Não fazer nada sem um propósito claro

Você não deve fazer nada a menos que tenha um propósito claro. Imagine dois mundos paralelos onde tudo é igual, exceto pela coisa que você está considerando fazer: quão diferentes seriam esses mundos? A diferença vale o esforço de fazer aquela coisa?

Se você não tem um propósito claro em mente e está fazendo algo apenas porque todo mundo está fazendo, ou porque todos dizem que é importante fazer, então

• pode ser que não haja um benefício real no seu caso e, portanto, você pode não ganhar nada com isso; ou
• pode ser ainda que haja benefícios potenciais no seu caso, mas como você não tem o propósito em mente, sua maneira de fazer pode não ajudar a perceber esses benefícios.

Exemplo: Portfólios e programas

Se você estiver envolvido na seleção e em iniciar projetos, certifique-se de focar nos benefícios e nos problemas que precisam ser resolvidos, em não no produto que irá concretizar essas coisas. O exemplo clássico é o fabricante de elevadores que costumava receber reclamações sobre a velocidade de seus elevadores e, por isso, realizava vários projetos para aumentar a velocidade, sem muito sucesso. Isso continuou até que decidiram focar no problema (o tédio ou desconforto das pessoas) em vez da solução “natural” (elevadores mais rápidos). O resultado foi que adicionaram espelhos aos elevadores, solucionando o problema de forma simples e econômica.

Lembre-se de que a gestão de projetos é principalmente sobre fazer as coisas corretamente, enquanto a gestão de portfólio trata de fazer as coisas certas. Não importa o quão bem você conduza seus projetos; não funcionará bem se você estiver fazendo os projetos errados. Tudo se resume a ter um propósito.

Exemplo: Projeto como um todo

A flexibilidade do produto varia entre projetos. Em alguns projetos de desenvolvimento de TI, o produto é completamente flexível e sua forma final depende do feedback gerado pelos incrementos do produto ao longo do projeto, o que requer uma abordagem adaptativa (Ágil). Isso é, em termos práticos, uma combinação das camadas de portfólio, programa e projeto, exigindo atenção máxima ao objetivo final. É uma boa idéia documentar o propósito e tê-lo acessível; essa é uma das finalidades da “visão do produto”, como é utilizada em alguns projetos Scrum. A atenção ao valor de negócio em projetos Ágeis é a maneira de garantir o alinhamento com o propósito.

Em outros tipos de projeto, onde o produto é relativamente fixo e existem outros mecanismos para garantir que o produto identificado satisfaça o propósito, é possível que os membros da equipe do projeto desviem uma grande parte de sua atenção do propósito para o produto (daí o princípio de “foco nos produtos” do PRINCE2^®), mas é necessário pelo menos uma atenção mínima ao propósito para garantir que o que está sendo construído irá satisfazer o propósito, o que pode ser feito comparando os benefícios previstos com os benefícios esperados (daí o princípio de “justificação contínua do negócio” e o tema business case do PRINCE2^®).

Quando um projeto é realizado para um cliente externo, o cliente terá seu próprio propósito para o projeto, e sua empresa terá um propósito diferente. É importante compreender e utilizar ambos para obter sucesso real.

Exemplo: Monitoramento do projeto

Concentrar-se no objetivo final é necessário, mas pode ser muito abstrato para muitos dos usos diários. Por isso, é necessário estabelecer uma hierarquia de indicadores para torná-lo mais prático. Primeiro, são definidas a justificativa e os benefícios do projeto com base no objetivo final, e então são estabelecidas metas explícitas e implícitas para as variáveis do projeto (por exemplo, tempo, custo e qualidade) a fim de satisfazer a justificativa, que por sua vez satisfará o objetivo final. Esses são propósitos de nível inferior que são úteis para muitas de nossas tarefas diárias.

Quando se trata de monitoramento, o monitoramento de nível inferior do projeto será feito usando o nível mais baixo de variáveis, pois pode não ser possível rastrear o objetivo final. Nesse caso, você ainda deve ter os propósitos em mente: qual é o propósito do monitoramento?

Uma resposta normal e aceitável é verificar se estamos no caminho certo e, caso contrário, desencadear uma determinada reação que nos traga de volta ao caminho certo ou ajustar as metas e ver se ainda é possível satisfazer o objetivo final. Nossas medições devem, portanto, ser capazes de ajudar nesse propósito de nível inferior, e as medições apropriadas são previsões para as variáveis na conclusão; por exemplo, quando seríamos capazes de concluir o projeto? Quanto dinheiro precisaríamos para concluí-lo?

Todas as outras medições, como os valores planejados e reais até o momento, são apenas valores intermediários necessários para calcular as previsões, não os valores finais usados para fins gerenciais.

