Κάθε αλυσίδα είναι τόσο δυνατή όσο είναι ο πιο αδύναμος της κρίκος

Υπάρχουν διάφορες περιοχές σε ένα έργο και όλες απαιτούν προσοχή; πρέπει να έχουμε μια ολιστική αντίληψη για το έργο. Δίνοντας προσοχή σε μια φαινομενικά σημαντική περιοχή (πχ χρόνος) δεν είναι αρκετό, διότι όλες οι περιοχές αλληλοεπιδρούν και δε λειτουργούμε σωστά εκτός και αν όλες λάβουν την κατάλληλη προσοχή.

Παράδειγμα: Όλα γίνονται για την καταληκτική ημερομηνία

Ας θεωρήσουμε ότι κατασκευάζετε κάτι για τους Ολυμπιακούς Αγώνες. Έχει μια πολύ σημαντική καταληκτική ημερομηνία, η οποία κάνει τη διαχείριση χρόνου πολύ σημαντική. Είναι αυτό το σωστό, όμως?

Τι θα γίνει εάν η ποιότητα είναι τόσο κακή που απαιτεί την επανάληψη εργασίας μετά από κάποιο διάστημα. Αυτό θα έχει επίπτωση στο χρόνο, έτσι χρόνος και ποιότητα συνδέονται. Μπορεί να έχεις ένα φανταστικό κήπο να συμπεριλαμβάνεται στον αρχικό ορισμό του έργου, αλλά να ξέρεις ότι αν δεν υπάρχει διαθέσιμος χρόνος, μπορείς να το παραλείψεις και απλά να το καλύψεις με γρασίδι, όσο έχεις προνοήσει για αυτήν την πιθανότητα στον χρόνο και την έχεις προετοιμάσει. Έτσι, η διαχείριση του σκοπού του έργου είναι επίσης σημαντική. Έτσι, μέχρι τώρα έχουμε τις περιοχές του σκοπού, της ποιότητας και του χρόνου στο κέντρο της προσοχής μας.

Έχετε ακούσει για το διάσημο παράδειγμα όπου ο πρόεδρος Κένεντυ, συναντά έναν επιστάτη στη NASA και τον ρωτά με τι ασχολείται και εκείνος του απαντά «Βοηθάω να στείλω τον άνθρωπο στο φεγγάρι». Δε βοηθάει να έχουμε τέτοιους τύπους ανθρώπων στο έργο στο να πετύχουμε την καταληκτική προθεσμία?

Όσο θα συνεχίζεις, θα διαπιστώνεις ότι κάθε συγκεκριμένη περιοχή του έργου, συμβάλει στη διαχείριση του χρόνου, και δε μπορεί κάποιος να πετύχει την τελική προθεσμία με αποδεκτή βεβαιότητα, εκτός και αν δώσει προσοχή σε όλες τις περιοχές του έργου.

Παράδειγμα: Cherry Picking

Όταν οι άνθρωποι έρχονται αντιμέτωποι με μια γκάμα μεθόδων, μερικές φορές αρχίζουν να επιλέγουν (cherry picking) και δημιουργούν μια μίξη από όλα, δείχνοντας ενδιαφέρον από διάφορα συστήματα. Αυτό συνήθως δε δουλεύει, διότι τα στοιχεία δε λειτουργούν απομονωμένα και πρέπει να είναι συμβατά μεταξύ τους. Κάθε προσθήκη ή αλλαγή σε ένα σύστημα θα πρέπει να γίνεται από μια ολιστική αντίληψη.

Έτσι για αυτό μερικές φορές παρατηρούμε αντικρουόμενα στοιχεία σε διαφορετικές μεθόδους; Κάτι λειτουργεί καλά σε ένα σύστημα και το αντίθετο του λειτουργεί επίσης καλά σε ένα άλλο σύστημα. Το συγκεκριμένο στοιχείο δεν θεωρείται σωστό ή λάθος από μόνο του.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι η επιλογή μιας μεθόδου για το έργο, η προσαρμογή της στο έργο και η προσθήκη προσεκτικά νέων στοιχείων σε αυτό λαμβάνοντας υπόψιν τη σταθερότητα όλου του συστήματος.

