Preservamos y optimizamos la energía y los recursos

En general, los recursos son limitados. Y nuestro proyecto no suele ser la excepción, como tampoco lo es la energía mental que necesitas para tomar buenas decisiones. Debes preservar y optimizar estos recursos para ti, y para tu proyecto, así como ayudar a otros miembros del equipo a hacer lo mismo.

Ejemplo: La regla 80/20

Una gran parte de los posibles beneficios de la gestión de proyectos es generalmente posible solo con una porción muy pequeña de esfuerzo. En mucho de los casos, tener como objetivo el 100% de los posibles beneficios es muy costoso e injustificado.

Tener en cuenta esta regla en todo lo que haces y fomentar esta misma practica en otros es vital.

Ejemplo: Fatiga de decisión

Utilizamos una sola fuente de energía mental para tomar todo tipo de decisiones y exteriorizar nuestros deseos. Si utilizamos injustificada e indiscriminadamente esta fuente, tendrás menos energías para aquellas decisiones que sí lo son, y puede redundar en malos resultados. Esta es una de las razones por las cuales debes evitar el micro-management (y seguir el principio “Gestión por excepción” de PRINCE2^®.)

Aquellos conflictos que tienen como epicentro ideas, pueden ser útiles. En cambio, aquellos que tienen como epicentro personas generalmente dañan los proyectos. Una de sus consecuencias es que drena la energía mental de los miembros del equipo. Si te ves envuelto en un conflicto similar, debes hacer lo posible por encontrar la raíz del problema y solucionarlo.

Ejemplo: Cuida de ti mismo!

Las decisiones que tomas y lo que expresas desgastan tu energía mental. Por otra parte, esta fuente de energía se “regenera” cuando duermes y comes adecuadamente. Así que, cuida de ti mismo: Asegúrate de que duermes y descansas lo suficiente, y come de forma adecuada. Si tienes hábitos dañinos o problemas para conciliar el sueño, no tienes que lidiar con ello a nivel personalísimo, hay muchos especialistas que pueden ayudarte a solucionar eso de forma fácil. La actividad física también puede ayudar a regenerar esa fuente de energía, aunque no hay estudios concluyentes por el momento.

Intenta fomentar esta visión a los miembros de tu equipo. Primero, asegúrate de que estas trabajando de forma continua y sin demasiadas horas extra. Después, si puedes, intenta ofrecer snacks energizantes, comida sana y bebidas durante el horario laboral.

Ejemplo: Balance entre trabajo y vida privada

Muchos de nosotros amamos nuestra profesión, pero sin embargo, esto no lo es todo lo que necesitamos en nuestra vida. De la misma forma que optimizas tu trabajo, debes planear e implementar ideas en tu vida privada, de forma que la disfrutes y seas feliz. Cuando lo eres, también serás más exitoso en el trabajo. Si puedes, fomenta esta visión en tus compañeros de equipo.

Ejemplo: Motivación

La motivación es un concepto complejo. Hay muchos recursos interesantes y útiles sobre el tema, pero sin embargo, muchos que no tienen base científica. De todas formas, debes aprender de ellos y utilizarlos de forma continua, ya que aumenta la energía mental del equipo y la posibilidad de tener mejores resultados en el proyecto. Un buen ejemplo de motivación puede ser dar a entender a los miembros de tu equipo que reconoces su buen trabajo, siendo amables con ellos o incluso agradeciéndoles directamente. Sin embargo, debemos tener cuidado con algunos métodos tradicionales de motivación, ya que pueden tener efectos negativos, como por ejemplo, un bonus salarial pequeño.

Ejemplo: Colaboración y trabajo en equipo

Las personas que cooperan con otras generalmente tienen el poder de crear mejores resultados, pero lo que es más importante, es destacar que el ser humano es social por naturaleza y disfruta siendo parte de un grupo.

Si puedes, deshazte de aquellos aspectos negativos del trabajo en grupo y crea un ambiente amigable y distendido. Esto hará que los miembros de tu equipo sean más felices.

Sin embargo, cuidado, ya que todos somos diferentes, y podemos encontrarnos con miembros que disfruten más de un ambiente relajado y solitario que otros – lo importante es encontrar un balance.

Ejemplo: Cultura de “Somos un solo equipo”

Suele haber una tendencia por parte de algunas personas de crear o considerar subgrupos y crear tensión con otros pares. Por ejemplo, las personas que están enfocadas en los aspectos de negocio del proyecto vs. Las personas que están construyendo el producto.

La tensión consume muchísima energía de ambas partes, y es una de las razones principales por las cuales tendríamos que intentar construir la cultura de un solo equipo, cuando todos trabajan juntos para lograr un mismo objetivo.

Ejemplo: La sabiduría de las masas

Cuando un grupo grande y diverso de personas se juntan y trabajan juntos en un ambiente colaborativo, hay potencial para muy buenos resultados, ideas y soluciones, que pueden ser incluso mejores que aquellos que vienen de un solo experto.

Si tienes ésta opción, puedes utilizarla de forma regular y preguntar a los miembros de tu equipo si pueden ayudarte a solucionar problemas difíciles en el proyecto. Además de la posibilidad de tener buenos resultados, también permite a los miembros del equipo sentirse útiles y que su rol también es importante en el proyecto, lo que resulta en mayor nivel de energía. La actividad E02 de P3.express es un ejemplo claro de cómo se utiliza la sabiduría de masas en proyectos.

Ejemplo: Líder de proyecto estilo facilitador

Si eres un Project Manager, el epicentro de tu actividad se basa en facilitar (o al menos, así debería ser). Por otra parte, puede ser que miembros de tu equipo tengan malas experiencias con Project Managers en su pasado, e incluso que esas experiencias impacten en su relación contigo: una porción de su energía es destinada directamente a analizar tu comportamiento e intentar detectar posibles “amenazas” en vez de confiar en ti.

En este caso, puedes cambiar tu título, y en vez de llamarte Project Manager puedes llamarte Chief Project Facilitator.

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