NUP2: береги и оптимизируй энергию и ресурсы
Ресурсы ограничены. Ресурсы, доступные для проекта, ограничены, так же как и умственная энергия, необходимая для принятия правильных решений. Вы должны беречь и оптимизировать этот ресурс для себя и для проекта, и помогать другим членам команды делать то же самое.
Пример: правило 80/20
Большую часть возможных выгод от управления проектами можно получить, потратив небольшую часть усилий. В большинстве случаев стремление к получению 100% возможных выгод слишком дорого и неоправданно. Учитывайте это правило во всем, что делаете и побуждайте к этому других.
Пример: усталость от принятия решений
Мы используем один источник умственной энергии для принятия всех типов решений, а также для проявления силы воли. Если использовать его для принятия ненужных или неважных решений, у вас будет меньше энергии для важных решений, что приведет к неудовлетворительным результатам. Это одна из причин, по которой лучше избегать микроменеджмента (принцип PRINCE2® «управление по исключениям»).
Конфликты, связанные с идеями, могут быть полезны, но конфликты, связанные с людьми, обычно вредны для проекта, и одно из последствий заключается в том, что это истощает умственную энергию членов команды. Если вы заметили такой конфликт, сделайте всё возможное, чтобы найти причину и устранить ее.
Пример: береги себя!
Решения, которые вы принимаете, и сила воли, которую вы выражаете, расходуют вашу умственную энергию. С другой стороны, энергия восполняется, когда вы спите и правильно питаетесь. Значит, вы должны хорошо заботиться о себе: убедитесь, что у вас достаточно сна и отдыха, и хорошо питайтесь. Если у вас есть вредные привычки или проблемы со сном, не стоит бороться с ними в одиночку. Есть много специалистов, готовых помочь решить такие проблемы. Физическая активность также может помочь восполнить энергию, хотя исследования на тему не дают однозначных выводов.
Побуждайте членов команды делать то же, что и вы. Во-первых, убедитесь, что они работают в устойчивом темпе и без лишних переработок. Если у вас есть возможность, предлагайте питательную здоровую еду и напитки в рабочее время.
Пример: баланс между работой и личной жизнью
Многие из нас любят свою работу, но это еще не все, что нам нужно в жизни. Точно так же, как вы оптимизируете свою работу, вы должны планировать и реализовывать идеи в своей личной жизни таким образом, чтобы она была радостной и счастливой. Когда вы счастливы в жизни, вы более успешны и на работе. Если можете, попытайтесь побудить членов вашей команды поступать так же.
Пример: мотивация
Мотивация – сложная концепция. Есть несколько интересных и полезных ресурсов по этой теме, в том числе и ненаучных. Тем не менее, полезно узнать больше о мотивации и стараться постоянно применять в работе, так как это увеличивает умственную энергию команды и возможность достижения лучших результатов для проекта.
Мотивация может принимать такие простые формы как улыбка и “спасибо” в знак признания работы. Обратите внимание, что некоторые из распространенных форм мотивации, например, небольшие денежные вознаграждения, могут дать отрицательный эффект.
Пример: сотрудничество и командная работа
Сотрудничая, люди могут добиваться лучших результатов, но что еще важнее, мы по своей природе общительны и любим быть частью группы. Если вы сможете устранить негативные аспекты командной работы и создать благоприятную обстановку, ваша команда станет счастливее.
Вы должны быть осторожны, потому что люди разные, и некоторым нужно проводить больше времени в тишине и уединении - необходимо соблюдать баланс.
Пример: культура одной команды
Разные заинтересованные стороны имеют тенденцию группироваться, что вызывает напряженность в отношениях с другими группами; например, люди, которые сосредоточены на бизнес-аспектах проекта vs люди, которые создают продукт. Это напряжение потребляет много энергии с обеих сторон, и это одна из причин, по которой мы должны попытаться создать культуру одной команды, где все работают вместе для достижения одной цели.
Пример: мудрость толпы
Когда большое количество людей с разным опытом и взглядами собираются вместе и работают в благоприятной среде, есть потенциал для получения очень хороших результатов, идей и решений, которые могут быть даже лучше, чем те, что приходят от отдельных экспертов.
Если у вас есть такая возможность, регулярно привлекайте членов команды к решению сложных вопросов в проекте. Помимо возможности получения хороших результатов, это также дает понять членам команды, что их мнение ценится и что они играют важную роль в проекте, что, в свою очередь, повышает их уровень энергии. Шаг E02 из P3.express является примером использования мудрости толпы в проектах.
Пример: главный фасилитатор проекта
Если вы менеджер проекта, большая часть вашей работы имеет характер фасилитации (или, по крайней мере, должна иметь). С другой стороны, вы можете видеть, что члены команды в прошлом имели негативный опыт работы с менеджерами проектов, и что этот опыт влияет на их отношения с вами: вместо доверия часть их энергии расходуется на анализ вашего поведения на предмет потенциальных угроз. В таком случае вы можете изменить свою должность с руководителя проекта на главного фасилитатора проекта. В конце концов, это то, что вы действительно делаете в проекте.