Alltid være proaktiv!

Det er en naturlig tendens i oss mennesker til å være reaktiv. Det kan hjelpe oss med å kaste bort energi på oppgaver eller forhold som er ubetydelige, eller det kan være en fordel når vi arbeider med et område der vi er helt inkompetente. Slike situasjonene er forskjellige fra våre prosjekter, og her kan vi få bedre resultater ved å være mer proaktive.

Eksempel: Planlegging

Hvis du vil kjøre til et nytt sted, og du er sen, kan du begynne å kjøre umiddelbart for å “spare tid” og håndtere mulige problemer når de oppstår. Den proaktive tilnærmingen er å ta litt tid i starten og bruke navigasjonssystemet for å gi deg den raskeste ruten basert på trafikken og mulige ulykker og blokkeringer og deretter kjøre. Du bruker litt tid i starten før du kjører, for å unngå problemer senere og dermed spare tid til slutt.

I motsetning til hva noen mennesker tenker på Agile-prosjekter, er planlegging alltid nødvendig, og det handler bare om typen og detaljnivået i planene. Planlegging før utførelse er en proaktiv tilnærming.

Husk sitatet: Gi meg seks timer til å hugge ned et tre og jeg vil tilbringe de fire første til å kvesse øksen.

Hvis det er et prediktivt prosjekt, kan du tilbringe 4 timer å kvesse øksen din, fordi du er sikker på at du skal hugge ned et tre. I et Agile-prosjekt er du ikke sikker på om du skal hugge ned et tre, samle ødelagte grener, grave etter kull eller noe annet. Likevel trenger du fortsatt å ha en generell forberedelse for alle aktivitetene (for eksempel finne ut hvor nærmeste maskinvarebutikk er), og gjøre en rekke forberedelser når du skal fokusere på en bestemt løsning; det er planlegging.

Eksempel: Planlegge planleggingen

Å planlegge måten vi skal gjennomføre prosjektet på, er en proaktiv tilnærming. Denne proaktiviteten kan til og med utvides ved å planlegge måten vi skal planlegge gjennomføringen av; det er konseptet til styringsplanen for PMBOK^® Guide, styringsstrategier for PRINCE2^®, og tilnærminger i DSDM^®.

Eksempel: Kontinuerlig planlegging

Virkeligheten stemmer sjelden overens med det vi har planlagt, og det er OK - men vi må kontinuerlig tilpasse våre planer for å sikre at de blir realistiske og praktiske. Vi bør gjøre det så snart det er nødvendig med tilpasning, og ikke når vi får problemer. Det er en proaktiv tilnærming.

Eksempel: Risikostyring

Hele konseptet med risikostyring er basert på proaktivitet: når vi står overfor usikre hendelser, i stedet for å vente på å se hva som skjer og deretter reagere på dem, tenker vi på muligheter og konsekvenser, vurderer tiltak, og sannsynligvis gjør noe med det før det skjer.

Legg merke til at det vi gjør i prosjekter noen gang handler om folks liv, og i slike tilfeller vil risikostyring være en helt sentral aktivitet.

Eksempel: Definere roller og ansvar

Du kan la prosjektgruppemedlemmene jobbe uten klare roller og ansvar, og før eller senere kommer en form for roller og ansvar fram, men det er for tidkrevende og vil mest sannsynlig ikke fungere så bra. Den proaktive tilnærmingen er å definere roller og ansvar tidlig og tilpasse etter behov. Dette gjør arbeidet lettere for alle, og de kan fokusere på å produsere noe, i stedet for å bestemme hvem som gjør hva.

Antallet og variasjonen av roller er avhengig av prosjektets type og størrelse; Det kan være en enkel definisjon som den i Scrum, noe moderat som det i P3.express, eller noe omfattende som i DSDM^® og PRINCE2^®. Men ikke glem at rollebeskrivelsene i disse metodene bare handler om ledelsesaktiviteter, og at du alltid må legge til rollebeskrivelser for tekniske aspekter også.

Eksempel: Valgmuligheter

Skal du lukke prosjektet for tidlig eller fortsette med det?

Det er sjelden bare to valg, selv om det kan virke slik. Du må ha en proaktiv tilnærming og vurdere alle dine valg før du tar en beslutning. Kanskje du kan re-scope prosjektet; kanskje du kan stoppe det til noe annet blir klart; eller kanskje du kan endre prosjektets tilnærming (f.eks. outsourcing), etc.

Eksempel: Kritisk tenking

Vi lever alle med våre antagelser og virkelighetsoppfatninger som hjelper oss å overleve på den ene siden, men som på den andre siden kan lure oss til å gjøre dårlige beslutninger. Når det gjelder å ta viktige beslutninger om prosjektet, er det best å pause en stund og vurdere alle forutsetninger som kan påvirke vår beslutning.

Som referanse kan du bruke listen over kognitive forstyrrelser fra Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases

Det finnes til og med rammeverk for beslutningsprosesser som du kan bruke til å ta bedre beslutninger. I begynnelsen kan det være distraherende og til og med irriterende å bruke dem, men snart blir du vant til dem, og kan dra nytte av dem uten mye bevisst innsats.

Eksempel: Åpenhet

Vi liker ikke å være forsinket i prosjektet eller ha noen annen type problem, men det betyr ikke at vi skal gjemme det. Du bør være åpen om problemene og la interessentene vite om dem, fordi noen av dem kan være i stand til å hjelpe deg, og i tillegg vil de få vite om problemene og deres konsekvenser før eller senere, og noen av dem kan kreve korrektive tiltak fra deres side (f.eks. for å godta den negative konsekvensen).

Eksempel: Kommunisere effektivt

Det vil skje at du sender statusrapporter til dine interessenter, og at tilbakemeldingene uteblir. Du kan tro at alt er bra bare fordi det ikke er noen tilbakemelding, selv om det kanskje ikke er slik. Du må være proaktiv og se om de virkelig har satt seg inn i statusen, og om statusrapporten har tjent hensikten, og bruk eventuelle tilbakemeldinger for å justere kommunikasjonsmetodene dine.

Eksempel: Ta ansvar

Det er lett å klandre andre for dårlige resultater. For eksempel vil du kanskje at organisasjonen skal gi deg full autoritet til å endre alt via prosjektet og gjøre det perfekt, men de gjør det ikke, og som et resultat svikter prosjektet. Dette er ikke en proaktiv tilnærming.

Den proaktive tilnærmingen er å ta ansvar og gjøre alt du kan innenfor rammebetingelsene som er satt. Du kan ikke forvente at organisasjonen fullt ut stoler på deg og gir deg alt i håp om å få gode resultater, spesielt når de har sett så mange mislykkede prosjekter. Det du må gjøre er å gjøre en liten forbedring innenfor de rammebetingelsene som er satt, bruk det for å få litt tillit, noen flere ressurser og litt mer toleranse for feil og utbedringer, og bruk deretter det for en litt større forbedring og fortsett slik til du når målet.

▼ PDF