Usar elementos repetíveis

Uma abordagem improvisada ao projeto demanda muita energia e recursos, além de correr o risco de deixar passar alguns dos elementos necessários. A melhor maneira de simplificar o que deve ser feito é utilizar elementos repetíveis e, de preferência, realizá-los em ciclos repetíveis.

Exemplo: Checklists de qualidade

Um checklist é um exemplo simples de um elemento potencialmente repetível que muitas pessoas usam em suas vidas pessoais e profissionais. Tome como exemplo os critérios de qualidade de uma entrega:

• Primeiramente, você pode criar um checklist com todos os critérios, que é uma forma de planejamento.
• O que o NUP6 recomenda é tentar generalizá-la: existem outros produtos semelhantes no projeto? Nesse caso, prepare um checklist de qualidade geral para essa categoria de produtos e use-o para todos. Se houver algumas variações, mantenha a lista genérica e adicione alguns itens extras para os produtos individuais. Agora você tem checklists repetíveis.
• Depois de preparar checklists genéricos para vários tipos de produtos, você pode encontrar elementos que se repetem entre eles, o que sugere uma categoria “pai” virtual para eles. Nesse caso, em vez de repetir os itens para todas esses checklists genéricos, você pode extraí-los e colocá-los em um checklist “pai”. No final, você provavelmente terá um único checklist genérico para todo o projeto. A “definição de pronto” (DoD) do Scrum é um exemplo de uso de checklists em nível de projeto para qualidade (possível, entre outras coisas). Ao fazer isso, cada produto pertencerá a uma hierarquia de categorias e deverá atender aos itens que constam nos checklists de todas as categorias de sua cadeia.

Ao fazer isso, um item no checklist pai se tornará repetível para todas os produtos abaixo dele, o que economiza tempo e energia no planejamento e na execução.

Mais importante ainda, uma vez que você faça isso para um projeto, você pode adaptá-lo e usá-lo para todos os projetos semelhantes no futuro, o que é uma forma repetível de planejamento para múltiplos projetos.

Exemplo: Processos e fluxos de trabalho

Alguns produtos ou serviços, ou metas vinculadas a eles, exigem etapas específicas que podem se tornar padronizadas e repetíveis. Por exemplo, se os produtos ou serviços precisam ser projetados individualmente e aprovados, você pode preparar um fluxo de trabalho simples que deixe claras todas as etapas, pessoas envolvidas e durações aproximadas, evitando muitas dificuldades. No entanto, é preciso ter cuidado para não tornar os fluxos de trabalho e processos muito complicados ou excessivamente documentados, pois isso terá uma consequência negativa. Todas as pessoas envolvidas no projeto devem enxergar os fluxos de trabalho e processos como algo que apoia o trabalho delas e torna tudo mais fácil, em vez de como uma documentação burocrática que bloqueia o trabalho real.

Projetos ágeis possuem elementos repetíveis em sua abordagem de desenvolvimento iterativo, onde determinadas atividades de desenvolvimento são repetidas para cada funcionalidade; por exemplo, a rotina diária comum no XP (eXtreme Programming): formar duplas, escolher um item, desenhá-lo em um quadro branco, construir scripts de teste e código, integrar o código, etc.

Além dos fluxos de trabalho repetíveis que podem ser utilizados para atividades técnicas, também é possível ter elementos repetíveis para as atividades de gerenciamento de projetos. Os processos no Guia PMBOK^®, PRINCE2^® e DSDM^®, as atividades no P3.express e os eventos no Scrum são exemplos desse conceito.

Exemplo: Ciclos

Ter elementos repetíveis para gerenciar um projeto é útil. Isso pode ser ainda mais facilitado ao colocá-los em ciclos repetíveis. Esses ciclos simplificam significativamente as atividades diárias das pessoas envolvidas no gerenciamento e liderança do projeto. Ciclos de grupos de processos no Guia PMBOK^®, quando utilizados em projetos com várias fases, sequências no PRINCE2^®, ciclos diários, semanais e mensais no P3.express, iterações e “timeboxes” no DSDM^® e Sprints no Scrum são todos exemplos desse conceito.

Ciclos mais curtos são mais fáceis de entender e usar do que ciclos mais longos; por exemplo, os Sprints no Scrum em contraste com as fases de acordo com o Guia PMBOK^®. No entanto, ciclos muito curtos podem não ser suficientes para dar suporte a certos tipos de projetos, e a solução pode ser o uso de múltiplos ciclos, como o uso de ciclos curtos de “timeboxes” juntamente com ciclos mais longos de iteração no DSDM^®, ou o uso de ciclos diários, semanais e mensais no P3.express.

Exemplo: Métodos

Utilizar uma metodologia ou um framework para conduzir um projeto é outro uso de elementos repetíveis. Isso pode ser um sistema existente, como PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® ou Scrum, ou um que você mesmo tenha personalizado ou desenvolvido. No entanto, normalmente é melhor começar com um dos métodos existentes e adaptá-lo às suas necessidades do que criá-lo do zero.

Qualquer elemento repetível é abstrato e precisa ser personalizado para se adaptar ao mundo real. No entanto, há um espectro de abstração e necessidade de personalização: checklists de qualidade pequenos e relativamente concretos estão em uma ponta do espectro, com menor abstração e necessidade de adaptação, enquanto as metodologias estão na outra ponta, com maior necessidade de adaptação. Você sempre deve levar em consideração a necessidade de personalização, caso contrário, o elemento repetível não atenderá adequadamente às suas necessidades.

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