Πάντα να υπάρχει προληπτική δράση

Υπάρχει σε όλους μας μια φυσική τάση για προληπτική δράση. Μπορεί να μας βοηθήσει να συντηρήσουμε την ενέργεια μας αντιμετωπίζοντάς ασήμαντά θέματα, όπως και μπορεί να μας δώσει καλυτέρα αποτελέσματα όταν αντιμετωπίζουμε κάτι στο οποίο είμαστε εντελώς ακατάλληλοι. Οι καταστάσεις αυτές είναι διαφορετικές από τα έργα που έχουμε, και εδώ μπορούμε να έχουμε καλύτερα αποτελέσματα με το να προλαμβάνουμε καταστάσεις.

Παράδειγμα: Προγραμματισμός

Εάν θέλεις να οδηγήσεις προς μια άγνωστη τοποθεσία και έχεις αργοπορήσει, μπορείς να αρχίσεις να οδηγείς αμέσως για να γλιτώσεις χρόνο και να αντιμετωπίζεις τα πιθανά προβλήματα όταν προκύπτουν. Η προληπτική προσέγγιση είναι να αφιερώσεις κάποιο χρόνο αρχικά για να ρυθμίσεις το σύστημα πλοήγησης έτσι ώστε να σου προσδιορίσει τη γρηγορότερη διαδρομή, με βάση την κίνηση και τα πιθανά ατυχήματα και κυκλοφοριακά εμφράγματα και μετά να οδηγήσεις; ξοδεύοντας έτσι χρόνο πριν για να αποφύγεις προβλήματα αργότερα και γλιτώνοντας έτσι χρόνο τελικά.

Σε αντίθεση με ότι πιστεύουν κάποιοι σχετικά με τα Agile έργα, ο προγραμματισμός είναι πάντα απαραίτητος, και έχει να κάνει μόνο με το είδος και τα επίπεδα λεπτομέρειας του προγράμματος. Ο προγραμματισμός πριν από την εκτέλεση είναι μια προληπτική προσέγγιση.

Θυμηθείτε την φράση: δώστε μου έξι ώρες για να κόψω ένα δένδρο και θα ξοδέψω τις πρώτες τέσσερεις ακονίζοντας το τσεκούρι.

Εάν έχουμε ένα έργο προληπτικής δράσης, οι τέσσερεις ώρες μπορεί να ξοδευτούν ακονίζοντας το τσεκούρι, διότι είσαι σίγουρος ότι θα κόψεις ένα δένδρο. Σε ένα Agile έργο, δεν είσαι σίγουρος εάν θα κόψεις το δένδρο, συγκεντρώσεις τα σπασμένα κλαδιά, μαζέψεις το γρασίδι, εξορύξεις κάρβουνο ή κάνεις κάτι άλλο. Παρόλα αυτά, είναι επίσης απαραίτητο να έχεις μια γενική προετοιμασία για όλα αυτά (γνωρίζεις που βρίσκεται η κοντινότερη αποθήκη εξοπλισμού), όπως και να έχεις μια συγκεκριμένη προετοιμασία (ακόνισμα) όταν θα στοχεύσεις σε μια συγκεκριμένη λύση; αυτό είναι ο προγραμματισμός.

Παράδειγμα: Προγραμματίζοντας τον Προγραμματισμό

Προγραμματίζοντας τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελέσουμε το έργο είναι μια προληπτική προσέγγιση. Η προληπτική αυτή προσέγγιση μπορεί ακόμη και να επεκταθεί μέχρι τον προγραμματισμό του τρόπου με τον οποίο θα προγραμματίσουμε την εκτέλεση; Αυτή είναι η ιδέα της διαχείρισης πλάνου του PMBOK^® Guide, οι στρατηγικές διαχείρισης του PRINCE2^® και οι προσεγγίσεις στο DSDM^®.

Παράδειγμα: Διαχείριση κινδύνου

Η όλη ιδέα της διαχείρισης κινδύνου βασίζεται στην προληπτική προσέγγιση: όταν αντιμετωπίζεις αβέβαια γεγονότα, είναι προτιμότερο από το να περιμένεις να δεις τι θα γίνει και μετά να αντιδράσεις, να σκεφτόμαστε τις σχετικές πιθανότητες, τις επιπτώσεις, να εξετάζουμε αντιδράσεις και ίσως να κάνουμε κάτι για αυτό προτού συμβεί.

Σημειώστε ότι το πως ενεργούμε στα έργα είναι πολύ σοβαρό; Κάποιες φορές έχει να κάνει με τις ζωές ανθρώπων.

Παράδειγμα: Προσδιορισμός ρόλων και ευθυνών

Μπορεί κάποιος να αφήσει τα μέλη της ομάδας του έργου να δουλεύουν χωρίς ξεκάθαρους ρόλους και ευθύνες και αργά η γρήγορα θα προκύψει η ανάγκη καθορισμού ρόλων και ευθυνών, αλλά τότε θα έχει κόστος και δε θα λειτουργήσει σωστά. Η προληπτική δράση είναι αυτά να οριστούν νωρίς και να καθοριστούν όπως πρέπει. Το γεγονός αυτό κάνει την εργασία για όλους ευκολότερη και όλοι μπορούν να επικεντρωθούν στο να παράγουν αντί να αποφασίζουν ποιος θα κάνει τι.

