Nearly Universal Principles of Projects

Χρησιμοποίησε στοιχεία που έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν

Μια ad hoc προσέγγιση έργου απαιτεί αρκετή ενέργεια και πόρους και πάντα υπάρχει το ρίσκο της παράλειψης κάποιων από τα απαραίτητα στοιχεία. Ο καλύτερος τρόπος απλοποίησης του τι πρέπει να γίνει, είναι η χρήση στοιχείων που έχουν επαναχρησιμοποιηθεί στο παρελθόν, και προτιμητέο να τα παίρνει κάποιος σε επαναλήψιμους κύκλους.

Παράδειγμα: Λίστες Ποιότητας

Μία λίστα είναι ένα απλό παράδειγμα ενός δυνητικά επαναλήψιμου στοιχείου που πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν στην προσωπική και επαγγελματική τους ζωή. Πάρτε για παράδειγμα τα κριτήρια ποιότητας ενός παραδοτέου:

Επίσης κάνοντας αυτό, ένα σημείο στην γονική λίστα θα γίνεται επαναλαμβανόμενο για όλα τα παραδοτέα που βρίσκονται από κάτω, πράγμα το οποίο γλυτώνει χρόνο και ενέργεια στον προγραμματισμό και στην εκτέλεση.

Το πιο σημαντικό είναι ότι από τη στιγμή που αυτό γίνεται σε κάποιο έργο, μπορείς να το προσαρμόσεις και να το χρησιμοποιήσεις σε παρόμοια έργα στο μέλλον, το οποίο είναι μια επαναλήψιμη μορφή προγραμματισμού για πολλαπλά έργα.

Παράδειγμα: Διαδικασίες και ροές εργασιών

Κάποια παραδοτέα ή στόχοι που συνδέονται με αυτά, χρειάζονται συγκεκριμένα βήματα τα οποία μπορούν να κανονικοποιηθούν και να επαναλαμβάνονται. Για παράδειγμα, εάν τα παραδοτέα πρέπει να σχεδιαστούν ανεξάρτητα και να εγκριθούν, μπορεί να σχεδιαστεί μια απλή ροή εργασίας που θα καταστήσει όλα τα βήματα, του ανθρώπους που αναμιγνύονται και τις διάρκειες ξεκάθαρες, αποτρέποντας πολλές δυσκολίες. Θα πρέπει όμως να δοθεί προσοχή έτσι ώστε οι ροές εργασιών και οι διαδικασίες να μη γίνουν πολύ πολύπλοκες ή πολύ ευαίσθητες στην καταγραφή, αφού αυτό θα έχει αρνητικές επιπτώσεις. Όλοι οι συμμετέχοντες στο έργο, θα πρέπει να βλέπουν τις ροές εργασιών και τις διαδικασίες σαν κάτι που υποστηρίζει την εργασία τους και κάνει τα πάντα ευκολότερα για αυτούς, παρά σαν μια γραφειοκρατική καταγραφή που εμποδίζει την πραγματική εργασία.

Τα Agile έργα έχουν επαναλαμβανόμενα στοιχεία στην επαναλαμβανόμενη τους development προσέγγιση, όπου βεβαίου τύπου development δραστηριότητες επαναλαμβάνονται για κάθε χαρακτηριστικό; πχ η κοινή καθημερινή ρουτίνα στο XP (eXtreme Programming): ταίριαξε, πάρε ένα τμήμα, σχεδίασε το στον πίνακα, χτίσε τα τεστ scripts και τον κώδικα, ενσωμάτωσε τον κώδικα, κτλ Επιπροσθέτως των ροών εργασιών που επαναλαμβάνονται και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τεχνικές δραστηριότητες, μπορείς επίσης να έχεις επαναλαμβανόμενα στοιχεία για τις δραστηριότητες διαχείρισης έργου. Οι διαδικασίες στο PMBOK® Guide, PRINCE2® και DSDM®, οι διαδικασίες στο P3.express και τα γεγονότα στο Scrum είναι παραδείγματα της συγκεκριμένης ιδέας.

