Bruk repeterbare elementer
En ad hoc-tilnærming til prosjektet tar for mye energi og ressurser, og du løper alltid en risiko for at du mangler noen av de nødvendige elementene. Den beste måten å angripe det som må gjøres er å bruke repeterbare elementer, og helst å ta dem i repeterbare sykluser.
Eksempel: Sjekklister for arbeid med kvalitet
En sjekkliste er et enkelt eksempel på et potensielt repeterbart element som mange bruker i sitt personlige og profesjonelle liv. Ta kvalitetskriterier for en prosjektleveranse, for eksempel:
- Først kan du opprette en sjekkliste over alle kriterier, som er en form for planlegging.
- Hva NUP6 anbefaler, er å forsøke å generalisere det: er det andre lignende leveranser i prosjektet? I så fall utarbeides en generell kvalitets sjekkliste for den kategorien av leveranser og gjenbruk den for alle disse. Hvis det er noen variasjoner, behold den generelle listen, og legg til noen ekstra elementer for de enkelte leveransene. Nå har du repeterbare sjekklister.
- Når du har utarbeidet generiske sjekklister for ulike typer leveranser, kan du finne elementer som gjentar seg blant dem, noe som antyder en overordnet kategori for dem. I så fall kan du, i stedet for å gjenta elementene for alle de generelle sjekklistene, trekke dem ut og legge dem i en overordnet sjekkliste. Til slutt vil du sannsynligvis ha en generell sjekkliste for hele prosjektet. Scrums definisjon av ferdig («definition of done») er et eksempel på bruk av prosjekt sjekklister for kvalitet.
Ved å gjøre dette, blir et element i en overordnet sjekkliste repeterbart for alle leveranser under det, noe som sparer tid og energi i planlegging og utførelse.
Enda viktigere, når du gjør dette for ett prosjekt, kan du skreddersy og bruke det til alle lignende prosjekter i fremtiden, som er en repeterbar form for planlegging for flere prosjekter.
Eksempel: Prosesser og arbeidsflyt
Noen leveranser, eller mål knyttet til dem, inneholder visse trinn som kan bli standardisert og gjort repeterbare. For eksempel, hvis leveransen må utformes individuelt og godkjent, kan du forberede en enkel arbeidsflyt som beskriver alle trinnene, involverte personer og omtrentlige varigheter for disse, slik at du unngår problemer eller misforståelser. Du bør imidlertid være forsiktig med å ikke gjøre arbeidsflytene og prosessene for kompliserte eller for intensive i dokumentasjonen, da det vil få en negativ konsekvens. Alle som er involvert i prosjektet bør se arbeidsflyten og prosessene som noe som støtter sitt arbeid og gjør det lettere for dem, snarere enn som byråkratisk dokumentasjon som blokkerer det virkelige arbeid.
Agile prosjekter har repeterbare elementer i deres iterative utviklingstilnærming, hvor visse typer utviklingsaktiviteter gjentas for hver funksjon; f.eks den vanlige daglige rutinen i XP (eXtreme Programming): koble sammen (to og to), velg et element, utform det på en tavle, bygg testskriptene og koden, integrer koden etc.
I tillegg til de repeterbare arbeidsflytene som kan brukes til tekniske aktiviteter, kan du også ha repeterbare elementer for prosjektledelsesaktivitetene. Prosessene i PMBOK® Guide, PRINCE2® og DSDM®, aktivitetene i P3.express og hendelser i Scrum er eksempler på dette konseptet.
Eksempel: Sykluser
Å ha repeterbare elementer for å administrere prosjektet er nyttig. Dette kan gjøres enda enklere ved å sette dem i repeterbare sykluser. Disse syklusene forenkler de daglige aktivitetene til mennesker som er involvert i ledelsen av prosjektet. Sykluser av prosessgrupper i PMBOK® Guide når de brukes i et prosjekt med flere faser, trinn i PRINCE2®, daglige, ukentlige og månedlige sykluser i P3.express, iterasjoner og tidsbokser i DSDM® og Sprints in Scrum er alle eksempler på dette konseptet.
Kortere sykluser er lettere å forstå og bruke enn lengre; eksempelvis Sprints in Scrum i motsetning til fasene i henhold til PMBOK® Guide. Imidlertid kan sykluser som er for korte, ikke være nok til å støtte bestemte typer prosjekter, og løsningen kan være bruk av flere sykluser, for eksempel DSDM®s bruk av korte timeboks-sykluser sammen med lengre iterasjonssykluser eller P3.express ‘bruk av daglige, ukentlige og månedlige sykluser.
Eksempel: Metoder
Å ta i bruk en metodikk eller et rammeverk for å kjøre et prosjekt, er en annen bruk av repeterbare elementer. Dette kan være et eksisterende system som PRINCE2®, P3.express, DSDM® eller Scrum, eller en som du har tilpasset eller bygget deg selv. Det er normalt sett en bedre ide å starte med en av de eksisterende rammeverkene og tilpasse den til dine behov, enn å bygge det fra bunnen av.
Ethvert repeterbart element er abstrakt og trenger tilpasning for å passe med den virkelige verden. Det er et spekter av abstraksjon og behov for tilpasning. Små, relativt konkrete kvalitets sjekklister ligger i den ene enden av spekteret med minst mulig abstraksjon og behov for skreddersøm, mens metodologiene er i den andre enden, med det høyeste behovet for skreddersøm. Du bør alltid merke deg behovet for skreddersøm, ellers vil det repeterbare elementet ikke nødvendigvis passe til dine behov.
Oversatt av: Barbro Moen Ternsten