Somos siempre proactivos
Hay una tendencia natural en nosotros a ser reactivos. Puede ayudarnos a conservar nuestra energía tratando asuntos sin importancia o puede darnos mejores resultados cuando nos enfrentamos a algo en lo que somos completamente incompetentes. Esas situaciones son diferentes de nuestros proyectos, y aquí podemos obtener mejores resultados siendo proactivos.
Ejemplo: planificación
Si quieres ir en coche a un lugar nuevo y llegas tarde, puedes empezar a conducir inmediatamente para «ganar tiempo», y afrontar los posibles problemas cuando surjan. El enfoque proactivo consiste en tomarte un tiempo al principio y configurar tu sistema de navegación para que te dé la ruta más rápida basándose en el tráfico y los posibles accidentes y atascos, y luego conducir; eso es dedicar tiempo antes de ejecutar, para evitar problemas más adelante y así ahorrar tiempo al final.
Al contrario de lo que algunos piensan de los proyectos Ágiles, la planificación siempre es necesaria, y sólo se trata del tipo y el nivel de detalle de los planes. Planificar antes de ejecutar es un enfoque proactivo.
Recuerda la cita: dame seis horas para talar un árbol y me pasaré las cuatro primeras afilando el hacha.
Si se trata de un proyecto predictivo, puedes pasarte 4 horas afilando el hacha, porque estás seguro de que vas a talar un árbol. En un proyecto ágil, no estás seguro de si vas a talar un árbol, recoger ramas rotas, cosechar césped, extraer carbón u otra cosa. No obstante, sigues necesitando tener una preparación general para todas ellas (saber dónde está la ferretería más cercana), y tener una preparación específica (afilar) cuando vayas a centrarte en una solución determinada; eso es planificación.
Ejemplo: planificar la planificación
Planificar la forma en que vamos a ejecutar el proyecto es un enfoque proactivo. Esta proactividad puede incluso ampliarse planificando la forma en que vamos a planificar la ejecución; ése es el concepto del plan de dirección de la Guía del PMBOK®, las estrategias de gestión de PRINCE2® y los enfoques de DSDM®.
Ejemplo: planificación continua
La realidad rara vez coincide con lo que hemos planificado, y no pasa nada, pero debemos adaptar continuamente nuestros planes para asegurarnos de que siguen siendo realistas y prácticos. Debemos hacerlo en cuanto sea necesaria la adaptación, y no cuando nos encontremos con problemas. Eso es un enfoque proactivo.
Ejemplo: gestión de riesgos
Todo el concepto de gestión de riesgos se basa en la proactividad: ante acontecimientos inciertos, en lugar de esperar a ver qué ocurre y reaccionar ante ellos, pensamos en las posibilidades y los impactos, consideramos las respuestas y probablemente hacemos algo al respecto antes de que ocurra.
Ten en cuenta que lo que hacemos en los proyectos es serio; a veces se trata de la vida de las personas.
Ejemplo: definir roles y responsabilidades
Puedes dejar que los miembros del equipo del proyecto trabajen sin funciones ni responsabilidades claras, y tarde o temprano surgirá una forma de funciones y responsabilidades, pero es demasiado costoso y puede que no funcione bien después de todo. El enfoque proactivo consiste en definirlas pronto y adaptarlas según sea necesario. Esto facilita el trabajo a todos, y pueden centrarse en producir algo, en lugar de decidir quién hace qué.
El número y la variedad de roles dependen del tipo y el tamaño del proyecto; puede ser una definición sencilla como la de Scrum, algo moderado como la de P3.express o algo exhaustivo como las de DSDM® y PRINCE2®. Sin embargo, no olvides que las descripciones de roles de estos métodos sólo se refieren a las actividades de gestión, y que siempre tienes que añadir descripciones de roles para los aspectos técnicos.
Ejemplo: opciones disponibles
¿Debes cerrar el proyecto prematuramente o continuar con él?
Rara vez hay sólo dos opciones, aunque la pregunta lo dé a entender. Tienes que tener un enfoque proactivo y considerar todas las opciones antes de tomar una decisión. Tal vez puedas replantearte el proyecto; tal vez puedas pausarlo hasta que se aclare algo más; o tal vez puedas cambiar el enfoque del proyecto. Por ejemplo, subcontratar, etc.
Ejemplo: pensamiento crítico
Todos tenemos muchos prejuicios que nos ayudan a sobrevivir por un lado, y nos engañan para que tomemos malas decisiones por otro. Cuando se trata de tomar decisiones importantes sobre el proyecto, es mejor detenerse un momento y considerar todos los prejuicios que pueden influir en nuestra decisión antes de que causen problemas.
Como referencia, puedes utilizar la lista de sesgos cognitivos que aparece en Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Sesgos_cognitivos
Existen incluso marcos de toma de decisiones que puedes utilizar para tomar mejores decisiones. Al principio, puede distraerte e incluso molestarte utilizarlos, pero pronto te acostumbras a ellos y les sacas partido sin mucho esfuerzo consciente.
Ejemplo: transparencia
No nos gusta retrasarnos en el proyecto ni tener ningún otro tipo de problema, pero eso no significa que debamos ocultarlo. Debes ser transparente y hacérselo saber a las partes interesadas, porque es posible que algunas de ellas puedan ayudarte y, además, tarde o temprano conocerán los problemas y sus consecuencias, y algunas de ellas pueden requerir acciones tempranas por su parte. Por ejemplo, aceptar la consecuencia negativa.
Ejemplo: comunicar eficazmente
Puede haber muchos casos en los que envíes informes a las partes interesadas y éstas no te den ninguna respuesta. Puedes creer que todo va bien sólo porque no hay comentarios negativos, aunque puede que no sea así. Tienes que ser proactivo y comprobar si realmente han utilizado el informe y si ha servido para el propósito, y utilizar la información para ajustar tu método de comunicación; de lo contrario, esta cuestión oculta puede causar graves problemas más adelante, cuando sea demasiado difícil de solucionar.
Ejemplo: asume tu responsabilidad
Es fácil culpar a los demás de los malos resultados. Por ejemplo, puede que quieras que tu organización te dé plena autoridad para cambiar todo en el proyecto y hacerlo a la perfección, pero no lo hacen y, como resultado, el proyecto fracasa. Éste no es un enfoque proactivo.
El enfoque proactivo consiste en asumir la responsabilidad y hacer todo lo que puedas dentro de las limitaciones. No puedes esperar que la organización confíe plenamente en ti y te lo dé todo con la esperanza de obtener buenos resultados, sobre todo cuando han visto tantos proyectos fracasados. Lo que tienes que hacer es realizar una pequeña mejora dentro de las limitaciones establecidas, utilizarla para ganar un poco de confianza, algunos recursos más y un poco más de tolerancia hacia las limitaciones, y luego utilizarla para una mejora ligeramente mayor, y seguir así hasta alcanzar el objetivo óptimo.