Behoud en optimaliseer energie en middelen

Middelen zijn beperkt. De middelen die beschikbaar zijn voor het project zijn beperkt, evenals de mentale energie die je hebt om goede beslissingen te nemen. Je moet deze middelen voor jezelf en voor het project behouden en optimaliseren en andere teamleden helpen om hetzelfde te doen.

Voorbeeld: De 80/20 regel

In project management kan een groot deel van de mogelijke opbrengsten (ongeveer 80%) worden verkregen door het inzetten van een klein deel van de energie en middelen (20%). In de meeste gevallen is zich richten op 100% van de mogelijke opbrengsten zeer kostelijk en niet gerechtvaardigd. Deze regel moet in gedachten gehouden worden bij alles wat u doet en u doet er goed aan anderen aan te moedigen om hetzelfde te doen.

Voorbeeld: Beslissingsmoeheid

We hebben slechts één bron van mentale energie om alle soorten beslissingen te nemen en om uiting te geven aan onze wilskracht. Als je een groot deel van deze bron gebruikt voor het nemen van onnodige of onbelangrijke beslissingen, heb je minder energie voor de belangrijke beslissingen, wat kan leiden tot slechte resultaten. Dit is één van de redenen waarom u micro-management moet vermijden (het “manage by exception” principe van PRINCE2^®).

Conflicten die over ideeën gaan kunnen nuttig zijn, maar conflicten die over mensen gaan, zijn meestal schadelijk voor het project en één van de gevolgen is dat het de mentale energie van de teamleden uitput. Als u een dergelijk conflict opmerkt, moet u uw best doen om de onderliggende oorzaak te vinden en op te lossen.

Voorbeeld: Zorg goed voor jezelf!

De beslissingen die je neemt en de wilskracht die je tentoonspreidt, gebruiken je mentale energiebron. Aan de andere kant wordt deze bron gevuld met energie als je goed slaapt en eet. Zorg dus goed voor jezelf: zorg voor voldoende slaap en rust, en eet goed. Als je schadelijke gewoontes of slaapproblemen hebt, heb je daar niet alleen mee te maken; er zijn veel specialisten die je kunnen helpen dergelijke problemen op te lossen. Lichaamsbeweging kan ook helpen met deze energiebron, hoewel de onderzoeken hierover nog geen uitsluitsel geven.

Probeer de teamleden aan te moedigen om hetzelfde te doen als jij. Zorg er eerst voor dat ze in een duurzaam tempo en zonder al te veel overwerk werken. Probeer vervolgens, als je de keuze hebt, energieke, gezonde voeding en drankjes aan te bieden tijdens de werktijd.

Voorbeeld: Werk-privé balans

Velen van ons houden van wat we doen, maar dat is op zich niet voldoende voor een leven met voldoening. Net zoals je je werk optimaliseert, zou je ook in je persoonlijke leven je ideeën moeten plannen en implementeren op een manier dat ze je leven vreugdevol en gelukkig leven maken. Als je gelukkiger bent, kun je ook succesvoller zijn op je werk. Probeer je teamleden aan te moedigen om hetzelfde te doen als jij.

Voorbeeld: Motivatie

Motivatie is een complex concept. Er zijn een aantal interessante en nuttige bronnen over het onderwerp, en er zijn nog veel meer onwetenschappelijke bronnen. Desalniettemin moet je er meer over leren en er voortdurend bij stilstaan, want motivatie verhoogt de mentale energie van het team en daardoor ook de slaagkans van het project.

Motivatie kan zo eenvoudig zijn als mensen laten weten dat je hun goede werk waardeert door een vriendelijke glimlach of een eenvoudige “dank je wel”. Je moet echter voorzichtig zijn, want veel van de gebruikelijke vormen van motivatie, zoals kleine financiële beloningen, hebben een negatief effect.

Voorbeeld: Samenwerking en teamwork

Mensen die samenwerken hebben soms de capaciteit om betere resultaten te creëren. Belangrijker nog is dat mensen sociaal zijn en graag deel uitmaken van een groep. Als je de negatieve aspecten van teamwerk kan elimineren en een prettige omgeving kan creëren, zullen de teamleden in het project gelukkiger zijn.

Je moet wel voorzichtig zijn, want mensen zijn verschillend, en sommigen hebben meer ontspanning, concentratie en tijd voor zichzelf nodig dan anderen; het is meestal een evenwichtsoefening.

Voorbeeld: Eén-team cultuur

Er is een tendens bij verschillende stakeholders om groepen te creëren of te overwegen, en spanningen tussen deze groepen te veroorzaken; bijvoorbeeld mensen die zich richten op de zakelijke aspecten van het project versus mensen die het product bouwen. Deze spanning kost veel energie aan beide kanten en dat is een van de redenen waarom we moeten proberen een één-teamcultuur op te bouwen, waarin iedereen samen aan hetzelfde doel werkt.

Voorbeeld: De wijsheid van de massa

Wanneer een groot aantal mensen met diverse achtergrond samenkomen en in een gefaciliteerde omgeving werken, bestaat het potentieel om zeer goede resultaten, ideeën en oplossingen te behalen, soms zelfs nog beter dan die behaald door individuele deskundigen.

Als u de mogelijkheid hebt, kunt u deze techniek regelmatig gebruiken en teamleden vragen u te helpen bij het oplossen van moeilijke problemen in het project. Naast de mogelijkheid om goede resultaten te behalen, stelt het teamleden ook in staat om te weten dat hun mening wordt gewaardeerd en dat zij een belangrijke rol spelen in het project, wat op zijn beurt hun niveau van energie verhoogt. Activiteit E02 van P3.express is een voorbeeld van het gebruik van de wijsheid van de massa in projecten.

Voorbeeld: Chief Project Facilitator

Als je een projectmanager bent, hebben de meeste dingen die je doet een faciliterend aspect (of zouden ze dat in ieder geval moeten hebben). Aan de andere kant zou je kunnen opmerken dat de teamleden in het verleden slechte ervaringen hebben gehad met projectmanagers, en dat deze ervaringen van invloed zijn op hun relatie met u: een deel van hun energie wordt besteed aan het analyseren van uw gedrag op potentiële bedreigingen in plaats van u te vertrouwen. In dat geval kunt u uw titel veranderen van projectmanager in Chief Project Facilitator. Dat is immers wat je echt doet in het project.

▼ PDF