Optimoi henkinen energia ja resurssien käyttö

Projektin käytettävissä olevat resurssit ja henkinen energia ovat rajallisia, siksi näihin asioihin liittyvien päätöksien pitää olla hyviä. On tärkeää, että panostetaan resurssien käytön ja henkisen energian optimointiin projektin hyväksi, ja että autetaan tiimiä toimimaan samoin.

Esimerkki: 80/20-sääntö

Suuri osa projektinhallinnan mahdollisista hyödyistä voidaan saavuttaa pienellä työllä. Useimmissa tapauksissa 100 %:n tavoitteleminen mahdollisista eduista on erittäin kallista ja perusteetonta. On syytä ottaa 80/20-sääntö huomioon kaikessa tekemisessäsi, ja rohkaistava muita tekemään samoin.

Esimerkki: Päätöksentekoväsymys

Käytämme yhtä ja samaa henkisen energian varastoa kaikenlaisten päätösten tekemiseen ja tahdonvoiman ilmaisemiseen. Jos käytämme suuren osan tästä varastosta tarpeettomien tai merkityksettömien päätösten tekemiseen, jää tärkeämpien päätösten tekemiseen vähemmän energiaa, mikä voi johtaa huonoihin päätöksiin. Tämän takia mikrojohtamista tulee välttää (Tämä on PRINCE2^®:n “Hallitse poikkeuksia” -periaate).

Ideoihin liittyvät erimielisyydet voivat olla hyödyllisiä, mutta ihmissuhteisiin liittyvät ristiriidat ovat yleensä haitallisia projektille, ja yksi seurauksista on, että ne kuluttavat tiimin jäsenten henkistä energiaa. Jos tällainen ristiriita huomataan, tulee tehdä kaikki voitava perimmäisen syy löytämiseksi ja ratkaisemiseksi.

Esimerkki: Huolehdi itsestäsi!

Tekemäsi päätökset ja harjoittamasi tahdonvoima kuluttavat henkisen energian lähdettä. Toisaalta tämä lähde täydentyy energialla, mikäli uni ja ravinto ovat asianmukaisia. Niinpä meidän tulee huolehtia itsestämme. Tulee varmistaa, että uni-, lepo- ja ravintoasiat ovat kunnossa. Haitallisia tapoja tai uniongelmia ei tarvitse käsitellä yksin; monet asiantuntijat voivat auttaa korjaamaan tällaisia ongelmia. Fyysinen aktiivisuus voi myös toimia energian lähteenä, vaikkakaan tutkimukset eivät ole vielä yksimielisiä tästä asiasta.

On hyvä kannustaa tiimiä toimimaan samoin kuin itse toimit. On tarpeen varmistaa, että tiimin työskentelytahti on kestävällä pohjalla eikä merkittäviä ylitöitä tarvita. Mikäli mahdollista, on hyvä tarjota tiimille energistä, terveellistä ruokaa, välipaloja ja juomia työaikana.

Esimerkki: Työn ja vapaa-ajan tasapaino

Monet nauttivat työstään, mutta työ ei täytä kaikkia tarpeitamme elämässä. Aivan kuten optimoimme työtämme, on meidän hyvä suunnitella ja soveltaa ideoita henkilökohtaisessa elämässämme tavalla, joka tekee siitä iloisen ja onnellisen. Iloisena ja onnellisena menestyt paremmin myös työssäsi. Mikäli mahdollista, on hyvä kannustaa tiimin jäseniä toimimaan samoin.

Esimerkki: Motivaatio

Motivaatio on monimutkainen asia. Aiheesta on kirjoitettu mielenkiintoisia ja hyödyllisiä tutkimuksia, samoin monia epätieteellisiäkin artikkeleita. Tästä huolimatta meidän tulisi oppia motivointia ja hyödyntää sitä jatkuvasti, koska motivaatio lisää tiimin henkistä energiaa ja mahdollisuuksia saavuttaa parempia tuloksia projektissa.

Motivaatio voi olla niinkin yksinkertaista kuin että kerrotaan tekiijöille, että heidän hyvä työ on huomattu esimerkiksi ystävällisen hymyn tai yksinkertaisen “kiitos” -lausahduksen kautta. Motivoinnissa täytyy kuitenkin oltava harkitseva, koska monet yleiset motivaation muodot, kuten pienet rahalliset palkinnot, voivat aiheuttaa myös negatiivisen vaikutuksen.

Esimerkki: Yhteistyö ja tiimityö

Yhteistyötä tekevillä tiimeillä saattaa joskus olla valtaa luoda parempia tuloksia, mutta mikä tärkeintä, ihmisolennot ovat sosiaalisia ja nauttivat ryhmään kuulumisesta. Mikäli tiimityön haittapuolet saadaan poistettua ja onnistutaan luomaan miellyttävä työympäristö, projektissa on onnellisempia tiimin jäseniä.

Harkintaa kuitekin tarvitaan, koska ihmiset ovat erilaisia; jotkut kaipaavat rennompaa yhdessä tekemistä ja toiset keskittyneempää yksintekemistä; tämä on tasapainon hakemista.

Esimerkki: Yhden tiimin kulttuuri

Eri sidosryhmillä on taipumus luoda alaryhmiä ja aiheuttaa jännitteitä muiden ryhmien kanssa; esimerkiksi, ne, jotka ovat keskittyneet projektin liiketoimintaan, vs. ne, jotka kehittävät tuotetta. Tämä jännitys kuluttaa paljon energiaa molemmilta puolilta, siksi on tärkeää yrittää rakentaa yhden tiimin kulttuuria, jossa kaikki työskentelevät yhdessä saman tavoitteen eteen.

Esimerkki: Joukkoviisaus

Kun suuri joukko erilaisia ihmisiä kokoontuu ja työskentelee ohjatussa ympäristössä, on mahdollista saada erittäin hyviä tuloksia, ideoita ja ratkaisuja, jotka voivat olla jopa parempia kuin yksittäisten asiantuntijoiden tuottamat.

Mikäli mahdollista, tätä vaihtoehtoa voi käyttää säännöllisesti ja pyytää tiimin jäseniä auttamaan vaikeiden ongelmien ratkaisemisessa projektissa. Hyvien tulosten mahdollisuuden lisäksi tämä toimintatapa viestii tiimin jäsenille, että heidän mielipidettä arvostetaan ja että he pelaavat tärkeää roolia projektissa, mikä puolestaan lisää heidän energiatasoaan. P3.expressin aktivitetti E02 on esimerkki joukkoviisauden käytöstä projekteissa.

Esimerkki: Projektin ykkösapulainen

Projektipäällikkönä suurin osa tekemisistäsi on (tai ainakin sen pitäisi olla) luonteeltaan facilitoivaa, avustavaa. Toisaalta saatat huomata, että tiimin jäsenillä on aikaisempia, huonoja kokemuksia projektinjohtajista, ja nämä kokemukset vaikuttavat heidän suhteeseensa sinuun: osa heidän energiastaan kuluu käyttäytymisesi analysoimiseen mahdollisten uhkien varalta sen sijaan, että he luottaisivat sinuun. Tällaisessa tilanteessa voit kokeilla muuttaa titteliäsi projektipäälliköstä projektin ykkösapulainen. Loppujen lopuksi se on sitä, mitä teet projektissa.

▼ PDF