Ser sempre proativo

Temos uma tendência natural de sermos reativos. Isso pode nos ajudar a preservar energia lidando com questões sem importância, ou pode nos dar melhores resultados quando estamos lidando com algo em que somos completamente incompetentes. Essas situações são diferentes dos nossos projetos, e aqui podemos obter melhores resultados sendo proativos.

Exemplo: Planejamento

Se você precisa ir para um local novo e está atrasado, pode começar a dirigir imediatamente para “economizar tempo” e lidar com possíveis problemas conforme surgem. A abordagem proativa é reservar um tempo no início para configurar seu sistema de navegação e obter a rota mais rápida com base no trânsito, possíveis acidentes e bloqueios, e então começar a dirigir; isso significa gastar tempo antes da execução para evitar problemas mais tarde, e assim economizar tempo no final.

Ao contrário do que algumas pessoas pensam sobre projetos Ágeis, o planejamento é sempre necessário. Trata-se apenas do tipo e do nível de detalhes dos planos. Planejar antes de executar é uma abordagem proativa.

Lembre-se da citação: “Dê-me seis horas para cortar uma árvore e eu passarei as primeiras quatro afiando o machado”.

Em um projeto preditivo, você pode gastar 4 horas afiando o machado, porque tem certeza de que vai cortar uma árvore. Em um projeto Ágil, você não tem certeza se vai cortar uma árvore, juntar galhos quebrados, colher grama, extrair carvão ou qualquer outra coisa. No entanto, você ainda precisa estar preparado de forma geral para todas essas situações (saber onde fica a loja de ferragens mais próxima) e ter uma preparação específica (afiar o machado) quando for se concentrar em uma solução específica; isso é planejamento.

Exemplo: Planejando o planejamento

Planejar a maneira como vamos executar o projeto é uma abordagem proativa. Essa proatividade pode até ser estendida ao planejar a forma como iremos planejar a execução; esse é o conceito de plano de gerenciamento do Guia PMBOK^®, estratégias de gerenciamento do PRINCE2^® e abordagens do DSDM^®.

Exemplo: Planejamento contínuo

A realidade raramente corresponde ao que planejamos, e está tudo bem - mas precisamos adaptar continuamente nossos planos para garantir que eles permaneçam realistas e práticos. Devemos fazê-lo assim que a adaptação for necessária, e não quando nos depararmos com problemas. Essa é uma abordagem proativa.

Exemplo: Gerenciamento de riscos

Todo o conceito de gerenciamento de riscos é baseado na proatividade: ao enfrentar eventos incertos, em vez de esperar para ver o que acontece e reagir a eles, pensamos em possibilidades e impactos, consideramos respostas e provavelmente fazemos algo a respeito antes que aconteça.

Observe que o que fazemos em projetos é sério; às vezes, trata-se da vida das pessoas.

Exemplo: Definir papéis e responsabilidades

É possível deixar os membros da equipe do projeto trabalharem sem papéis e responsabilidades claras, e mais cedo ou mais tarde uma forma de papéis e responsabilidades surgirá, mas isso é custoso demais e pode não funcionar bem no final das contas. A abordagem proativa é defini-los cedo e adaptá-los conforme necessário. Isso facilita o trabalho para todos, e eles podem se concentrar em produzir algo, em vez de decidir quem faz o quê.

O número e a variedade de papéis depende do tipo e do tamanho do projeto; pode ser uma definição simples como a do Scrum, algo moderado como o do P3.express, ou algo abrangente como os do DSDM^® e PRINCE2^®. No entanto, não se esqueça de que as descrições de papéis nesses métodos são apenas sobre atividades de gestão, e você sempre precisa adicionar também descrições de papéis para aspectos técnicos.

Exemplo: Opções disponíveis

Deve-se encerrar o projeto prematuramente ou continuar com ele?

Raramente existem apenas duas opções, mesmo que a pergunta sugira isso. Você precisa adotar uma abordagem proativa e considerar todas as suas opções antes de tomar uma decisão. Talvez você possa redefinir o escopo do projeto; talvez você possa pausá-lo até que algo mais fique claro; ou talvez você possa alterar a abordagem do projeto (por exemplo, terceirização), etc.

Exemplo: Pensamento crítico

Todos nós temos muitos viéses que nos ajudam a sobreviver, por um lado, e nos enganam levando a tomar decisões ruins, por outro. Quando se trata de tomar decisões importantes sobre o projeto, é melhor pausar por um momento e considerar todos os viéses que podem impactar nossa decisão antes que eles causem problemas.

Como referência, você pode usar a lista de viéses cognitivos disponível na Wikipedia: https://pt.wikipedia.org/wiki/Lista_de_vieses_cognitivos

Existem até mesmo estruturas de tomada de decisão que você pode utilizar para tomar decisões melhores. No início, pode ser uma distração e até mesmo irritante usá-las, mas logo você se acostuma e tira proveito delas sem muito esforço consciente.

Exemplo: Transparência

Não gostamos de atrasos no projeto ou de enfrentar qualquer outro tipo de problema, mas isso não significa que devemos escondê-los. Você deve ser transparente e informar os envolvidos, pois alguns deles podem ser capazes de ajudar, e além disso, saberão dos problemas e suas consequências mais cedo ou mais tarde, e alguns podem até exigir ações antecipadas de sua parte (por exemplo, aceitar a consequência negativa).

Exemplo: Comunicar-se de forma eficaz

Pode haver muitos casos em que você envia relatórios para as partes interessadas e elas não lhe dão nenhum feedback. Você pode acreditar que está tudo bem só porque não há feedback negativo, embora isso possa não ser verdade. Você precisa ser proativo e verificar se eles realmente utilizaram o relatório e se ele cumpriu o propósito, utilizando as informações recebidas para ajustar seu método de comunicação; caso contrário, esse problema oculto pode causar sérios problemas mas tarde, quando for difícil de corrigir.

Exemplo: Assumir a responsabilidade

É fácil culpar os outros por resultados insatisfatórios. Por exemplo, você pode querer que sua organização lhe dê plena autoridade para mudar tudo no projeto e fazê-lo perfeitamente, mas eles não o fazem e, como consequência, o projeto falha. Isso não é uma abordagem proativa.

A abordagem proativa é assumir a responsabilidade e fazer tudo o que estiver ao seu alcance dentro das restrições. Você não pode esperar que a organização confie plenamente em você e lhe dê tudo na esperança de obter bons resultados, especialmente quando eles já viram tantos projetos fracassados. O que você precisa fazer é realizar uma pequena melhoria dentro das restrições estabelecidas, usar isso para conquistar um pouco de confiança, alguns recursos adicionais e um pouco mais de tolerância às restrições, e então utilizar isso para uma melhoria um pouco maior, e assim por diante, até atingir o objetivo ideal.

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