Exemplo: Documentos

A despeito da abordagem de desenvolvimento utilizada no projeto, planejamento é sempre necessário. A questão importante é o nível de detalhe em cada tipo de plano. Se não houver detalhamento suficiente no plano, ele não poderá contribuir o suficiente e a execução do projeto será baseada em decisões ad hoc em vez de decisões integradas e holísticas. Por outro lado, muitas pessoas tentam ser cautelosas e adicionam muitos detalhes ao plano, o que torna difícil de preparar e manter, além de rígido demais para as incertezas do projeto. Como resultado, o plano se torna irreal e inútil.

A melhor maneira de decidir sobre o nível de detalhe é ter um propósito em mente para cada elemento do plano. Por exemplo, se você está considerando a adição de recursos ao plano, você deve ter um propósito para isso: Como você pretende utilizá-los? Como isso ajudará o projeto? Quanto esforço será necessário? E vale a pena?

Às vezes, trata-se de decidir se você deseja ter um determinado elemento em seus planos e, às vezes, da maneira como você deseja planejar ou preparar algo. Seja um business case, um termo de abertura do projeto ou um relatório: você ainda deve se perguntar por que está preparando aquele documento e como ele pode ajudar o projeto.

Procurar um “modelo” é o oposto de fazer algo com base em um propósito.

Exemplo: Relatório de Status

É comum ter relatórios de status muito longos em muitos projetos. Com base neste NUP, devemos nos perguntar qual é o propósito do relatório e como podemos alcançá-lo, independentemente do que a maioria das outras pessoas possa estar fazendo.

Isso pode levar, em muitos casos, à preparação de relatórios simples de uma página que os interessados realmente leiam e entendam, em vez de relatórios longos. Isso é prestar atenção ao propósito.

No entanto, se você preparar relatórios de uma página, algumas pessoas podem se opor a você e pensar que você não tem um sistema de monitoramento “adequado” em vigor. Na prática, isso cria um segundo propósito para você (além do primeiro propósito, que é ajudar os interessados a entender o status do projeto), e para satisfazê-lo, você pode simplesmente criar um segundo tipo de relatório que é muito longo. No entanto, você não misturará isso com o primeiro relatório, porque esses dois propósitos não são os mesmos.

Exemplo: Business case e Project Charter (Termo de Abertura do Projeto)

Preparar documentos como um business case e um termo de abertura do projeto geralmente é considerado tarefa chata, sem frutos e burocrática para a maioria das pessoas, embora esses documentos tenham propósitos válidos que se aplicam à maioria dos projetos. Se você tentar encontrar um “modelo” e preenchê-lo, o trabalho será em vão. Em vez disso, você pode verificar o verdadeiro propósito desses documentos, ver se e como eles podem ser úteis ao seu projeto e, em seguida, preparar o documento da maneira que preferir, apenas para satisfazer esses propósitos: esse será o documento adequado.

Enquanto você estiver pensando na forma como pode preparar os documentos para atender aos seus propósitos, pode ser que você não pense em todos os cenários e acabe deixando passar algo. Para evitar isso, você pode verificar quais recursos, como PRINCE2^®, Guia PMBOK^®, P3.express e DSDM^® sugerem e, em seguida, avaliar essas sugestões com base nos propósitos.

Exemplo: Pós-projeto

Embora o projeto tenha um propósito específico, e possamos considerar esse propósito ao longo do projeto, a realização desse propósito é avaliada principalmente com base em previsões feitas durante o projeto. No entanto, não devemos esquecer disso quando o projeto estiver concluído. É importante verificar a realização dos objetivos após o término do projeto porque

• podemos ver como os objetivos finais são alcançados e aprender com isso para projetos futuros, e
• às vezes os objetivos são alcançados apenas quando realizamos algumas tarefas adicionais após a conclusão do projeto, e entender a necessidade dessas tarefas extras requer monitoramento.

O monitoramento pós-projeto é uma etapa necessária para ser orientado por um propósito. É principalmente responsabilidade de sistemas de gestão de programas e portfólio, e como a maioria das empresas não possui essas camadas de gerenciamento, essa etapa geralmente é negligenciada. É por isso que métodos como o P3.express e o DSDM^® adicionam essa etapa às suas metodologias de gerenciamento de projetos.

Exemplo: Simplicidade

O mundo é complexo e caótico, mas nossos modelos são aproximações abstratas que refletem partes do mundo e, portanto, podem ser simples. Por outro lado, sistemas simples geralmente funcionam melhor, porque podemos nos concentrar na idéia principal.

Muitos de nós tentam obter melhores resultados adicionando complexidade aos nossos sistemas, esperando que isso corresponda à complexidade do mundo, mesmo que na prática isso torne o sistema difícil de lidar e geralmente nos impeça de cumprir o propósito.

Exemplo: Customização

Um software para streaming de música tem uma condição muito diferente daquele que será usado em equipamentos de um hospital ou em um avião onde vidas podem depender dele, ou de um software que será usado em um satélite onde espera-se que funcione por muitos anos sem falhas, e todos eles são diferentes da construção de uma casa de veraneio, um posto de combate a incêndios ou uma planta de processamento.

Ao ter os propósitos em mente, você entenderá melhor como adaptar os sistemas e artefatos para diferentes projetos.

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