Συντήρηση και βελτιστοποίηση της δυναμικής και των πόρων

Οι πόροι είναι περιορισμένοι. Οι πόροι που είναι διαθέσιμοι για το έργο είναι περιορισμένοι, όπως επίσης και η πνευματική ενέργεια που έχει κάποιος για να λαμβάνει σωστές αποφάσεις. Θα έπρεπε τα στοιχεία αυτά να συντηρούνται από τον καθένα για τον εαυτό του και το έργο και να βοηθάει και τους άλλους να κάνουν το ίδιο.

Παράδειγμα: Κανόνας 80/20

Ένα μεγάλο μέρος από τα πιθανά οφέλη της διοίκησης ενός έργου επιτυγχάνεται με ένα μικρό μέρος της συνολικής προσπάθειας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η επίτευξη του 100% από τα πιθανά οφέλη είναι πολύ δαπανηρό και αναιτιολόγητο. Πρέπει κανείς να λαμβάνει υπόψιν αυτόν τον κανόνα σε όλες τις ενέργειες και να ενθαρρύνει και άλλους να κάνουν το ίδιο.

Παράδειγμα: Καταπόνηση αποφάσεων

Χρησιμοποιούμε μόνο μία πηγή πνευματικής ενέργειας για όλες τις αποφάσεις που παίρνουμε όπως και για να τις εκφράσουμε. Εάν κάποιος χρησιμοποιεί το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ενέργειας για μη απαραίτητες ή ασήμαντες αποφάσεις, θα απομείνει ένα πολύ μικρότερο μέρος για τις σημαντικές αποφάσεις και αυτό είναι πιθανό να οδηγήσει σε φτωχά αποτελέσματα. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τον οποίο θα πρέπει να αποτρέπεται η «μικρό-διοίκηση» (micro-management) (η διοίκηση κατ΄εξαίρεση σύμφωνα με τις αρχές του Prince2)

Οι διαμάχες σχετικά με τις ιδέες μπορεί να είναι χρήσιμες, ενώ αυτές που αφορούν ανθρώπους είναι συνήθως επιζήμιες για το έργο και μία από τις επιπτώσεις είναι ότι απορροφά την πνευματική ενέργεια των μελών της ομάδας. Εάν δει κάποιος μια τέτοια ενέργεια θα πρέπει να κάνει ότι μπορεί για να βρει την αιτία και να την επιλύσει.

Παράδειγμα: Φρόντισε τον εαυτό σου

Οι αποφάσεις που κάποιος παίρνει όπως και η θέληση που εκφράζει, χρησιμοποιούν σαν πηγή την πνευματική του ενέργεια. Από την άλλη αυτή η ενέργεια αναπληρώνεται όταν κάποιος κοιμάται και τρέφεται επαρκώς. Οπότε, φρόντισε σωστά τον εαυτό σου: Επιβεβαίωσε ότι ο ύπνος σου και η τροφή σου είναι επαρκή και τρέφεσαι καλά. Εάν υπάρχουν τραυματικές συνήθειες ή προβλήματα με τον ύπνο, μπορείς να μην τα αντιμετωπίσεις μόνος σου: υπάρχουν ειδικοί που μπορούν να βοηθήσουν να τα αντιμετωπίσεις ευκολότερα. Η φυσική δραστηριότητα μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αναπλήρωση της πνευματικής ενέργειας, αλλά οι μελέτες δεν έχουν ακόμη καταλήξει.

Προσπάθησε να ενθαρρύνεις τα μέλη της ομάδας να πράττουν το ίδιο με σένα. Πρώτα επιβεβαίωσε ότι εργάζονται με ένα σταθερό ρυθμό, χωρίς υπερβολική υπερεργασία. Έπειτα, εάν υπάρχει η δυνατότητα προσπάθησε να προσφέρεις ενέργεια, υγιή φαγητό, ενδιάμεσα γεύματα και χυμούς κατά τη διάρκεια της εργασίας.

Παράδειγμα: Ισορροπία προσωπικής ζωής και εργασίας

Πολλοί από εμάς αγαπάνε αυτό που κάνουνε, αλλά δεν πρέπει να είναι μόνο αυτό που έχουμε στη ζωή. Με τον ίδιο τρόπο που βελτιστοποιούμε την εργασία μας, θα πρέπει να σχεδιάζουμε και να υλοποιούμε τις ιδέες στην προσωπική μας ζωή, με έναν τρόπο που θα την κάνει ευχάριστη και χαρούμενη. Όταν είσαι πιο ευτυχισμένος, μπορείς επίσης να είσαι και πιο επιτυχημένος στην εργασία σου. Εάν μπορείς, προσπάθησε να ενθαρρύνεις και τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σου να κάνουν το ίδιο.

