στον απόλυτο σκοπό είναι απαραίτητη, αλλά μπορεί να είναι πολύ αφηρημένη για πολλές από τις καθημερινές χρήσεις. Για το λόγο αυτό απαιτείται μια ιεραρχία από οδηγούς έτσι ώστε να καταστεί περισσότερο πρακτική. Αρχικά, ορίζονται η αιτιολόγηση και τα οφέλη του έργου με βάση τον απόλυτο σκοπό και έπειτα θα υπάρξουν έμμεσοι αλλά και ξεκάθαροι στόχοι για τις μεταβλητές του έργου (πχ χρόνος, κόστος και ποιότητα) για την ικανοποίηση της αιτιολογίας (justification) που με τη σειρά της θα ικανοποιήσει τον απόλυτο σκοπό. Αυτοί είναι στόχοι χαμηλότερου επιπέδου οι οποίοι και είναι χρήσιμοι για πολλές από τις καθημερινές εργασίες.

Όταν ερχόμαστε στην επιτήρηση, η χαμηλότερου επιπέδου επιτήρηση πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας τις χαμηλότερου επιπέδου μεταβλητές, διότι μπορεί να μην είναι πιθανό να ανιχνευτεί ο απόλυτος σκοπός. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει επίσης να υπάρχουν οι στόχοι κατά νου: ποιος είναι ο σκοπός της επιτήρησης?

Μια σωστή και αποδεκτή απάντηση είναι να εξετάσουμε εάν είμαστε στο σωστό δρόμο και αν δεν είμαστε, να προκαλέσουμε μια βέβαιη αντίδραση που θα μας επαναφέρει στο σωστό δρόμο ή να προσαρμόσουμε τους στόχους και να εξετάσουμε εάν ακόμη μπορούν να ικανοποιήσουν τον απόλυτο σκοπό. Επιπρόσθετα, οι μετρήσεις μας, θα πρέπει να είναι ικανές να μας βοηθήσουν με το χαμηλότερου επιπέδου σκοπό και οι κατάλληλες μετρήσεις είναι προβλέψεις για τις μεταβλητές κατά την ολοκλήρωση πχ πότε θα είμαστε ικανοί να ολοκληρώσουμε το έργο? Πόσα χρήματα θα χρειαστούμε για την ολοκλήρωση του έργου? Όλες οι υπόλοιπες μετρήσεις, όπως οι σχεδιαζόμενες και οι πραγματικές τιμές μέχρι σήμερα, είναι απλά προσωρινές τιμές που απαιτούνται για τον υπολογισμό των προβλέψεων, και όχι οι τελικές τιμές που χρησιμεύουν για διαχειριστικούς σκοπούς.

Παράδειγμα: Έγγραφα

Ανεξαρτήτως της development προσέγγισης που χρησιμοποιείται στο έργο, ο προγραμματισμός είναι πάντα απαραίτητος. Η σημαντική ερώτηση είναι το επίπεδο της λεπτομέρειας σε κάθε είδους πλάνου. Εάν δεν υπάρχει επαρκή λεπτομέρεια στο πλάνο, το πλάνο δε θα είναι ικανό να συμβάλει αρκετά, και η υλοποίηση του έργου θα βασίζεται σε ad hoc αποφάσεις και όχι σε ολοκληρωμένες και ολιστικές. Από την άλλη, αρκετοί προσπαθούν να είναι προσεκτικοί και προσθέτουν υπερβολική λεπτομέρεια στα πλάνα, προκαλώντας δυσκολία στη δημιουργία και συντήρηση τους αλλά και καθιστώντας τα άκαμπτα στις αβεβαιότητες του έργου. Σαν αποτέλεσμα το πλάνο γίνεται μη ρεαλιστικό και άχρηστο.

Ο καλύτερος τρόπος για να αποφασίσεις για το επίπεδο της λεπτομέρειας είναι να έχεις ένα σκοπό στο μυαλό για κάθε στοιχείο στο πλάνο. Για παράδειγμα, εάν εξετάζεις την προσθήκη πόρων στο πλάνο, θα πρέπει να έχεις ένα στόχο για αυτό; Πώς πρόκειται να το χρησιμοποιήσεις? Πώς το συγκεκριμένο γεγονός θα βοηθήσει το έργο? Πόση προσπάθεια θα χρειαστεί? Και εν τέλει αξίζει?

