Preserva e ottimizza energia e risorse
Le risorse sono limitate. Le risorse disponibili per un progetto sono limitate, così come le energie mentali a tua disposizione per prendere buone decisioni. Dovresti usarle con parsimonia e ottimizzare queste risorse per te stesso e il progetto, nonché aiutare i membri del team a fare lo stesso.
Esempio: la regola 80/20
Una gran parte dei possibili benefici della gestione di un progetto viene conseguita con poco sforzo. Nella maggior parte dei casi, assicurarsi il 100% dei possibili benefici è troppo costoso e non giustificabile. Devi considerare questa regola in tutto ciò che fai, incoraggiando gli altri a fare lo stesso.
Esempio: stanchezza decisionale
Usiamo un’unica fonte di energia mentale per prendere ogni tipo di decisione ed esprimere la nostra forza di volontà. Se si utilizza troppa energia per decisioni non necessarie, o non importanti, ne avremo di meno per quelle importanti e potremmo ottenere risultati scadenti. Questo è uno dei motivi per cui dovresti evitare la micro-gestione (o micro management, secondo il principio di “gestione per eccezione” di PRINCE2®).
I conflitti che riguardano le idee possono essere utili, ma quelli che riguardano le persone sono di solito dannosi per il progetto e una delle conseguenze di ciò è prosciugare l’energia mentale dei membri del team. Se vedi un tale conflitto, dovresti fare del tuo meglio per trovare la causa alla radice e risolverlo.
Esempio: prenditi cura di te stesso!
Le decisioni che prendi e la forza di volontà che esprimi usano la tua fonte di energia mentale. D’altra parte, questa fonte è abbondante quando dormi e mangi correttamente. Quindi, abbi cura di te stesso: assicurati di dormire a sufficienza, riposati e mangia bene. Se hai abitudini o problemi che danneggiano il tuo sonno, non devi occupartene da solo; ci sono molti specialisti che possono aiutarti a risolvere il problema più facilmente. Può esserti di aiuto anche l’attività fisica, ma gli studi non hanno ancora detto una parola definitiva.
Cerca allora di incoraggiare i membri del team a fare la stessa cosa. In primo luogo, assicurati che lavorino con un ritmo sostenibile e senza eccedere con l’impegno sul lavoro. Quindi, se hai la possibilità, prova a offrire cibo, snack e bevande energetiche e sane durante il lavoro.
Esempio: equilibrio vita-lavoro
Molti di noi amano ciò che fanno, ma non è tutto quello che dobbiamo avere nella vita. Così come ottimizzi il tuo lavoro, dovresti pianificare e realizzare i progetti della tua vita personale, in modo da renderla gioiosa e felice. Quando sei più felice, puoi avere più successo anche sul lavoro. Se puoi, prova a incoraggiare i membri del tuo team a fare lo stesso.
Esempio: motivazione
La motivazione è un concetto complesso. Ci sono alcuni riferimenti interessanti e utili sull’argomento e, ancora, molti non scientifici. Tuttavia, dovresti leggere e apprendere elementi sulla motivazione e usarli continuamente, poiché aumenta l’energia mentale della squadra e la possibilità di ottenere risultati migliori nel progetto.
Stimolare la motivazione può essere semplice come far sapere alle persone che hai riconosciuto il loro buon lavoro con un sorriso gentile, o un semplice “grazie”. Tuttavia, fai attenzione perché molti dei modi comuni per motivare hanno un effetto negativo, come ad esempio usare esclusivamente le ricompense monetarie.
Esempio: collaborazione e lavoro di squadra
Le persone che collaborano veramente creano risultati migliori, ma soprattutto va tenuto presente che gli esseri umani sono socievoli e sono felici di far parte di un gruppo. Se è possibile rimuovere gli aspetti negativi del lavoro di squadra e creare un ambiente piacevole, ci saranno membri del team più motivati nel progetto.
Bisogna tuttavia fare attenzione alle diversità tra gli individui: alcuni hanno bisogno di maggiore calma, di concentrazione e solitudine rispetto ad altri; in generale occorre equilibrio.
Esempio: cultura “one-team”
C’è una tendenza generale, da parte dei diversi membri coinvolti in un progetto, a creare o a considerare sottogruppi, che non mancano di creare tensione con altri gruppi. Ad esempio, tra persone che si concentrano sugli aspetti commerciali del progetto e le persone che stanno producendo il prodotto. Questa tensione consuma molta energia da entrambe le parti, e questo è uno dei motivi per cui dovremmo provare a costruire una cultura di squadra, dove tutti lavorano insieme con un unico obiettivo.
Esempio: la saggezza collettiva
Quando un gran numero di persone con diversità e differenze si riuniscono e lavorano in un ambiente facilitato, si sviluppa il potenziale per ottenere ottimi risultati, idee e soluzioni, che potrebbero essere anche migliori di quelle provenienti da singoli esperti.
Se ne hai la possibilità, chiedi regolarmente ai membri del team di aiutarti a risolvere problemi difficili nel progetto. Oltre alla possibilità di ottenere buoni risultati, ciò permette anche ai membri del team di sapere che le loro opinioni sono apprezzate e che svolgono un ruolo importante nel progetto; il che, a sua volta, aumenta il loro livello di energia. L’attività E02 di P3.express è un esempio dell’uso della saggezza collettiva nei progetti.
Esempio: capo facilitatore del progetto
Se sei un project manager, la maggior parte delle cose che fai hanno come obiettivo la facilitazione (o almeno dovrebbero averla). D’altra parte, dovresti riconoscere quali membri del team hanno avuto precedenti brutte esperienze con i project manager, tali esperienze hanno un impatto sul rapporto con te: ne deriva che, invece di fidarsi di te, una parte della loro energia viene spesa per analizzare il tuo comportamento in vista di potenziali minacce. In questi casi potresti modificare il titolo da “project manager” a “Chief Project Facilitator”. Dopotutto, questo è ciò che realmente fai nel progetto.