Bevare og optimalisere energi og ressurser

Ressurser er begrensede. Ressurser som er tilgjengelige for prosjektet ditt er begrensede, og det er også den mentale kapasiteten du må bruke for å gjøre gode beslutninger. Du bør bevare og optimalisere disse ressursene for deg selv og for prosjektet, og hjelpe andre team medlemmer til å gjøre det samme.

Eksempel: 80/20 regelen

En stor del av de potensielle gevinstene ved prosjektledelse kan oppnås ved å utnytte en liten del av innsatsen. I de fleste tilfeller er målet om å nå 100% av gevinstene svært kostbart og uberettiget. Du bør vurdere denne regelen i alt du gjør, og oppfordre andre til å gjøre det samme.

Eksempel: Beslutningsudyktighet

Vi bruker mental energi for å ta alle typer beslutninger, og også for å uttrykke viljestyrke. Hvis du bruker mye av denne energien til å gjøre unødvendige eller ubetydelige beslutninger, vil du ha mindre energi for de viktige avgjørelsene, noe som kan føre til dårlige resultater i prosjektet ditt. Dette er en av grunnene til at du bør unngå detaljstyring (“manage by exception” prinsippet i PRINCE2^®).

Konflikter som handler om ideer kan være nyttige, men de som handler om mennesker, er vanligvis skadelige for prosjektet, og en av konsekvensene er at det drenerer den mentale energien til team medlemmene. Hvis du oppdager en slik konflikt, bør du gjøre ditt beste for å finne rot-årsaken, og løse den.

Eksempel: Ta vare på deg selv!

De avgjørelsene du tar og viljestyrken du uttrykker, bruker av din mentale energi. På den annen side blir denne energien fylt opp når du sover og spiser riktig. Så, ta godt vare på deg selv: sørg for at du får nok søvn og hvile, og spis godt. Hvis du har skadelige vaner eller problemer med søvn, trenger du ikke å håndtere det alene; det er mange spesialister som kan hjelpe deg med å løse slike problemer. Fysisk aktivitet kan også bidra med tilføring av energi, selv om studier ennå ikke er avgjørende i denne saken.

Prøv å oppmuntre dine team medlemmer til å gjøre det samme som du gjør. Først må du sørge for at de jobber i bærekraftig tempo, og uten for mye overtid. Deretter, hvis du har valget, prøv å tilby energisk, sunn mat, snacks og drinker i løpet av arbeidstiden.

Eksempel: Jobb-Privatliv balansen

Mange av oss elsker det vi gjør på jobb, men det er fortsatt ikke alt vi trenger å ha i livet. På samme måte som du optimaliserer arbeidet ditt, bør du planlegge og implementere ideer i ditt personlige liv, på måter som gjør det til et godt og lykkelig liv. Når du er lykkeligere, kan du bli mer vellykket på jobb også. Hvis du har muligheten bør du prøve å oppmuntre team medlemmene til å gjøre det samme.

Eksempel: Motivasjon

Motivasjon er et komplekst konsept. Det er mange interessante og nyttige artikler og ressurser tilgjengelig om emnet, så vel som en del uvitenskapelige. Likevel bør du lære om det og bruke det kontinuerlig, da det øker teamets mentale energi og muligheten for å oppnå bedre resultater for prosjektet.

Motivasjon kan være så enkelt som å la folk få vite at du anerkjenner deres gode arbeid med et smil eller et “takk for hjelpen”. Men du må være forsiktig, fordi mange av de vanlige formene for motivasjon, for eksempel små pengemessige belønninger, har en negativ effekt.

Eksempel: Samarbeid og teamwork

Mennesker som samarbeider skaper ofte bedre resultater, men enda viktigere er at mennesker er sosiale og liker å være en del av en gruppe. Hvis du kan fjerne de negative aspektene av samarbeid og skape et hyggeligere miljø, vil medarbeiderne i prosjektet trives bedre.

Du bør imidlertid være oppmerksom på at folk er forskjellige, og noen trenger mer fokusert tid alene, både for trivselen sin del, men også for effektivitetens del.

Eksempel: Felles kultur

Det er en tendens blant ulike interessenter å opprette adskilt grupper/team og dermed forårsake spenning med andre team; for eksempel folk som er fokusert på forretningsaspektet av prosjektet vs. personer som bygger produktet. Denne spenningen bruker mye energi fra begge sider, noe som er en av grunnene til at vi skal forsøke å bygge en felles kultur, hvor alle jobber sammen mot det samme målet.

Eksempel: Kollektiv intelligens

Når et stort antall mennesker med variert bakgrunn og erfaring kommer sammen og arbeider i et felles miljø, er det potensiale for svært gode resultater, samt nye ideer og løsninger som er langt bedre enn de som kommer fra en enkelt fagperson.

Hvis du har muligheten, kan du bruke det regelmessig til å spørre gruppemedlemmer for å hjelpe deg med å løse vanskelige problemer i prosjektet. Ved siden av muligheten for å få gode resultater, tillater det også team medlemmer å vite at deres meninger blir verdsatt, og at de spiller en viktig rolle i prosjektet, noe som igjen øker deres energinivå. Aktivitet E02 av P3.express er et eksempel på bruk av kollektiv intelligens i prosjekter.

Eksempel: Prosjekt Fasilitator

Hvis du er prosjektleder, er de fleste oppgavene dine av en fasiliterende art (eller i det minste bør være det). På den annen side kan du se at team medlemmene har hatt dårlige erfaringer med prosjektledere tidligere, og at disse opplevelsene har innvirkning på deres forhold til deg. En del av deres energi brukes til å analysere oppførselen din for potensielle trusler i stedet for å stole på deg. I så fall kan du endre tittelen fra prosjektleder til Prosjekt Fasilitator. Tross alt, det er det du egentlig gjør i prosjektet.

▼ PDF