Κάποιες φορές σχετίζεται με την απόφαση εάν θέλεις να έχεις ένα συγκεκριμένο στοιχείο στα πλάνα σου και κάποιες φορές σχετικά με τον τρόπο που θέλεις να προγραμματίσεις ή να ετοιμάσεις κάτι. Είτε πρόκειται για ένα business case, είτε για ένα χάρτη έργου, είτε για μια αναφορά: θα πρέπει να διερωτάται κανείς για ποιο λόγο ετοιμάζει το συγκεκριμένο έγγραφο και πως θα μπορέσει να βοηθήσει το έργο.

Ψάχνοντας για ένα «πρότυπο» είναι το αντίθετο από το να κάνεις κάτι με βάση ένα σκοπό.

Παράδειγμα: Αναφορά κατάστασης

Είναι σύνηθες να έχουμε πραγματικά μεγάλες αναφορές κατάστασης σε πολλά έργα. Βασισμένο σε αυτό το NUP, θα πρέπει να διερωτόμαστε ποιος ο σκοπός της συγκεκριμένης αναφοράς και πως μπορούμε να επιτύχουμε τον συγκεκριμένο σκοπό, ανεξαρτήτως του τι κάνουν οι περισσότεροι.

Αυτό, σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να μας οδηγήσει στο να ετοιμάζουμε πολύ απλές, μιας σελίδας αναφορές, τις οποίες οι ενδιαφερόμενοι πραγματικά διαβάζουν και καταλαβαίνουν, σε σχέση με μακροσκελείς αναφορές. Αυτό είναι η επικέντρωση στο σκοπό.

Όμως, αν ετοιμάζεις αναφορές μιας σελίδας, κάποιοι μπορούν να σου εναντιωθούν και να πιστέψουν ότι δεν έχεις ένα πρέπον σύστημα επιτήρησης σε λειτουργία. Στην πράξη, αυτό δημιουργεί για εσένα ένα δεύτερο σκοπό (επιπρόσθετα του πρώτου σκοπού, που είναι η βοήθεια στους ενδιαφερόμενους να κατανοήσουν την κατάσταση του έργου) και για να τον εκπληρώσεις, μπορείς απλά να δημιουργήσεις ένα δεύτερο είδος αναφοράς που θα είναι πολύ πιο μακροσκελής. Όμως, δε θα πρέπει να αναμιχθεί με την προηγούμενη πρώτη αναφορά, διότι οι σκοποί τους δεν είναι οι ίδιοι.

Παράδειγμα: Business Case και Χάρτης έργου

Ετοιμάζοντας έγγραφα όπως το business case και ο χάρτης έργου είναι συνήθως μια βαρετή, ατελέσφορη και γραφειοκρατική αναγκαιότητα για τους περισσότερους ανθρώπους, ενώ όλα αυτά τα έγγραφα έχουν έγκυρους στόχους που εφαρμόζονται στα περισσότερα έργα. Εάν προσπαθήσεις να βρεις ένα υπόδειγμα και κάθε φορά να το συμπληρώνεις, απλά ο χρόνος ξοδεύεται; Ενώ από την άλλη θα μπορούσες να ελέγξεις τον πραγματικό σκοπό αυτών των εγγράφων, να δεις αν και πως μπορούν να καταστούν χρήσιμα για το έργο σου και μετά να προετοιμάσεις το έγγραφο με τον τρόπο που προτιμάς, μόνο και μόνο για να εκπληρώσεις τους συγκεκριμένους στόχους: αυτό θα ήταν το κατάλληλο έγγραφο.