Παράδειγμα: Κύκλοι

Έχοντας επαναλήψιμα στοιχεία για τη διαχείριση του έργου είναι κάτι χρήσιμο. Αυτό μπορεί να γίνει ακόμη ευκολότερο βάζοντάς τα σε επαναλαμβανόμενους κύκλους. Οι συγκεκριμένοι κύκλοι απλοποιούν σημαντικά τις καθημερινές δραστηριότητες των ανθρώπων που εμπλέκονται στη διαχείριση και ηγεσία του έργου. Κύκλοι των ομάδων διαδικασιών του PMBOK® Guide όταν χρησιμοποιούνται σε ένα έργο με πολλαπλές φάσεις, στάδια στο PRINCE2®, καθημερινούς, εβδομαδιαίους, μηνιαίους κύκλους στο P3.express, επαναλήψεις και timeboxes στο DSDM®, και sprints στο Scrum είναι όλα παραδείγματα αυτής της ιδέας.

Οι μικρότεροι κύκλοι είναι ευκολότερο να κατανοηθούν και να χρησιμοποιηθούν σε σχέση με τους μεγαλύτερους; Πχ τα sprints στο Scrum σε αντίθεση με τις φάσεις (phases) σύμφωνα με το PMBOK® Guide. Όμως, οι κύκλοι που είναι πολύ μικροί μπορεί να μην είναι επαρκείς για να υποστηρίξουν συγκεκριμένους τύπους έργων και η λύση μπορεί να είναι η χρήση πολλαπλών κύκλων, όπως η χρήση του μικρών timebox κύκλων του DSDM®, παράλληλα με μεγαλύτερους κύκλους επανάληψης, ή χρήση των καθημερινών, εβδομαδιαίων, μηνιαίων κύκλων του P3.express

Παράδειγμα: Μέθοδοι

Η χρήση κάποιας μεθοδολογίας ή πλαισίου για τη διαχείριση έργου είναι μια άλλη χρήση των επαναλήψιμων στοιχείων. Αυτό μπορεί να είναι ένα υπάρχον σύστημα όπως το PRINCE2®, P3.express, DSDM® ή SCRUM ή κάποιο άλλο που έχει εξατομικευτεί ή χτιστεί για τον εαυτό σου. Όμως κανονικά είναι καλύτερη ιδέα, να ξεκινήσεις με κάποια μεθοδολογία που ήδη υπάρχει και να την προσαρμόσεις στις ανάγκες σου, παρά να την φτιάξεις από την αρχή.

Κάθε επαναλήψιμο στοιχείο είναι αφηρημένη έννοια και χρειάζεται εξατομίκευση για να προσαρμοστεί στον πραγματικό κόσμο. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα αφηρημένης έννοιας και ανάγκης για εξατομίκευση, ωστόσο: μικρές, σχετικά συμπαγείς λίστες ελέγχου βρίσκονται στο ένα άκρο του φάσματος με το μικρότερο εύρος αφηρημένης έννοιας και ανάγκης προσαρμογής, ενώ οι μεθοδολογίες βρίσκονται στο άλλο άκρο, με την υψηλότερη ανάγκη προσαρμογής. Πρέπει πάντα να σημειώνεται η ανάγκη για προσαρμογή, διαφορετικά το επαναλήψιμο στοιχείο δε θα καλύπτει τις ανάγκες σου σωστά.

discussion icon Το NUPP είναι ανοιχτού κώδικα και δημοσιεύτηκε δωρεάν κάτω από μια Creative Commons άδεια

discussion icon Μοιράσου τη γνώμη σου ή κάνε ερωτήσεις σε αυτό το LinkedIn group.

discussion icon Γράφτηκε από Nader K. Rad

discussion icon Μεταφράστηκε από Theodoros Argyriou

discussion icon Εδώ μπορείτε να βρείτε την έκδοση μιας σελίδας του NUPP, κατάλληλη για εκτύπωση ή για εξαγωγή σε pdf αρχεία.