Preservar e otimizar energia e recursos

Recursos são limitados. Os recursos disponíveis para um projeto são limitados, assim como a energia mental que você possui para tomar boas decisões. Você deve preservar e otimizar esse recurso para si mesmo e para o projeto, e ajudar os outros membros da equipe a fazerem o mesmo.

Exemplo: A regra 80/20

Uma grande parte dos possíveis benefícios da gestão de projetos pode ser alcançada com um pequeno esforço. Na maioria dos casos, visar 100% dos benefícios possíveis é muito caro e injustificável. É preciso considerar essa regra em tudo o que se faz e incentivar os outros a fazerem o mesmo.

Exemplo: Fadiga de decisão

Nós usamos uma única fonte de energia mental para tomar todos os tipos de decisões, bem como para expressar força de vontade. Se você esgota essa fonte tomando decisões desnecessárias ou pouco importantes, terá menos energia para as decisões importantes, o que pode levar a resultados ruins. Essa é uma das razões pelas quais você deve evitar o microgerenciamento (o princípio de “gerenciar por exceção” do PRINCE2^®).

Conflitos relacionados a idéias podem ser úteis, mas aqueles que envolvem pessoas geralmente são prejudiciais ao projeto, e uma das consequências é que esgota a energia mental dos membros da equipe. Se você perceber esse tipo de conflito, faça o possível para identificar a causa raiz e resolvê-la.

Exemplo: Cuide de si mesmo!

As decisões que você toma e a força de vontade que você expressa consomem sua fonte de energia mental. Por outro lado, essa fonte é preenchida com energia quando você dorme e se alimenta adequadamente. Portanto, você deve cuidar bem de si mesmo: certifique-se de ter sono suficiente e descanso, e coma bem. Se você tiver hábitos prejudiciais ou problemas com o sono, não precisa lidar com isso sozinho; existem muitos especialistas que podem ajudá-lo a resolver tais problemas. A atividade física também pode ajudar nessa fonte de energia, embora os estudos ainda não sejam conclusivos sobre esse assunto.

Tente incentivar os membros da equipe a fazerem o mesmo que você. Primeiro, certifique-se de que eles trabalhem em um ritmo sustentável e sem muitas horas extras. Em seguida, se tiver escolha, tente oferecer alimentos energéticos e saudáveis, lanches e bebidas durante o horário de trabalho.

Exemplo: Equilíbrio vida profissional-pessoal

Muitos de nós amamos o que fazemos, mas isso ainda não é tudo o que precisamos ter na vida. Da mesma forma que você otimiza seu trabalho, você deve planejar e implementar idéias em sua vida pessoal, de maneira que a tornem alegre e feliz. Quando você está mais feliz, também pode ser mais bem-sucedido no trabalho. Se puder, tente incentivar os membros da sua equipe a fazerem o mesmo.

Exemplo: Motivação

Motivação é um conceito complexo. Existem recursos interessantes e úteis sobre o assunto, assim como muitos que não tem base científica. No entanto, é importante aprender sobre isso e utilizá-la de maneira contínua, pois aumenta a energia mental da equipe e a possibilidade de alcançar melhores resultados para o projeto.

A motivação pode ser tão simples como fazer com que as pessoas saibam que você reconheceu o bom trabalho delas com um sorriso gentil ou um simples “obrigado”. No entanto, é preciso ter cuidado, pois muitas das formas comuns de motivação têm um efeito negativo, como recompensas monetárias pequenas.

Exemplo: Colaboração e trabalho em equipe

Pessoas que estão colaborando têm o poder de criar resultados melhores, mas ainda mais importante, os seres humanos são seres sociais e gostam de fazer parte de um grupo. Se você conseguir eliminar os aspectos negativos do trabalho em equipe e criar um ambiente agradável, os membros da equipe ficarão mais felizes no projeto.

No entanto, devemos estar atentos às diferenças entre os indivíduos: alguns precisam de mais calma, concentração e solidão do que outros; em geral, o equilíbrio é necessário.

Exemplo: Cultura de espírito de equipe

Existe uma tendência de diferentes partes interessadas criarem ou considerarem subgrupos e causarem tensões com outros grupos; por exemplo, pessoas focadas nos aspectos comerciais do projeto vs. pessoas que estão criando o produto. Essa tensão consome muita energia de ambos os lados, e é uma das razões pelas quais devemos tentar construir criar uma cultura baseada no espírito de equipe, onde todos trabalham juntos para um mesmo objetivo.

Exemplo: A sabedoria das massas

Quando um grande número de pessoas diversas se reúne e trabalha em um ambiente facilitado, há o potencial de obter muito bons resultados, idéias e soluções, que podem ser até melhores do que aquelas provenientes de especialistas individuais.

Se você tiver essa opção, pode utilizá-la regularmente para pedir aos membros da equipe que o ajudem a resolver problemas difíceis no projeto. Além da possibilidade de obter bons resultados, isso também permite que os membros da equipe saibam que suas opiniões são valorizadas e que desempenham um papel importante no projeto, o que por sua vez, aumenta seu nível de energia. A Atividade E02 do P3.express é um exemplo de uso da sabedoria das massas em projetos.

Exemplo: Chefe Facilitador de Projetos

Se você é um gerente de projetos, a maioria das coisas que você faz possui uma natureza de facilitação (ou pelo menos deveriam ter). Por outro lado, você pode eventualmente perceber que os membros da equipe tiveram experiências ruins com gerentes de projetos no passado, e que essas experiências estão impactando o relacionamento deles com você: uma parte da energia deles é gasta analisando seu comportamento em busca de possíveis ameaças, em vez de confiar em você. Nesse caso, você pode alterar seu título de gerente de projetos para Chefe Facilitador de Projetos. Afinal, é isso que você realmente faz no projeto.

▼ PDF