Preservamos y optimizamos la energía y los recursos
Los recursos son limitados. Los recursos de que dispone el proyecto son limitados, al igual que la energía mental de que dispones para tomar buenas decisiones. Debes preservar y optimizar este recurso para ti y para el proyecto, y ayudar a los demás miembros del equipo a hacer lo mismo.
Ejemplo: la regla del 80/20
Se puede obtener una gran parte de los posibles beneficios de la gestión de proyectos dedicando una pequeña parte del esfuerzo. En la mayoría de los casos, apuntar al 100% de los posibles beneficios es muy caro e injustificable. Debes tener en cuenta esta regla en todo lo que hagas y animar a los demás a hacer lo mismo.
Ejemplo: cansancio por decisiones
Utilizamos una única fuente de energía mental para tomar todo tipo de decisiones y también para expresar la fuerza de voluntad. Si gastas gran parte de esta fuente en tomar decisiones innecesarias o sin importancia, tendrás menos energía para las decisiones importantes, lo que puede conducir a malos resultados. Esta es una de las razones por las que debes evitar la microgestión (el principio de «gestión por excepción» de PRINCE2®).
Los conflictos que tienen que ver con las ideas pueden ser útiles, pero los que tienen que ver con las personas suelen ser perjudiciales para el proyecto, y una de las consecuencias es que agotan la energía mental de los miembros del equipo. Si observas un conflicto de este tipo, debes hacer todo lo posible por encontrar la causa y resolverlo.
Ejemplo: ¡Cuídate!
Las decisiones que tomas y la fuerza de voluntad que expresas agotan tu fuente de energía mental. En cambio, esta fuente se llena de energía cuando duermes y comes adecuadamente. Por tanto, debes cuidarte bien: asegúrate de dormir y descansar lo suficiente, y de comer bien. Si tienes hábitos perjudiciales o problemas con el sueño, no tienes que afrontarlo solo; hay muchos especialistas que pueden ayudarte a solucionar esos problemas. La actividad física también puede ayudar con esta fuente de energía, aunque los estudios aún no son concluyentes al respecto.
Intenta animar a los miembros del equipo a hacer lo mismo que tú. En primer lugar, asegúrate de que trabajan a un ritmo sostenible y sin demasiadas horas extraordinarias. Luego, si puedes, intenta ofrecer comida, tentempiés y bebidas energéticos y saludables durante el tiempo de trabajo.
Ejemplo: equilibrio entre vida y trabajo
Muchos de nosotros amamos lo que hacemos, pero eso no es todo lo que necesitamos tener en la vida. Del mismo modo que optimizas tu trabajo, deberías planificar e implementar ideas en tu vida personal, de modo que sea alegre y feliz. Cuando eres más feliz, también puedes tener más éxito en el trabajo. Si puedes, intenta animar a los miembros de tu equipo a hacer lo mismo.
Ejemplo: motivación
La motivación es un concepto complejo. Existen algunos recursos interesantes y útiles sobre el tema, así como otros muchos más acientíficos. No obstante, deberías aprender sobre ella y utilizarla continuamente, ya que aumenta la energía mental del equipo y la posibilidad de conseguir mejores resultados para el proyecto.
La motivación puede ser tan sencilla como hacer saber a la gente que has reconocido su buen trabajo con una sonrisa amable o un simple «gracias». Sin embargo, debes tener cuidado, porque muchas de las formas habituales de motivación, como las pequeñas recompensas monetarias, tienen un efecto negativo.
Ejemplo: colaboración y trabajo en equipo
Las personas que colaboran a veces pueden tener el poder de crear mejores resultados, pero lo más importante es que los seres humanos son sociales y disfrutan formando parte de un grupo. Si puedes eliminar los aspectos negativos del trabajo en equipo y crear un entorno agradable, habrá miembros más felices en el proyecto.
Sin embargo, debes tener cuidado, porque las personas son diferentes, y algunas necesitan más tiempo de relajación, concentración y soledad que otras; suele ser un ejercicio de equilibrio.
Ejemplo: cultura de un solo equipo
Hay una tendencia a que las distintas partes interesadas creen o consideren subgrupos y provoquen tensiones con otros grupos; por ejemplo, las personas que se centran en los aspectos de negocio del proyecto frente a las que construyen el producto. Esta tensión consume mucha energía de ambas partes, que es una de las razones por las que debemos intentar construir una cultura de un solo equipo, en la que todos trabajen juntos hacia el mismo objetivo.
Ejemplo: la sabiduría de las multitudes
Cuando un gran número de personas con diversidad se reúnen y trabajan en un entorno facilitado, existe la posibilidad de obtener muy buenos resultados, ideas y soluciones, que pueden ser incluso mejores que las procedentes de expertos individuales.
Si tienes esa opción, puedes utilizarla regularmente para pedir a los miembros del equipo que te ayuden a resolver problemas difíciles del proyecto. Además de la posibilidad de obtener buenos resultados, también permite a los miembros del equipo saber que sus opiniones son apreciadas y que desempeñan un papel importante en el proyecto, lo que a su vez aumenta su nivel de energía.
La Actividad E02 de P3.express es un ejemplo de utilización de la sabiduría de las multitudes en los proyectos.
Example: jefe facilitador de proyectos
Si eres gestor de proyectos, la mayoría de las cosas que haces tienen un carácter de facilitación o, al menos, deberían tenerlo. Por otra parte, puede que veas que los miembros del equipo han tenido malas experiencias con gestores de proyectos en el pasado, y que estas experiencias están repercutiendo en su relación contigo: una parte de su energía se gasta en analizar tu comportamiento en busca de posibles amenazas, en lugar de confiar en ti. En ese caso, puedes cambiar tu título de gestor de proyectos por el de jefe facilitador de proyectos. Al fin y al cabo, eso es lo que realmente haces en el proyecto.