Παράδειγμα: Η προσέγγιση της αντι-διαδικασίας

Ένα από τα σπουδαιότερα πράγματα που οι Agile μέθοδοι έχουν επιτύχει, είναι να δώσουν προσοχή στα θέματα του προσωπικού. Το Agile manifesto δίνει περισσότερη αξία στα μεμονωμένα άτομα και στις αλληλεπιδράσεις σε σύγκριση με τις διαδικασίες και τα εργαλεία, παρόλο που αυτό μπορεί να μην είναι μια δίκαιη σύγκριση. Σχεδόν όλες οι μέθοδοι, λένε ότι τα θέματα προσωπικού είναι σημαντικά, αλλά η πραγματική διαφορά με τις Agile μεθόδους είναι ότι τα θέματα προσωπικού αποτελούν ένα αναπόσπαστο τμήμα των διαδικασιών, παρά μια απλή υπόδειξη. Έτσι, δεν πρόκειται για ένα διαγωνισμό μεταξύ των θεμάτων του προσωπικού και των διαδικασιών, αλλά περισσότερο για τον τρόπο με το οποίο τα θέματα αυτά γίνονται αντιληπτά από το σύστημα.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι κάποιοι προσπαθούν να αντικαταστήσουν τα θέματα προσωπικού με πιο εκλεπτυσμένες διαδικασίες, αλλά αυτό είναι λάθος. Υπάρχει επίσης και η αντίθετη περίπτωση: κάποιοι να προσπαθούν να αντικαταστήσουν διαδικασίες με θέματα προσωπικού το οποίο επίσης δεν λειτουργεί.

Παράδειγμα: Αυτές είναι όλες οι περιοχές που χρειάζεσαι

Όταν σκεφτόμαστε τις περιοχές θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί να μην χάσουμε καμία από αυτές. Τι είναι όμως αυτές? Εάν ελέγξεις τις βασικές πηγές γνώσης, θα λάβεις διαφορετικές απαντήσεις, και ακόμη καμία από αυτές δεν είναι όλη η αλήθεια.

Τα θέματα του PRINCE2^® είναι περιοχές, αλλά αυτές αποτελούν περιοχές που παίζουν σημαντικό ρόλο μόνο στη συγκεκριμένη μεθοδολογία. Οι υπόλοιπες περιοχές μόνο υπονοούνται. Το PMBOK^® Guide δεν αποτελεί μεθοδολογία και μπορεί να το διατυπώσει πολύ καλύτερα με τις δέκα περιοχές γνώσης. Όμως, αυτές είναι απλά ερμηνείες όλων των περιοχών βασισμένες στην αντίληψη του PMBOK^® Guide, παρά μιας ουδέτερης (όχι ότι απαραίτητα υπάρχει και κάποια ουδέτερη). Για παράδειγμα, τα θέματα προσωπικού δε λαμβάνουν ιδιαίτερη προσοχή στο PMBOK^® Guide.

Μια καλή πηγή πληροφοριών σχετικά με τις περιοχές είναι το ICB. Όμως στην πραγματικότητα δεν είναι για τις περιοχές, αλλά για τις ικανότητες που απαιτούνται στο έργο. Δεν έχει μια σχέση ένας-με-έναν με τις περιοχές, αλλά βοηθάει πολύ στην αναγνώριση τους.

Δεν υπάρχει μια λίστα με τις περιοχές στο NUPP, κυρίως επειδή πρόκειται για ένα μετα-σύστημα παρά για ένα σύστημα και διότι η κατηγοριοποίηση των περιοχών εξαρτάται από το είδος του έργου και το περιβάλλον του; Πχ ένα συνηθισμένο έργο κατασκευής μπορεί να απαιτεί μια διαφορετική αντίληψη από ένα δημιουργικό έργο έρευνας.

▼ PDF