Proactividad ante todo

Los humanos tenemos una tendencia natural a ser reactivos. Nos ayuda a preservar nuestra energía en caso de asuntos que no son importantes y nos da mejores resultados cuando estamos lidiando con algo en lo que somos totalmente inexpertos. Aquellas situaciones son totalmente diferentes de nuestros proyectos, y aquí es donde podemos tener mejores resultados siendo proactivos.

Ejemplo: Hacer planes

Si tienes como destino un sitio desconocido y ya estáis llegando tarde, puedes empezar a conducir inmediatamente para “ahorrar tiempo”, y solucionar los problemas cuando aparezcan. El punto de vista proactivo es tomarse algo de tiempo y programar el GPS o sistema de navegación para que te provea la ruta más rápida basada en el tráfico, posibles accidentes, rutas en servicio y luego conducir. Esto se basa en reservar un tiempo antes de ejecutar para evitar problemas de forma anticipada y ahorrar tiempo de verdad.

Al contrario de lo que algunas personas piensan sobre los proyectos ágiles, planear es siempre necesario, y va más allá del tipo y nivel de detalles. Hacer planes antes de ejecutar es un enfoque 100% proactivo.

Siempre tengamos en mente la frase: “Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.”

Si en cambio, tenemos un proyecto predictivo, puedes tranquilamente pasar cuatro horas afilando el hacha, porque estás seguro que lo que quieres hacer es cortar un árbol. En un proyecto ágil, no estáis seguros de si queréis cortar un árbol, pillar ramas rotas, cortar el césped, extraer carbón u otra cosa.

Sin embargo, necesitas estar medianamente preparado para todas las posibilidades (como saber dónde está la tienda más cercana donde se puedan comprar herramientas), y tener una preparación específica (en este caso, saber afilar) cuando vais a focalizaros en una solución especifica. Eso es hacer planes.

Ejemplo: Planear los planes

Planear la forma en la cual vais a ejecutar el proyecto es un enfoque proactivo. Ésta proactividad puede ser extendida incluso hasta el extremo de planear la forma en la cual vais a planear la ejecución.

Este concepto está relacionado con la Gestión de Planes en PMBOK^® Guide, estrategias de gestión en PRINCE2^® y enfoque en DSDM^®.

Ejemplo: Planear de forma continua

La realidad no suele coincidir con lo que planeamos, y no hay ningún problema en ello.

Sin embargo, necesitamos adaptar de forma continua nuestros planes para asegurarnos de que son realistas y prácticos. Necesitamos hacerlo en cuanto veamos la necesidad de adaptar, no cuando los problemas ya están presentes. Esto es un enfoque proactivo.

Ejemplo: Gestión de riesgos

El concepto global de gestión de riesgos está basado en la proactividad: Cuando eventos desconocidos aparecen, en vez de esperar a ver qué sucede y luego reaccionar ante ellos, pensamos previamente en posibilidades, impacto, posibles respuestas y probablemente intentamos tomar medidas antes de que suceda.

Por favor, tomar en consideración que muchas veces, hay vidas de personas envueltas en los objetivos de nuestros proyectos.

Ejemplo: Definir roles y responsabilidades

Puedes dejar que los miembros de tu equipo trabajen sin roles ni responsabilidades definidas y, tarde o temprano de forma implícita surgirán, pero es muy costoso y puede que al final de cuentas, no de buen resultado. El enfoque proactivo es definirlos de antemano y adaptarlos según sea necesario. Esto redunda en facilitar el trabajo para todos, y focalizar los esfuerzos en producir algo, más que en decidir quién hace qué.

El número y la variedad de roles pueden depender de acuerdo al tipo y tamaño del proyecto. Puede ser una simple definición – como en Scrum -, algo moderado – como en P3.express – o bien algo más amplio -como en DSDM^® o PRINCE2^®-. De todas formas, no nos olvidemos de que las descripciones de roles en los métodos mencionados se refieren solamente a actividades de gestión, y siempre es necesario añadir también descripciones de roles para aspectos técnicos.

Ejemplo: Opciones disponibles

¿Debo terminar el proyecto de forma prematura o continuar con él?

Muy pocas veces hay solamente dos opciones, incluso si la pregunta nos lo sugiere implícitamente. Necesitas utilizar un enfoque proactivo y considerar todas las opciones antes de tomar una decisión. Tal vez puedes redefinir el alcance del proyecto, tal vez puedes suspenderlo hasta que se aclare el panorama, tal vez puedes cambiar el enfoque del proyecto (ej. Externalizarlo), etc.

Ejemplo: Pensamiento crítico

Todos tenemos ciertas predisposiciones (también llamados sesgos) que pueden ayudarnos a sobrevivir por un lado, y por el otro llevarnos a tomar malas decisiones. Cuando hay que tomar decisiones importantes en un proyecto, es mejor tomarnos un momento y considerar nuestras predisposiciones o prejuicios y de que forma puedan llegar a afectar nuestra decisión antes de que se conviertan en un problema.

Como una referencia, puedes utilizar la siguiente lista de sesgos cognitivos en Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Sesgos_cognitivos

También existen ciertos marcos para tomar decisiones que puedes utilizar como referencia. Primero, puede alejarte de tu idea inicial e incluso llegar a molestarte, pero pronto te acostumbrarás a ellos y sacaras ventaja casi de forma inconsciente.

Ejemplo: Transparencia

A nadie le gusta tener problemas o demorarse en un proyecto, pero esto no significa que debamos esconderlo. Seamos transparentes y comuniquémoslo a nuestros pares, algunos de ellos incluso pueden ayudarnos. Tarde o temprano, van a saberlo.

Además, al saberlo por anticipado, en caso de que necesiten realizar algunas acciones, les daremos tiempo para elaborarlo y ejecutar las acciones que crean convenientes. (Ejemplo: Aceptar las consecuencias negativas)

Ejemplo: Comuniquémonos de forma efectiva

Habrá muchos casos en los que enviemos reportes a las personas involucradas en el proyecto, sin recibir una respuesta concreta de su parte. Puedes creer que esto no es ningún inconveniente ya que no hay ningún comentario negativo, pero puede ser que sí lo sea.

Tienes que ser proactivo y asegurarte de que han utilizado el reporte de forma adecuada y han sido provistos de los datos necesarios, y utilizar esto para ajustar tu método de comunicación.

De otra forma, se pueden crear problemas de diferente índole, que serán difíciles de solucionar.

Ejemplo: Se responsable

Es muy fácil culpar a los demás de los malos resultados. Por ejemplo, tu deseas que en tu organización se te dé autoridad total de ejecutar cambios dentro del marco del proyecto y así, concretar los objetivos de forma perfecta. No lo hacen, y por lo tanto, el proyecto falla. Esto no es un enfoque proactivo.

El enfoque proactivo es asumir la responsabilidad y hacer todo lo que puedas a pesar de las dificultades. No puedes esperar que en tu organización todos crean ciegamente en ti y te den todos los recursos esperando tener buenos resultados a cambio, especialmente cuando ya han visto proyectos fallidos previamente. Lo que tienes que hacer es ejecutar una simple mejora a pesar de las dificultades que se presentan, utilizar eso para ganar su confianza, solicitar un poco más de recursos y un poco más de margen de tolerancia para dificultades y utilizar esto para ejecutar una mejora un poco más grande y seguir de ésta forma hasta que llegues al objetivo óptimo.

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