Ενώ σκέφτεσαι τον τρόπο προετοιμασίας των εγγράφων για την εκπλήρωση των στόχων, είναι δυνατό να μη σκεφτείς κάθε σενάριο και κάτι να παραλείψεις. Για να το αποτρέψεις αυτό, μπορείς να ελέγξεις τι αναφέρουν διαφορετικές πηγές γνώσεων όπως το PRINCE2^®, PMBOK^® Guide, P3.express και DSDM^®-προτείνει, και έπειτα να εκτιμήσεις τις προτάσεις αυτές με βάση τους στόχους.

Παράδειγμα: Μετά το έργο

Ενώ το έργο έχει ένα συγκεκριμένο στόχο, και μπορούμε να εξετάσουμε τον συγκεκριμένο στόχο κατά τη διάρκεια του έργου, η συνειδητοποίηση του στόχου εκτιμάται κυρίως με βάση τις προβλέψεις που γίνονται κατά τη διάρκεια του έργου. Δεν θα πρέπει παρόλα αυτά να τον ξεχνάμε όταν το έργο ολοκληρώνεται. Είναι σημαντικός ο έλεγχος της συνειδητοποίησης των στόχων μετά την ολοκλήρωση του έργου, διότι

• Μπορούμε να δούμε πώς οι απόλυτοι στόχοι επιτευχθήκαν και να μάθουμε από αυτό για μελλοντικά έργα
• Μερικές φορές οι στόχοι επιτυγχάνονται μόνο όταν εκτελούμε κάποιες επιπρόσθετες εργασίες μετά την ολοκλήρωση του έργου και η κατανόηση της αναγκαιότητας αυτών των επιπρόσθετων εργασιών απαιτεί επιτήρηση

Η επιτήρηση μετά το έργο είναι ένα απαραίτητο βήμα στο να οδηγούμαστε σύμφωνα με το στόχο. Είναι κυρίως ευθύνη του συστήματος διαχείρισης του προγράμματος και του χαρτοφυλακίου και επειδή οι περισσότερες εταιρίες δεν διαθέτουν τέτοια επίπεδα διαχείρισης, αυτό το βήμα συνήθως αμελείται. Αυτός είναι και ο λόγος που μέθοδοι όπως το P3.express και DSDM^® προσθέτουν το συγκεκριμένο βήμα στις μεθοδολογίες τους διαχείρισης έργων.

Παράδειγμα: Απλότητα

Ο κόσμος είναι πολύπλοκος και χαοτικός, αλλά τα μοντέλα μας είναι αφηρημένες προσεγγίσεις που αντανακλούν τμήματα του κόσμου και επομένως μπορεί να είναι απλά. Από την άλλη, τα απλά συστήματα συνήθως λειτουργούν καλύτερα, διότι μπορούμε να επικεντρωθούμε στην κύρια ιδέα.

Πολλοί από εμάς προσπαθούν να επιτύχουν καλύτερα αποτελέσματά, προσθέτοντας πολυπλοκότητα στα συστήματα, ελπίζοντάς ότι έτσι θα ταιριάξουν την πολυπλοκότητα του κόσμου, ακόμη και αν στην πράξη αυτό κάνει το σύστημα δύσκολο να συνεργαστεί και συνήθως μας εμποδίζει από την ικανοποίηση του στόχου.

Παράδειγμα: Προσαρμογή

Ένα κομμάτι λογισμικού (software) για μουσική streaming έχει μια τελείως διαφορετική συνθήκη από ένα άλλο που θα χρησιμοποιηθεί για εξοπλισμό σε ένα νοσοκομείο ή αεροπλάνο, όπου οι ζωές των ανθρώπων θα εξαρτώνται από αυτό, ή από ένα κομμάτι λογισμικού που θα χρησιμοποιηθεί σε έναν δορυφόρο όπου θεωρείται ότι θα λειτουργήσει για πολλά χρόνια δίχως να χαλάσει και όλα είναι διαφορετικά στο να χτίζεις μια καλοκαιρινή βίλλα, έναν σταθμό πυροσβεστικής ή ένα σταθμό ενέργειας.

Όταν υπάρχουν οι στόχοι κατά νου, θα καταλάβεις καλύτερα πώς να προσαρμόζεις τα συστήματα και τα αποτελέσματα για διαφορετικά έργα.

▼ PDF