Ο αριθμός και η ποικιλία των ρόλων εξαρτάται από το είδος και το μέγεθος του έργου; μπορεί να είναι ένας απλός ορισμός όπως συμβαίνει στο Scrum, κάτι μέτριο όπως στο P3.express ή κάτι πιο ευρύ όπως συμβαίνει στο DSDM^® και στο PRINCE2^®. Όμως, μην ξεχνάτε ότι οι περιγραφές των ρόλων σε αυτές τις μεθόδους, αφορούν μόνο τις δραστηριότητες διαχείρισης και ότι πάντα θα πρέπει να προσθέτετε περιγραφές ρόλων και για τις τεχνικές διαστάσεις του έργου.

Παράδειγμα: Διαθέσιμες Επιλογές

Πρέπει να κλείσει ένα έργο πρόωρα ή να συνεχιστεί?

Σπάνια υπάρχουν μόνο δύο επιλογές ακόμη και αν η ερώτηση υπονοεί κάτι τέτοιο. Θα πρέπει να υπάρχει μια προληπτική προσέγγιση και να εξετάζονται όλες οι επιλογές προτού ληφθεί μια απόφαση. Μπορεί να επαναπροσδιοριστεί ο σκοπός του έργου, μπορεί να σταματήσει προσωρινά έως ότου κάτι άλλο ξεκαθαρίσει, ή μπορεί να μεταβληθεί η προσέγγιση του έργου (πχ ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη), κτλ

Παράδειγμα: Κριτική σκέψη

Όλοι έχουμε πολλές έμφυτες τάσεις, που από τη μία μας οδηγούν στο να επιβιώσουμε, αλλά από την άλλη μας εξαπατούν λαμβάνοντάς κακές αποφάσεις. Όταν έρθει η ώρα να πάρουμε σημαντικές αποφάσεις όσον αφορά το έργο, είναι προτιμότερο να σταματάμε προσωρινά για ένα διάστημα και να εξετάζουμε όλες τις έμφυτες τάσεις που έχουμε και μπορούν να επηρεάσουν την απόφαση μας, προτού μας προκαλέσουν προβλήματα.

Σαν αναφορά, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η λίστα με τις διανοητικές τάσεις που υπάρχουν στη Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases

Υπάρχουν ακόμη και πλαίσια λήψης αποφάσεων που μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να λάβεις καλύτερες αποφάσεις. Αρχικά, μπορεί να φαίνεται απωθητικό και ενοχλητικό η χρήση αυτών, αλλά σύντομα θα τα συνηθίσεις και θα μπορείς να αποκτάς πλεονέκτημα χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια.

Παράδειγμα: Διαφάνεια

Δε μας αρέσει να αργοπορούμε σε ένα έργο ή να έχουμε άλλου είδους προβλήματα, αλλά αυτό δε σημαίνει ότι θα πρέπει να τα κρύβουμε κιόλας. Θα πρέπει να επιτρέπεις τη διαφάνεια αλλά και τους ενδιαφερόμενους να γνωρίζουν, διότι κάποιοι από αυτούς μπορεί να είναι ικανοί να σε βοηθήσουν και επιπρόσθετα θα γνωρίζουν σχετικά με τα προβλήματα και τις συνέπειες τους συντομότερα ή αργότερα και κάποιοι από αυτούς μπορεί να απαιτήσουν σύντομα ενέργειες από την πλευρά τους (πχ να αποδεχτούν τις αρνητικές επιπτώσεις)

Παράδειγμα: Επικοινώνησε αποδοτικά

Υπάρχει πιθανότητα, όπου σε πολλές περιπτώσεις στέλνεις αναφορές σε διάφορους ενδιαφερόμενους αλλά δεν απαντούν. Μπορεί να πιστεύεις ότι όλα βαίνουν καλώς διότι δε λαμβάνεις αρνητική απάντηση, αλλά αυτό μπορεί να μη συμβαίνει. Πρέπει να προλαμβάνεις και να ελέγχεις εάν πραγματικά έχουν χρησιμοποιήσει τις αναφορές και εάν έχουν υπηρετήσει το σκοπό, έτσι ώστε να προσαρμόζεις ανάλογα και τη μέθοδο επικοινωνίας; Διαφορετικά αυτό το κρυμμένο ζήτημα είναι δυνατό να προκαλέσει σοβαρά προβλήματα αργότερα όπου θα είναι πολύ δύσκολη η επίλυσή τους.

Παράδειγμα: Πάρε ευθύνη

Είναι ευκολότερο να κατηγορείς άλλους για τα άσχημα αποτελέσματα. Για παράδειγμα μπορεί να επιθυμείς ο οργανισμός να σου δώσει πλήρη εξουσιοδότηση για να τα αλλάξεις όλα στο έργο και να γίνουν όλα τέλεια, αλλά δε σου τη δίνουν και σαν αποτέλεσμα το έργο αποτυγχάνει. Αυτή δεν είναι προληπτική προσέγγιση.

Η προληπτική προσέγγιση είναι να αναλαμβάνεις την ευθύνη και να κάνεις όλα όσα μπορείς μέσα στους δεδομένους περιορισμούς. Δεν είναι δυνατόν να περιμένεις ο οργανισμός να σου δώσει τα πάντα και να σε εμπιστευτεί πλήρως με την ελπίδα ότι θα πάρει καλά αποτελέσματα, ειδικά όταν έχουν δει τόσα αποτυχημένα έργα. Αυτό που πρέπει να κάνεις είναι μια μικρή πρόοδο μέσα στα όρια που έχουν τεθεί, την οποία μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να κερδίσεις λίγο την εμπιστοσύνη, μερικούς ακόμη πόρους και μια μικρή ανεκτικότητα στα όρια που μπορείς έπειτα να χρησιμοποιήσεις για μια ελαφρώς μεγαλύτερη πρόοδο, συνεχίζοντας έτσι ώσπου να φτάσεις στον βέλτιστο στόχο.

▼ PDF