Hyödynnä toistettavuutta
Ad hoc -lähestymistapa projektin toteuttamiseen vie liikaa energiaa ja resursseja, ja aina on riski, että jokin oleellinen projektihallinnan elementti puuttuu. Paras tapa yksinkertaistaa projektien toteutusta on käyttää toistettavia elementtejä ja mieluiten hyödyntää niitä toistettavissa sykleissä.
Esimerkki: Laadun tarkistuslista
Tarkistuslista on yksinkertainen esimerkki mahdollisesti toistettavasta elementistä, jota monet käyttävät henkilökohtaisessa ja ammatillisessa elämässään. Otetaan esimerkiksi tuotoksen laatukriteerit:
- Ensinnäkin on hyvä luoda tarkistusluettelo kaikista kriteereistä, mikä on yksi suunnittelun muoto.
- NUP6:n suositus on yrittää luoda geneerinen lista: Onko projektissa muita vastaavia tuotoksia? Siinä tapauksessa tee yleinen laadun tarkistuslista kyseiselle toimitusluokalle ja hyödynnä sitä niille kaikille. Jos tästä on poikkeuksia, pidä lähtökohtana geneerinen lista ja lisää muutama ylimääräinen kriteeri yksittäisille tuotoksille. Näin toimien projektilla on nyt toistettavia tarkistuslistoja.
- Kun valmistelee yleisiä tarkistuslistoja erityyppisiä tuotoksia varten, saattaa löytää toistuvia elementtejä, mikä viittaa virtuaaliseen yhteiseen luokkaan. Tällöin sen sijaan, että samat kriteerit toistetaan kaikille näille yleisille tarkistuslistoille, ne voi purkaa ja laittaa yhteiseen tarkistusluetteloon. Lopulta todennäköisesti yksi tarkistuslista riittää koko projektille. Scrumin “Valmiuden määritelmä” on esimerkki projektitason tarkistuslistojen käytöstä laadun osalta (mahdollinen myös muiden). Tällä tavoin jokaiselle tuotokselle syntyy hierarkinen vaatimusrakenne ja tuotoksen tulee täyttää ketjunsa jokaisen tason vaatimukset.
Näin tekemällä yhteisen tarkistusluettelon kohta toistetaan kaikille sen alla oleville tuotoksille, mikä säästää aikaa ja energiaa suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Vielä tärkeämpää on, että kun tämä on tehty yhdelle projektille, sitä voi räätälöidä ja käyttää kaikissa tulevaisuuden vastaavissa projekteissa, mikä on yksi toiston muoto moniprojektisuunnittelussa.
Esimerkki: prosessit ja työnkulut
Jotkut tuotokset tai niihin liittyvät tavoitteet tarvitsevat tiettyjä työvaiheita, jotta ne voivat tulla standardisoiduiksi ja toistettaviksi. Esimerkiksi, jos tuotos on suunniteltava ja hyväksyttävä erikseen, voidaan valmistella yksinkertainen työnkulku, joka sisältää kaikki työvaiheet, tekijät ja likimääräiset kestot, ja näin välttää monia vaikeuksia. On kuitenkin varottava, ettei työnkulusta ja prosesseista tule liian monimutkaisia tai liian työläästi dokumentoitavia, koska tällä olisi ikäviä seuraamuksia. Kaikkien projektiin osallistuvien tulisi nähdä työnkulut ja prosessit heidän työtään tukevana asiana tehden työstä helpompaa, eikä byrokraattisena dokumentaationa, joka estää heitä tekemästä oikeaa työtä.
Ketterissä menetelmissä käytetään toistettavia elementtejä iteratiivisessa kehityslähestymistavassa, jossa tietyntyyppiset kehitystoimet toistetaan jokaiselle ominaisuudelle; esim. Yleinen päivittäinen rutiini XP: ssä (eXtreme Programming): valitse pari, valitse työstettävä kohde, suunnittele se taululle, synnytä testiskriptit ja koodi, integroi koodi jne.
Toistettavia työnkulkuja voi käyttää tekniseen toimintaan, mutta myös projektinhallintaan: PMBOK®-oppaan, Prince2:n ja DSDM®:n prosessit ja P3.expressin ja Scrumin tapahtumat ovat esimerkkejä tästä ajattelusta.
Esimerkki: Syklit
Toistettavat elementit projektin hallinnassa ovat hyödyllistä. Tätä voidaan tehdä vielä helpommaksi asettamalla elementit toistettaviin sykleihin. Nämä syklit yksinkertaistavat merkittävästi projektin johtamiseen ja johtamiseen osallistuvien ihmisten päivittäistä toimintaa. Prosessiryhmien syklit PMBOK®-oppaassa, kun niitä käytetään projektissa, jossa on useita vaiheita, vaiheet Prince2:ssa, päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset syklit P3.express:ssä, DSDM®:n iteraatiot ja aikaikkunat sekä Scrumin sprintit ovat kaikki esimerkkejä tästä konseptista.
Lyhyempiä syklejä on helpompi ymmärtää ja käyttää kuin pidempiä; esim. sprintit Scrumissa toisin kuin PMBOK®-oppaan mukaiset vaiheet. Liian lyhyet syklit eivät kuitenkaan välttämättä riitä tukemaan tietyntyyppisiä projekteja, ja ratkaisu voi olla useiden syklien käyttö, kuten DSDM®:ssä lyhyiden aikaikkunasyklien käyttö pidempien iteraatiosyklien kanssa tai p3.express:n käyttämät päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset syklit.
Example: Metodiikka
Menetelmän tai määritellyn lähestymistavan käyttäminen projektin toteuttamiseen on toinen toistettavien elementtien käyttö. Tämä voi olla olemassa oleva järjestelmä, kuten Prince2, P3.express, DSDM® tai Scrum tai sellainen, jonka olet räätälöinyt tai rakentanut itse. On kuitenkin yleensä parempi idea aloittaa yhdellä olemassa olevista menetelmistä ja mukauttaa se tarpeisiisi kuin rakentaa se tyhjästä.
Toistettava elementti on olemukseltaan abstrakti ja tarvitsee mukautuksen todelliseen maailmaan. Räätälöinnin tarve vaihtelee: Pienet, suhteellisen konkreettiset laadun tarkistuslistat ovat spektrin toisessa päässä, abstraktiotaso on alhainen ja räätälöinnin tarve vähäinen, kun taas metodologiat ovat spektrin toisessa päässä ja räätälöintitarve on suurempi. Räätälöinnin tarve täytyy aina huomioida, muutoin toistettava elementti ei vastaa tarpeitasi kunnolla.
Kielikäännös: Jukka Mäki