Soyer toujours proactif

Nous avons une tendance naturelle à être réactifs. Cela peut nous aider à préserver notre énergie dans des domaines sans importance, ou à obtenir de bons résultats lorsque nous opérons dans un domaine où nous n’avons aucun savoir-faire. Ces situations sont différentes de nos projets et pour obtenir de bons résultats ici il faudra être proactif.

Exemple : planification

Si vous souhaitez vous rendre à un endroit pour la première fois et que vous êtes en retard, vous pouvez commencer à conduire immédiatement pour « gagner du temps » et gérer les problèmes éventuels au fur et à mesure qu’ils surviennent. L’approche proactive consiste à prendre un peu de temps et à configurer votre « GPS » pour vous donner l’itinéraire le plus rapide en fonction du trafic, des accidents et blocages possibles, puis démarrer ; c’est cela se donner le temps de préparation avant l’exécution, pour éviter des problèmes plus tard et gagner du temps à la fin.

Contrairement à ce que certains pensent des projets Agile, la planification est toujours nécessaire ; seuls le type et le niveau de détail des plans diffèrent d’une méthodologie à une autre. Planifier avant l’exécution est une approche proactive.

Rappelez-vous la citation : « donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache. »

S’il s’agit d’un projet prédictif, vous pouvez passer 4 heures à affûter votre hache, car vous êtes sûr de vouloir abattre un arbre. Dans un projet Agile, vous ne savez pas si vous allez abattre un arbre, récupérer des branches cassées, récolter du gazon, extraire du charbon ou autre chose. Néanmoins, vous devez toujours vous y préparer de façon générale (savoir où se trouve la quincaillerie la plus proche) et de façon plus spécifique (affûter votre hache) lorsque vous allez vous concentrer sur une solution donnée. c’est cela la planification.

Exemple : planifier la planification

Planifier la manière dont nous allons exécuter le projet est une approche proactive. Cette proactivité peut même être étendue en planifiant la manière dont nous allons planifier l’exécution ; c’est le concept de plan de gestion du Guide PMBOK^®, les stratégies de gestion de PRINCE2^® et les approches de DSDM^®.

Exemple : planification continue

La réalité correspond rarement à ce que nous avons prévu, et il faut s’y attendre. Cependant, nous devons continuellement adapter nos plans pour nous assurer qu’ils restent réalistes et pratiques. Nous devrions le faire dès que l’adaptation est requise, non pas lorsque surviennent des problèmes ; ceci est une approche proactive.

Exemple : gestion du risque

Toute la notion de gestion du risque repose sur une approche proactive : face à des événements incertains, au lieu d’attendre de voir ce qui se passe et d’y réagir, nous réfléchissons aux possibilités et aux impacts, examinons les réponses et, si possible agissons par anticipation avant que l’événement ne se produise.

Notez que ce que nous faisons dans les projets est très sérieux ; c’est parfois la vie des humains qui est en jeu.

Exemple : définir les rôles et les responsabilités

Vous pouvez choisir de laisser les membres de l’équipe de projet travailler sans clairement définir leurs rôles et responsabilités. Plus tard, une certaine forme de rôle et de responsabilité se formera, mais c’est trop cher payer et peut ne pas fonctionner. L’approche proactive consiste à les définir tôt à la toute première phase du projet et à les adapter si nécessaire. Cela facilite le travail de tous, et chacun peut se concentrer sur la réalisation de l’idée, du service ou produit, au lieu de décider qui fait quoi.

Le nombre et la variété des rôles dépendent du type et de la taille du projet. il peut s’agir d’une définition simple telle que celle de Scrum, quelque chose de modéré tel que celui de P3.express ou complète, comme celles de DSDM^® et PRINCE2^®. Cependant, n’oubliez pas que les descriptions de rôle dans ces méthodes ne concernent que les activités de gestion, et vous devez toujours ajouter des descriptions de rôle pour les aspects techniques.

Exemple : clôturer prématurément ou poursuivre le projet

Devez-vous clôturer le projet prématurément ou le poursuivre ?

Il n’y a rarement que deux possibilités, même si c’est ce que sous-entend la question. Vous devez adopter une approche proactive et analyser toutes vos options avant de prendre une décision. Peut-être que vous pouvez modifier le cahier de charges du projet ; Peut-être que vous pouvez faire une pause jusqu’à ce que quelque chose devienne clair pour évoluer ; vous pouvez peut-être changer l’approche du projet (par exemple, choisir une tierce partie pour continuer le projet), etc.

Exemple : La Pensée critique

Nous avons tous beaucoup de préjugés qui nous aident à survivre d’une part, et à prendre de mauvaises décisions d’autre part. Lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes dans le cadre du projet, il est préférable de se donner le temps de prendre en compte tous les préjugés qui peuvent avoir une incidence sur notre décision avant qu’ils ne posent problème.

À titre de référence, vous pouvez utiliser la liste des Biais cognitifs de Wikipedia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Biais_cognitif

Il existe même des cadres décisionnels que vous pouvez utiliser pour améliorer votre processus de prise de décisions. Au début, ils peuvent être déroutant et même agaçant de les utiliser, mais vous vous habituerez vite à eux et les appliquerez sans effort avec le temps.

Exemple : La transparence

Nous aimons éviter d’être en retard ou d’avoir quelque problème que ce soit dans le projet, mais cela ne signifie pas que nous devrions cacher ces cas s’ils surviennent. Soyez transparent et informez les parties prenantes, car certaines d’entre elles pourront peut-être vous aider. De toutes les façons, elles finiront par découvrir les problèmes et leurs conséquences tôt ou tard, et certaines d’entre elles devront agir vite (par exemple, accepter la conséquence négative).

Exemple : communiquer efficacement

Il arrive souvent que vous envoyez des rapports aux parties prenantes sans que celles-ci ne vous fassent part de leurs commentaires. Vous pensez peut-être que tout va bien juste parce qu’il n’y a pas de retour négatif. Vous devez être proactif et vérifier s’ils ont vraiment fait usage du rapport et si celui-ci a été utile, puis recueillir les remarques pour ajuster votre méthode de communication. Si vous sous estimez la nécessité de vous assurer que les parties prenantes utilisent vos rapports, cela risque de poser de graves problèmes de communication qu’il sera trop difficile de les résoudre plus tard.

Exemple : assumer ses responsabilités

Il est facile de faire porter aux autres la responsabilité des mauvais résultats. Par exemple, vous voudriez que votre organisation vous donne les pleins pouvoirs de changer tout le projet et de le faire parfaitement, mais ce n’est pas le cas ; par conséquent le projet échoue. Ceci n’est pas une approche proactive.

L’approche proactive consiste à assumer ses responsabilités et à faire tout ce qui est en son pouvoir dans les limites imposées. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que l’organisation vous fasse pleinement confiance et vous donne tout dans l’espoir d’obtenir de bons résultats, surtout lorsque la tendance générale d’échec de projets est à la hausse. Ce que vous devez faire est d’apporter une petite amélioration aux contraintes définies, l’utiliser pour gagner un peu de confiance de la part des parties prenantes, un peu plus de ressources et un peu plus de tolérance pour les contraintes, l’utiliser ensuite pour un impact positif plus visible, ainsi de suite jusqu’à ce que vous atteigniez l’objectif ultime.

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