Utilizamos elementos repetibles
Un enfoque ad hoc del proyecto requiere demasiada energía y recursos, y siempre corre el riesgo de omitir algunos de los elementos necesarios. La mejor forma de simplificar lo que hay que hacer es utilizar elementos repetibles y, preferiblemente, realizarlos en ciclos repetibles.
Ejemplo: listas de control de la calidad
Una lista de control es un ejemplo sencillo de un elemento potencialmente repetible que mucha gente utiliza en su vida personal y profesional. Por ejemplo, los criterios de calidad de un entregable:
- En primer lugar, puedes crear una lista de control de todos los criterios, que es una forma de planificación.
- Lo que recomienda NUP6 es intentar generalizarlo: ¿hay otros entregables similares en el proyecto? En ese caso, prepara una lista de control de calidad general para esa categoría de entregables y utilízala para todos ellos. Si hay algunas variaciones, mantén la lista genérica y añade algunos elementos adicionales para los entregables individuales. Ahora tienes listas de control repetibles.
- Una vez que hayas preparado listas de control genéricas para varios tipos de entregables, puede que encuentres elementos que se repiten entre ellas, lo que sugiere una categoría superior virtual para ellas. En ese caso, en lugar de repetir los elementos para todas esas listas de control genéricas, puedes extraerlos y ponerlos en una lista de control superior. Al final, probablemente tendrás una única lista de control genérica para todo el proyecto. La «definición de hecho» de Scrum es un ejemplo de uso de listas de control a nivel de proyecto para la calidad (posible entre otras cosas). Al hacer esto, cada entregable pertenecerá a una jerarquía de categorías y deberá satisfacer los elementos que aparecen en las listas de control de todas las categorías de su cadena.
De este modo, un elemento de la lista de control principal será repetible para todos los entregables que tenga por debajo, lo que ahorra tiempo y energía en la planificación y la ejecución.
Y lo que es más importante, una vez hecho esto para un proyecto, puedes adaptarlo y utilizarlo para todos los proyectos similares en el futuro, lo que constituye una forma repetible de planificación para múltiples proyectos.
Ejemplo: procesos y flujos de trabajo
Algunos entregables, o los objetivos vinculados a ellos, necesitan ciertos pasos que pueden estandarizarse y repetirse. Por ejemplo, si los entregables deben diseñarse individualmente y aprobarse, puedes preparar un flujo de trabajo sencillo que deje claros todos los pasos, las personas implicadas y las duraciones aproximadas, evitando así muchas dificultades. Sin embargo, debes tener cuidado de no hacer que los flujos de trabajo y los procesos sean demasiado complicados o demasiado intensos en documentación, ya que tendrá una consecuencia negativa. Todas las personas implicadas en el proyecto deben ver los flujos de trabajo y los procesos como algo que apoya su trabajo y les facilita las cosas, y no como documentación burocrática que bloquea su trabajo real.
Los proyectos ágiles tienen elementos repetibles en su enfoque de desarrollo iterativo, en el que cierto tipo de actividades de desarrollo se repiten para cada característica; por ejemplo, la rutina diaria habitual en XP (eXtreme Programming): formar parejas, elegir un elemento, diseñarlo en una pizarra, construir los guiones de prueba y el código, integrar el código, etc.
Además de los flujos de trabajo repetibles que pueden utilizarse para las actividades técnicas, también puedes tener elementos repetibles para las actividades de gestión de proyectos. Los procesos de la Guía del PMBOK®, PRINCE2® y DSDM®, las actividades de P3.express y los eventos de Scrum son ejemplos de este concepto.
Ejemplo: ciclos
Tener elementos repetibles para gestionar el proyecto es útil. Esto puede facilitarse aún más colocándolos en ciclos repetibles. Estos ciclos simplifican considerablemente las actividades cotidianas de las personas implicadas en la gestión y dirección del proyecto. Los ciclos de grupos de procesos en la Guía del PMBOK® cuando se utilizan en un proyecto con varias fases, las etapas en PRINCE2®, los ciclos diarios, semanales y mensuales en P3.express, las iteraciones y bloques de tiempo en DSDM® y los Sprints en Scrum son ejemplos de este concepto.
Los ciclos más cortos son más fáciles de entender y utilizar que los más largos; por ejemplo, los Sprints en Scrum, en contraste con las fases según la Guía del PMBOK®. Sin embargo, los ciclos demasiado cortos pueden no ser suficientes para determinados tipos de proyecto, y la solución puede ser el uso de ciclos múltiples, como el uso de ciclos cortos de bloques de tiempo de DSDM® junto con ciclos de iteración más largos, o el uso de ciclos diarios, semanales y mensuales de P3.express.
Ejemplo: métodos
Utilizar una metodología o un marco para dirigir un proyecto es otro uso de los elementos que se pueden repetir. Puede ser un sistema existente, como PRINCE2®, P3.express, DSDM® o Scrum, o uno que hayas personalizado o construido tú mismo. Sin embargo, normalmente es mejor idea empezar con uno de los métodos existentes y adaptarlo a tus necesidades que construirlo desde cero.
Cualquier elemento repetible es abstracto y necesita personalización para adaptarlo al mundo real. Sin embargo, hay un espectro de abstracción y necesidad de adaptación: las listas de control de calidad pequeñas y relativamente concretas están en un extremo del espectro, con la menor cantidad de abstracción y necesidad de adaptación, mientras que las metodologías están en el otro extremo, con la mayor necesidad de adaptación. Siempre debes tener en cuenta la necesidad de adaptación, de lo contrario, el elemento repetible no se ajustará adecuadamente a tus necesidades.