Очувај и оптимизуј енергију и ресурсе

Ресурси су ограничени. Ресурси расположиви пројекту су ограничени, баш као и ментална енергија коју имаш за доношење добрих одлука. Треба да очуваш и оптимизујеш овај ресурс за себе и пројекат, као и да помогнеш другим члановима тима да ураде исто.

Пример : Правило 80/20 (Паретово правило)

Највећи део потенцијалних бенефита (рецимо 80%) од пројекног менаџмента добија се трошењем мањег дела (рецимо 20%) од укупно планираног напора потребног за достизање 100% бенефита. У већини случајева, циљајући 100% могућих бенефита је скупо и неоправдано. Треба следити ово правило у свему што радите и охрабрити друге да исто тако раде.

Пример : Замореност одлучивањем

Ми користимо један извор менталне енергије за све врсте одлучивања, као и да изразимо снагу воље. Ако ову енергију трошиш на мање важне или небитне одлуке, имаћеш мање енергије за важне одлуке, што може довести до лоших резултата. Ово је један од разлога зашто треба избећи “микро-менаџмент” (“управљај према изузетку” принцип PRINCE2^®).

Конфликти који настају око идеја, могу да буду корисни, али они који настају око/због људи обично штете пројекту, а једна од последица је „цеђење“ менталне енергије чланова тима. Ако приметиш такав конфликт, дај све од себе да нађеш главни узрок и решиш га.

Пример : Побрини се за себе !

Одлуке које доносиш и снага воље коју изражаваш користе твој извор менталне енергије. Са друге стране, овај извор се допуњава када редовно спаваш и правилно се храниш. Дакле , потруди се око себе : спавај и одмарај довољно, храни се добро и правилно. Ако имаш штетне навике или проблеме са спавањем, не препуштај се сам себи ; постоје специјалисти који ти могу помоћи. Физичка активност такође помаже са овим извором енергије, иако истраживања по овом питању нису једногласна. Охрабри чланове тима да ураде исто што и ти. Прво , осигурај да раде одрживим темпом и без много прековременог рада. Затим , ако имаш ту врсту могућности, понуди им енергетску, здраву храну и пиће током радног времена.

Пример : Равнотежа између приватног и пословног

Многи од нас воле оно што раде, али то још увек није све што им треба у животу. На исти начин на који оптимизујеш свој посао треба да планираш и спроводиш идеје у свом приватном животу, тако да ти доносе радост и срећу. Када си срећнији, тада си и успешнији у послу. Охрабруј чланове тима да раде исто.

Пример : Мотивација

Мотивација је комплексан концепт. Постоје неки јако интересантни и корисни ресурси на ову тему, али још много више не-научно засновних. Ипак , треба да научиш о њима И непрекидно их користиш, јер тиме повећаваш менталну енергију тима И могућност постизања бољих резултата пројекта. Средства за мотивацију могу бити веома једноставна: дај људима на знање да препознајеш њихов добар рад, љубазним осмехом или једноставним “Хвала Ти!”. Опрез : многе честа средства за мотивацију, као што су мале новчане награде, могу имати и негативан ефекат.

Пример : Сарадња и тимски рад

Људи који сарађују могу некада имати моћ да побољшају резултате, али оно што је још важније, људи су друштвена бића и воле да су део групе. Ако им уклониш негативне аспекте тимског рада и направиш пријатно окружење, имаћеш срећније чланове тима у пројекту.

Опрез : људи су различити, тако да је некима потребније опуштено, фокусирано и самостално време, него другима – овде говоримо о балансирању потреба унутар тима.

Пример : Култура “један-тим”

Постоји тенденција да различити појединци или интересне групе (stakeholders) стварају или подржавају “кланове” и стварање тензија унутар групе или са другим групама; на пример, “људи фокусирани на пословни аспект” наспрам “људи који праве пројектни производ”. Оваква тензија може “украсти” пуно енергије обеју страна, и то је разлог више да радимо на томе да направимо културу “једног-тима” где сви раде ка истом циљу без обзира на улогу унутар пројекта.

Пример : Мудрост групе

Ако се скупи на једном месту већи број људи различитих профила да ради у модерираном окружењу (састанак, радионица, презентација, конференција…), овде постоји потенцијал за стварање јако добрих резултата, идеја, решења, чак и бољих него она која долазе од појединачних експерата.

Ако имаш ову могућност, користи је редовно да замолиш чланове тима да ти помогну у решавању сложених пројектних проблема. Осим добијања добрих резултата, друга предност је што тиме стављаш на знање члановима тима колико цениш њихово мишљење и да имају важну улогу у пројекту, што са друге стране подиже њихов ниво енергије и расположења. Активност E02 у P3.express је пример коришћења “мудрости групе” у пројектима.

Пример : Главни пројектни модератор

Ако си пројектни менаџер, већина ствари које радиш има природу модерације (или би требало да има). Са друге стране, можда приметиш да су чланови тима у прошлости имали лоша искуства са пројектним менаџерима, и да пројектују та искуства на садашњу ситуацију. То може утицати значајно на ваш однос:они троше значајан део енергије анализирајући твоје понашање, тражећи потенцијалне претње уместо да ти верују. У том случају, промени свој назив од “пројект менаџера” у “главног пројектног модератора”. На крају крајева, то је оно што стварно радиш у пројекту.

▼ PDF