Utiliser des éléments reproductibles

Une approche improvisée du projet épuise en termes d’énergie, de ressources et risque toujours de passer à côté d’éléments nécessaires. La meilleure façon de simplifier ce qui doit être fait est d’utiliser des éléments reproductibles, et de préférence les prendre en cycles reproductibles.

Exemple : les listes de contrôle de la qualité

Une liste est un exemple simple d’un élément potentiellement reproductible que de nombreuses personnes utilisent dans leur vie personnelle et professionnelle. Prenez par exemple les critères de qualité d’un livrable :

• Tout d’abord, vous pouvez créer une liste de tous les critères, qui est une forme de planification.
• Le sixième Principe Quasi Universel (NUP6 - Nearly Universal Principle number 6) recommande de standardiser la liste : existe-t-il des livrables similaires dans le projet ? Dans ce cas, préparez une liste générique de contrôle la qualité pour cette catégorie de livrables et utilisez-la pour chacun d’eux. S’il existe des variantes, conservez cette liste et ajoutez-y quelques éléments supplémentaires pour les livrables individuels. Maintenant, vous avez des listes de contrôle reproductibles.
• Lorsque vous préparez des listes de contrôle génériques pour divers types de livrables, vous pouvez trouver des éléments qui se répètent, ce qui suggère la possibilité de créer une catégorie mère virtuelle pour eux. Dans ce cas, au lieu de répéter les éléments de toutes ces listes génériques, extrayez-les et mettez-les dans une liste mère. Enfin, vous aurez probablement une seule liste générique pour l’ensemble du projet. Les critères d’acceptation de Scrum (Scrum’s Definition of Done) sont un exemple de liste de contrôle de la qualité (entre autres) au niveau du projet. Ce faisant, chaque livrable appartiendra à une hiérarchie de catégories et devra satisfaire les éléments qui apparaissent dans les listes de toutes les catégories de leur chaîne.

Ainsi, un élément de la liste mère devient reproductible pour toutes ses sous-tâches, ce qui permet de gagner du temps et de l’énergie dans la planification et l’exécution. Plus encore, une fois que vous l’avez exploitée pour un projet, vous pouvez l’adapter et l’utiliser pour tous les projets similaires à l’avenir, ce qui constitue une forme reproductible de planification pour plusieurs projets.

Exemple : les processus et flux de travail

Certains livrables ou objectifs qu’ils contiennent nécessitent certaines étapes qui peuvent devenir normalisées et reproductibles. Par exemple, si les produits livrables doivent être conçus individuellement et approuvés, vous pouvez préparer un flux de travail simple qui clarifie toutes les étapes, les personnes impliquées et les durées approximatives, tout en évitant de nombreuses difficultés. Veillez toutefois à ne pas rendre les processus et les processus trop compliqués ou trop exigeants en documentation, car cela aurait des conséquences négatives. Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent trouver les flux de travail et les processus comme un support pour leur travail et leur simplifier la tâche, et non comme une documentation bureaucratique qui bloque leur vrai travail.

Les projets agiles ont pratiquement des éléments reproductibles dans leur approche de développement itérative, où certains types d’activités de développement sont répétés pour chaque fonction ; par exemple. la routine quotidienne commune sous XP (eXtreme Programming) : associer, choisir un élément, le concevoir sur un tableau blanc, construire les scripts de test et le code, intégrer le code, etc. Outre les flux de travail reproductibles pouvant être utilisés pour des activités techniques, peut également avoir des éléments reproductibles pour les activités de gestion de projet. Les processus décrits dans les guides PMBOK^®, PRINCE2^® et DSDM^®, les activités dans P3.express et les événements dans Scrum sont des exemples de ce concept.

Exemple : les cycles

Avoir des éléments reproductibles pour gérer le projet est utile. Cela peut être rendu encore plus facile en les mettant dans des cycles reproductibles. Ces cycles simplifient considérablement les activités quotidiennes des personnes impliquées dans la gestion et la direction du projet. Les cycles de groupes de processus dans PMBOK^® Guide utilisés dans un projet comportant plusieurs phases, des étapes dans PRINCE2^®, des cycles quotidiens, hebdomadaires et mensuels dans P3.express, des itérations et des boîtes de temps dans DSDM^® et des sprints dans Scrum sont des exemples de ce concept.

Les cycles plus courts sont plus faciles à comprendre et à utiliser que les plus longs ; Par exemple, Sprints dans Scrum contrairement aux phases selon le Guide PMBOK^®. Toutefois, les cycles trop courts peuvent ne pas suffire pour prendre en charge certains types de projet. La solution peut être l’utilisation de plusieurs cycles, tels que l’utilisation par DSDM^® de cycles courts de type timebox avec des cycles d’itération plus longs, ou l’utilisation de P3.express par cycles quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Exemple : les méthodologies

L’usage d’une méthodologie ou d’un cadre pour l’exécution d’un projet est un autre exemple d’exploitation d’éléments reproductibles. Il peut s’agir d’une methodologie existante tel que PRINCE2^®, P3.express, DSDM^® ou Scrum, ou d’un système que vous avez personnalisé ou construit vous-même. Cependant, il est généralement préférable de commencer par l’une des méthodologies existantes et de l’adapter à vos besoins plutôt que d’en construire une nouvelle.

Tout élément reproductible est abstrait et doit être personnalisé pour s’adapter à la réalité du terrain. Il existe cependant un éventail d’abstraction et de besoins de personnalisation : des listes de contrôle de qualité courtes et relativement précises se situent à une extrémité de l’éventail avec le minimum d’abstractions et de besoins d’adaptation, tandis que les méthodologies sont à l’autre bout, avec le besoin le plus élevé d’adaptation. Vous devez toujours noter le besoin d’adaptation, sinon l’élément reproductible ne correspondra pas à vos besoins.

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