Utilizamos elementos replicables

Un enfoque personalizado del proyecto consume muchas energías y recursos, sin olvidar el riesgo latente de dejar de lado ciertos elementos necesarios. La mejor forma de simplificar lo que tiene que hacerse es utilizar elementos que sean replicables, y preferiblemente, utilizarlos en ciclos que a su vez sean replicables.

Ejemplo: Checklists/Cuestionarios de Calidad

Un checklist es simplemente un potencial elemento replicable que muchas personas pueden utilizar tanto a nivel profesional como a nivel personal. Escoge unos indicadores de calidad para el entregable:

• Primero, debes crear un checklist con todos los criterios, que sería una especie de planning.
• Lo que NUP6 recomienda, es intentar generalizarlo: ¿Existen otros entregables similares en el proyecto? En ese caso, prepara un cuestionario general de calidad para esa categoría de entregables y añade unos ítems extra para los entregables individuales. Ahora sí que tienes un checklist replicable.
• Cuando preparas Checklists genéricos para diferentes tipos de entregables, puedes encontrar elementos que se repiten entre ellos, lo que sugiere una filiación virtual entre ellos. En este caso, en vez de repetir los elementos para todas las listas genéricas, extráelos y crea un solo checklist, basándote en la filiación virtual. Finalmente, puede que termines con un solo checklist genérico para todo el proyecto.

La definición de hecho en Scrum es un ejemplo de Checklists a nivel de proyecto para calidad (posiblemente también tiene otros usos). Al realizar esto, cada entregable pertenece a una jerarquía de categorías y tiene que satisfacer los ítems que aparecen en los Checklists de todas las categorías en su jerarquía.

Al realizar esto, un ítem dentro de una filiación virtual se convertirá en replicable para todos los entregables debajo de él, lo que ahorra tiempo y energía en planear y ejecutar. Lo que es todavía más importante, es que, una vez que realices esta tarea para un proyecto, puedes adaptarlo y utilizarlo para todos aquellos proyectos similares que gestiones en un futuro, lo que redunda en una forma replicable para planear proyectos de forma simultánea.

Ejemplo: Procesos y flujos de trabajo

Algunos entregables u objetivos, requieren de ciertas etapas que puedan estandarizarse y replicarse. Por ejemplo, si los entregables deben ser designados de forma individual y ser aprobados, puedes preparar un simple flujo de trabajo que agrupa todas las etapas, la gente involucrada y de forma aproximada establecer la duración de cada una de ellas, y evitar así potenciales conflictos. Debemos ser cautelosos, sin embargo, de no realizar procesos y flujos de trabajo muy complejos o con mucha documentación que realizar, ya que pueden tener efectos negativos.

Toda la gente envuelta en un proyecto debe encontrar un apoyo en los procesos y flujos de trabajo, y debe sentir que éstos ciertamente hacen el trabajo más llevadero y no son solo parte de un sistema burocrático que bloquea su trabajo “real”.

Los proyectos gestionados bajo metodologías agiles, en la práctica cuentan con objetos replicables en su enfoque de desarrollo iterativo, cuando cierto tipo de actividades de desarrollo son replicadas en cada funcionalidad. Por ejemplo, en la metodología XP (eXtreme Programming): Escoger un item, diseñarlo en una pizarra, construir los scripts para testearlo y el código, integrar código, etc.

De la misma forma en que los flujos de trabajo repetitivos que pueden ser utilizados para llevar a cabo tareas técnicas, también se pueden disponer de elementos replicables para gestionar proyectos. Los procesos en la Guía Del PMBOK^®, PRINCE2^® y DSDM^®, las actividades en P3.express y los eventos en Scrum son claros ejemplos de estos conceptos.

Ejemplo: Ciclos

Disponer de elementos replicables para gestionar proyectos es útil. Esto puede ser aún más útil si los colocamos dentro de ciclos que también son replicables. Estos ciclos simplifican las actividades diarias de la gente involucrada en gestionar y liderar los proyectos.

Los ciclos de los grupos de proceso en la Guía Del PMBOK^® cuando tenemos un proyecto con distintas fases, las etapas en PRINCE2^®, las reuniones cíclicas con periodicidad diaria, semanal y mensual en P3.express, las iteraciones y los time boxes en DSDM^® y los Sprints en Scrum son ejemplos de estos conceptos.

Los ciclos cortos suelen ser más fáciles de entender que los más extensos. Por ejemplo: Los Sprints en Scrum en contraste con las fases expuestas en la Guía Del PMBOK^®. Sin embargo, los ciclos que son demasiado cortos, pueden no ser compatibles con ciertos tipos de proyectos. Para estos casos, la solución puede ser utilizar ciclos múltiples, como por ejemplo el uso que DSDM^® le da a la duración corta de los ciclos contra mayor duración de la iteración o el uso que P3.express le otorga a los ciclos diarios, semanales y mensuales.

Ejemplo: Métodos

Utilizar una metodología o un marco específico para gestionar un proyecto es otro uso de elementos replicables. Esto puede ser un sistema ya existente como PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® o Scrum o bien uno que hayáis adaptado o creado a nivel personal. De todas formas, es normalmente una buena idea comenzar con un método ya existente y adaptarlo a vuestras necesidades en vez de construir uno de cero.

Todos los elementos replicables son abstractos y necesitan adaptarse al mundo real. No obstante, hay un espectro de abstracción y una necesidad de adaptabilidad constante: Pequeñas, relativamente concretos Checklists de calidad se encuentran en un extremo de espectro con un nivel bajo de abstracción y necesidad de adaptación, mientras que las metodologías se encuentran en el extremo opuesto, con una necesidad enorme de adaptación.

Siempre debes tener en cuenta lo vital que es llevar a cabo tareas de adaptación, de otra forma, el elemento replicable no podrá satisfacer tus necesidades de forma efectiva.

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