Користи поновљиве елементе

Ad-hoc приступ пројекту узима превисе енергије и ресурса, а увек постоји и ризик изостављања неког од неопходних елемената. Најбољи начин да се поједностави оно што треба да буде се уради, јесте користити поновљиве елементе, и по могућству користити их у поновљивим циклусима.

Пример : Чек-листа за квалитет

Чек -листа је једноставан пример потенцијално поновљивог елемента који користи већина људи у свом приватном и професионалном животу. Узмимо критеријуме за квалитет испорученог пројектног производа, на пример:

• Прво , може креирати чек-листу СВИХ критеријума, што је форма планирања.
• НУП6 предлаже да покушате да генерализујете: има ли сличних испоручених производа у пројекту? У том случају, припремите генералну чек-листу за квалитет , за ту КАТЕГОРИЈУ испорученог производа и користите је за све њих. Ако буде неких варијација, држите се генеричке листе, па додајте неколико екстра ставки за поједине испоручене производе. Ето поновљивих чек-листи.
• Чим сте припремили генеричку чек-листу за различите категорије испоручених пројектних производа, можете наћи понављајуће елементе међу њима, што сугерише виртуалну “родитељску” категорију. У том случају, уместо да понављате ставке за све генеричке чек-листе. Можете их извадити и ставити у „родитељску“ чек-листу. На крају ћете вероватно имати једну генеричку чек-листу за цео пројекат. “Дефиниција урађеног” у Scrum-у (“definition of done”) је пример коришћења чек-листа за квалитет на нивоу пројект (између осталог). Радећи ово, сваки пројектни производ ће припадати негде у хијерархији категорија и требаће при провери квалитета да задовољи ставке које се појављују у чек-листама свих категорија у њиховом ланцу.

Радећи ово, ставка у родитељској чек-листи постаће поновљива за све производе испод ње, што штеди време и енергију у планирању и извршењу. Што је још важније, кад ово урадиш за један пројекат, можеш је прилагодити и користити за све сличне пројекте убудуће, што је поновљиви облик планирања за више пројеката.

Пример : Процеси и токови рада

Неки пројектни производи, или циљеви повезани са њима, изискују одређене кораке који могу постати стандардизовани и поновљиви. На пример, ако пројектни производи треба да се дизајнирају и одобравају индивидуално , можете припремити једноставан “workflow” који јасно приказује све кораке, укључене особе, и приближна трајања, тиме избегавајући многе потешкоће. Ипак треба пазити не учинити процесе превисе компликованим или превисе интензивним при документовању, јер ће имати негативне последице. Сви људи укључени у пројекат треба да схвате процесе и токове рада као нешто што подупире и олакшава њихов рад, а не као бирократско документовање које блокира практичан рад. Агилни пројекти имају поновљиве елементе у свом приступу итеративног развоја, при чему се одређен тип развојних активности понавља за сваку карактеристику производа (феатуре); нпр. иста дневна рутина у XP (еXтремно Програмирање):упарити, узети ставку, дизајнирати је на белој табли, направити тестне скрипте и код, интегрисати код, итд…

Осим поновљивих процеса рада који се користе за техничке активности, можемо имати поновљиве елементе и за активности пројекног менаџмента. Процеси у PMBOK^® Guide, PRINCE2^®, и DSDM^®, активности у p3.express, и догађаји у Scrum су примери овог концепта.

Пример : Циклуси

Имати поновљиве елементе за управљање пројектом је од помоћи. Ово може бити још лакше стављајући их у поновљиве циклусе. Ови циклуси значајно упрошћавају свакодневне активности људи укључених у менаџмент и вођство пројекта. Циклуси процесних група у PMBOK^® Guide када се користе у пројекту у више фаза, фазе (стагес) у PRINCE2^®, дневни, недељни, и месечни циклуси у p3.express, итерације и временске кутије у DSDM^®, као и Спринтови у Scrum-у, све су примери овог концепта.

Краћи цикулси су лакши за разумевање и употребу него дужи; нпр. Спринтови у Srum-у насупрот фазама по PMBOK^® Guide. Ипак , прекратки циклуси можда неће бити довољни да изнесу одређене типове пројеката, а решење може бити употреба вишеструких циклуса, као што је у DSDM^® употреба кратких циклуса “временске кутије” у комбинацији са дужим итеративним циклусима, или коришћење дневних, недељних и месечних циклус у p3.express.

Пример : Методе

Коришћење методологије или фрамеwорк-а за вођење пројект је још један случај коришћења поновљивих елемената. Ово може бити постојећи систем као што је PRINCE2^®, p3.express, DSDM^®, или Scrum, или сyстем који сте прилагодили или сами измислили. Нормално , за почетак је боља идеја стартовати са неким од постојећих метода и прилагодити је својим потребама, него направити једну “од нуле”.

Сваки поновљиви елемент је апстрактан и изискује кастомизацију да би га прилагодили стварном свету. Постоји спектар апстракције и потребе за кастомизацијом, додуше: мале, релативно фиксне чек-листе квалитета стоје на једном крају спектра са малом количином апстракције И потребе за прекрајањем, док су методологије на другом крају, са високом потребом за прекрајање. Треба увек приметити потребу за прекрајањем, у супротном поновљиви елемент неће одгговарати вашим потребама на потребан начин.

▼ PDF