Sii sempre proattivo
In noi c’è una naturale tendenza ad essere reattivi. Questo può aiutarci a preservare le nostre energie evitando di spenderle in questioni non importanti, o potrebbe darci risultati migliori quando abbiamo a che fare con qualcosa in cui siamo completamente incompetenti. Queste situazioni sono diverse dai nostri progetti, dove invece otteniamo risultati migliori essendo proattivi.
Esempio: pianificazione
Se vuoi guidare un’automobile verso una nuova destinazione e sei in ritardo, è possibile iniziare immediatamente a guidare per “risparmiare tempo” e affrontare eventuali problemi quando si presentano. L’approccio proattivo consiste nel prendersi un po’ di anticipo per impostare il navigatore in modo da darti il percorso più veloce, in base al traffico e ai possibili incidenti e code, e solo successivamente cominciare a guidare. Passerà del tempo prima dell’esecuzione, ma eviterai problemi e alla fine risparmierai tempo.
Al contrario di quello che qualcuno pensa dei progetti Agili, la pianificazione è sempre necessaria, e la differenza riguarda solo il tipo e il livello di precisione dei piani. Pianificare prima dell’esecuzione è un approccio proattivo.
Ricorda la citazione: “dammi sei ore per abbattere un albero e userò le prime quattro ore per affilare l’ascia”.
Se si tratta di un progetto predittivo, puoi spendere quattro ore per affilare l’ascia, perché sei sicuro di abbattere un albero. In un progetto Agile, non sei sicuro se abbattere un albero, raccogliere rami spezzati, raccogliere erba, carbone o altro. Tuttavia, è ancora necessario avere una preparazione generale per tutti questi aspetti (sapere dove si trova il negozio di ferramenta più vicino) e avere una preparazione specifica (affilatura) quando ci si concentrerà su una determinata soluzione; questa è pianificazione.
Esempio: pianificare la pianificazione
Pianificare il modo in cui eseguiremo il progetto è un approccio proattivo. Questa proattività può essere estesa anche pianificando il modo in cui pianificheremo l’esecuzione; questo è il concetto del piano di gestione della guida PMBOK®, le strategie di gestione di PRINCE2® e gli approcci in DSDM®.
Esempio: pianificazione continua
La realtà raramente si presenterà perfettamente come abbiamo pianificato, e questo è accettabile. Dobbiamo adattare continuamente i nostri piani per assicurarci che restino realistici e pratici. Dovremmo farlo non appena l’adattamento è necessario, non quando ci imbattiamo in problemi; questo è un approccio proattivo.
Esempio: gestione dei rischi
L’intero concetto di gestione del rischio si basa sulla proattività: quando si affrontano eventi incerti, invece di aspettare di vedere cosa succede e poi reagire, pensiamo alle probabilità e agli impatti, prendiamo in considerazione alcune azioni e - possibilmente - facciamo qualcosa al riguardo prima che accada.
Considera che ciò che facciamo nei progetti è importante e impattante; a volte riguarda le vite delle persone stesse.
Esempio: definire ruoli e responsabilità
Puoi lasciare che i membri del team di progetto lavorino senza ruoli e responsabilità chiare, confidando che prima o poi emergeranno autonomamente in una certa forma, ma è troppo costoso e dopotutto potrebbe non funzionare bene. L’approccio proattivo è definire ruoli e responsabilità in anticipo e adattarli secondo necessità. Ciò rende il lavoro più facile per tutti, permettendo di concentrarsi sulla realizzazione pratica, invece di interrogarsi su chi fa cosa.
Il numero e la varietà dei ruoli dipendono dal tipo e dalla dimensione del progetto; può essere una definizione semplice come quella di Scrum, qualcosa di moderato come quello di P3.express, o qualcosa di completo come quelli in DSDM® e PRINCE2®. Tuttavia, non dimenticare che la descrizione dei ruoli in questi metodi riguardano solo le attività di gestione e che quindi devi sempre aggiungere la descrizione relativa ai ruoli tecnici.
Esempio: scelte disponibili
Devi chiudere il progetto prematuramente o continuarlo?
Raramente ci sono solo due scelte, anche se la domanda lo sottintende. Devi avere un approccio proattivo e prendere in considerazione tutte le opzioni prima di prendere una decisione. Forse puoi salvare il progetto; forse puoi metterlo in pausa fino a quando la situazione diventa chiara; forse puoi cambiare l’approccio al progetto (ad esempio, l’outsourcing), ecc.
Esempio: pensiero critico
Abbiamo tutti molti pregiudizi, che da una parte ci aiutano a sopravvivere e dall’altra ci ingannano facendoci prendere decisioni sbagliate. Quando si tratta di prendere decisioni importanti nel progetto, è meglio fermarsi e considerare tutti i pregiudizi che possono avere un impatto sulla nostra decisione, prima che causino un problema.
Come riferimento, puoi usare la lista dei “bias cognitivi” disponibile su Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
Esistono persino modelli e quadri decisionali che è possibile utilizzare per prendere decisioni migliori. All’inizio può essere fonte di distrazione e persino fastidioso usarli, ma presto ci si abitua e se ne puoi trarre profitto senza troppo sforzo.
Esempio: trasparenza
Non ci piace essere in ritardo nel progetto o avere altri problemi, ma ciò non significa che dovremmo nasconderlo. Sii trasparente e fallo sapere agli stakeholder, perché alcuni di loro potrebbero essere in grado di aiutarti. Prima o poi anche loro verranno a conoscenza dei problemi e relative implicazioni e alcuni Stakeholder potrebbero dover intraprendere azioni tempestive (ad esempio, accettare conseguenze negative).
Esempio: comunicare efficacemente
Possono esserci molti casi in cui si inviano relazioni a varie parti interessate al progetto, senza poi ottenere alcun feedback. Potresti credere che tutto vada bene solo perché non ci sono feedback negativi, anche se potrebbe non essere così. Devi essere proattivo e controllare se hanno realmente ricevuto e compreso le comunicazioni e i report, se hanno raggiunto lo scopo, utilizzando il feedback come input per aggiustare la tua comunicazione. Altrimenti questo problema nascosto potrà causare seri problemi in seguito, quando sarà troppo difficile o troppo tardi per risolverlo.
Esempio: assumersi le responsabilità
E’ facile accusare gli altri dei risultati scadenti. Per esempio, cerchi di ottenere il pieno potere di cambiare tutto nel progetto, ma non te lo concedono e quindi il progetto fallisce. Questo non è un atteggiamento proattivo.
L’approccio proattivo è assumersi la responsabilità e fare tutto il possibile entro i limiti. Non puoi aspettarti che l’organizzazione si fidi di te e ti dia tutto con la speranza di ottenere buoni risultati, specialmente quando in passato hanno visto fallire tanti progetti. Quello che devi fare è fare un piccolo miglioramento entro i limiti impostati, usarlo per guadagnare fiducia, un po’ più di risorse e un po’ più di tolleranza ai vincoli, usando questi vantaggi per ottenere un ulteriore miglioramento leggermente più grande, e procedere così fino a raggiungere un risultato ottimale.