Παράδειγμα: Παρότρυνση

Η παρότρυνση είναι μια πολύπλοκη ιδέα. Υπάρχουν κάποιες ενδιαφέρουσες και χρήσιμες πηγές πληροφοριών στο συγκεκριμένο θέμα, όπως επίσης και πολλές περισσότερο μη-επιστημονικές. Ωστόσο, θα πρέπει κάποιος να μάθει το συγκεκριμένο αντικείμενο και να το χρησιμοποιεί συνεχώς, αφού αυξάνει την πνευματική ενέργεια της ομάδας και την πιθανότητα επίτευξης καλύτερων αποτελεσμάτων για το έργο.

Η παρότρυνση μπορεί να είναι τόσο απλή, όσο το να αναγνωρίζεις στους άλλους την καλή εργασία με ένα ευγενικό χαμόγελο ή ένα απλό «ευχαριστώ». Όμως, πρέπει κάποιος να είναι προσεκτικός, διότι πολλές από τις κοινές ιδέες παρότρυνσης, όπως για παράδειγμα μικρά χρηματικά βραβεία, μπορεί να έχουν αρνητικό αντίκτυπο.

Παράδειγμα: Συνεργασία και ομαδική δουλειά

Οι άνθρωποι που συνεργάζονται, μπορεί κάποιες φορές να έχουν τη δύναμη να δημιουργήσουν καλύτερα αποτελέσματα, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι οι άνθρωποι είναι κοινωνικοί και προτιμούν να είναι μέρος μιας ομάδας. Εάν μπορείς να αφαιρέσεις τις αρνητικές διαστάσεις της ομαδικής εργασίας και να δημιουργήσεις ένα ευχάριστο περιβάλλον, τότε όλα τα μέλη της ομάδας του έργου θα είναι πιο ευτυχισμένα.

Θα πρέπει να είσαι προσεκτικός και σκληρός, διότι οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί και κάποιοι χρειάζονται περισσότερο άνετο, εστιασμένο και απομονωμένο χρόνο από άλλους; συνήθως είναι μια πράξη ισορροπίας.

Παράδειγμα: Κουλτούρα της μιας ομάδας

Υπάρχει μια τάση όπου οι διάφοροι ενδιαφερόμενοι προσπαθούν να δημιουργήσουν ή να θεωρήσουν υπο-ομάδες και να προκαλέσουν εντάσεις με άλλες ομάδες, για παράδειγμα οι άνθρωποι που εστιάζουν στις επιχειρηματικές διαστάσεις του έργου vs αυτών που κατασκευάζουν το έργο. Αυτή η ένταση καταναλώνει πολύ ενέργεια και από τις δύο πλευρές, και αυτός είναι ένας από τους λόγους που θα πρέπει να χτίζουμε την κουλτούρα της μιας ομάδας, όπου δουλεύουν όλοι μαζί προς τον κοινό στόχο.

Παράδειγμα: Η σοφία του πλήθους

Όταν ένας μεγάλος αριθμός διαφορετικών ατόμων συνεργάζονται σε ένα συγκεκριμένο περιβάλλον, υπάρχει η δυναμική να έχουμε πολύ καλά αποτελέσματα, ιδέες και λύσεις πολύ καλύτερα από αυτά που προκύπτουν από μεμονωμένους ειδικούς.

Εάν έχεις αυτήν την άποψη, μπορείς να τη χρησιμοποιείς συχνά και να ζητάς από τα μέλη της ομάδας τη βοήθεια για την επίλυση δύσκολων προβλημάτων στο έργο. Παράλληλα με την πιθανότητα της επίτευξης καλών αποτελεσμάτων, επιτρέπει επίσης στα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν ότι οι απόψεις τους εκτιμώνται και ότι παίζουν ένα σημαντικό ρόλο στο έργο, που με τη σειρά του αυξάνει τα επίπεδα της ενέργειας τους στο έργο. Η δραστηριότητα E02 του P3.express είναι ένα παράδειγμα χρησιμοποίησης της σοφίας του πλήθους στα έργα

Παράδειγμα: Chief Project facilitator

Εάν είσαι project manager, οι περισσότερες από τις ενέργειες που κάνεις έχουν τη μορφή διευκόλυνσης (ή τουλάχιστον θα έπρεπε να έχουν). Από την άλλη, μπορεί να διαπιστώνεις ότι τα μέλη της ομάδας είχαν κακές εμπειρίες στο παρελθόν με project managers και αυτές οι εμπειρίες έχουν επιπτώσεις στις σχέσεις τους με εσένα: ένα μέρος της ενέργειας τους αναλώνεται στην ανάλυση της συμπεριφοράς σου για εν δυνάμει απειλές, αντί να σε εμπιστεύονται. Στην περίπτωση αυτή μπορείς να αλλάξεις τον τίτλο σου από project manager σε Chief Project facilitator. Τελικά, αυτό είναι που πραγματικά κάνεις στο έργο.

▼ PDF