Préserver et optimiser énergie et ressources

Les ressources disponibles pour le projet sont limitées, de même que l’énergie mentale nécessaire pour prendre de bonnes décisions. Vous devez préserver et optimiser cette ressource (l’énergie mentale) pour vous-même et le projet et aider les autres membres de l’équipe à faire de même.

Exemple : La loi des 80/20

Une portion importante des bénéfices possibles en matière de gestion de projet est obtenue avec un minimum d’effort. Dans la plupart des cas, cibler 100% des bénéfices possibles est très coûteux et injustifiable. Vous devez tenir compte de cette règle dans tout ce que vous faites et encourager les autres à faire de même.

Exemple : La fatigue décisionnelle

Nous utilisons une source d’énergie mentale unique pour prendre toutes sortes de décisions et exprimer notre volonté. Si vous utilisez une portion importante de cette source pour des décisions non strictement nécessaire ou inutiles, vous aurez moins d’énergie pour les décisions importantes, ce qui peut entraîner des contreperformances. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devriez éviter la micro-gestion (le principe de « délégation » de PRINCE2^®).

Les désaccords sur les idées peuvent être utiles, mais les conflits de personnes nuisent généralement au projet, ce qui aboutit à l’épuisement de l’énergie mentale des membres de l’équipe. Si vous voyez un tel conflit, vous devez faire de votre mieux pour en comprendre la cause et la résoudre.

Exemple : prenez soin de vous !

Les décisions que vous prenez et la volonté que vous exprimez utilisent votre source d’énergie mentale. D’autre part, cette source est remplie d’énergie lorsque vous dormez et mangez correctement. Alors, prenez bien soin de vous : assurez-vous de dormir suffisamment, de vous reposer et de bien manger. Si vous avez des problèmes à dormir, vous n’avez pas à vous en occuper seul ; de nombreux spécialistes peuvent vous aider à résoudre ce problème plus facilement. L’activité physique peut également aider avec cette source d’énergie, mais les études ne sont pas encore concluantes à ce sujet.

Essayez d’encourager les membres de l’équipe à faire de même. Tout d’abord, assurez-vous qu’ils travaillent à un rythme soutenable et sans trop d’heures supplémentaires. Ensuite, dans la mesure du possible, essayez de proposer des aliments sains, des collations et des boissons énergiques pendant les heures de travail.

Exemple : l’équilibre vie professionnelle-vie privée

En général nous aimons notre travail, mais le travail à lui tout seul n’offre pas une vie équilibrée et heureuse. Autant vous êtes performant au travail, autant vous devriez planifier et mettre en œuvre des idées dans votre vie personnelle pour rester joyeux et heureux. Etant heureux, vous pouvez avoir plus de succès au travail. Essayez d’encourager les membres de votre équipe à faire de même dans la mesure du possible.

Exemple : la motivation

La motivation est un concept complexe. Il existe des livres intéressants et utiles sur le sujet, mais aussi de nombreuses approches non scientifiques. Néanmoins, vous devriez comprendre ce concept et l’utiliser en permanence, car cela augmente l’énergie mentale de l’équipe et la possibilité d’obtenir de bons résultats dans le projet. La motivation peut être aussi simple que de faire savoir aux gens que vous remarquez leurs bonnes performances par un gentil sourire ou un simple « merci ». Cependant, soyez prudent, car bon nombre des méthodes de motivation courantes ont un effet négatif ; par exemple, une petite récompense financière.

Exemple : la collaboration et le travail d’équipe

Les personnes qui collaborent ont généralement la force d’obtenir de bons résultats, mais plus important encore, notez que les humains sont êtres sociaux et aiment faire partie d’un groupe. Si vous pouvez supprimer les aspects négatifs du travail d’équipe et créer un environnement agréable, les membres de l’équipe seront plus heureux dans le projet. Soyez prudent, cependant, car les gens sont différents et certains ont besoin de plus de temps de détente, de concentration et de solitude que d’autres. Il s’agit généralement de trouver le bon équilibre.

Exemple : la culture de l’esprit d’équipe

Les différents acteurs du projet ont tendance à créer ou considérer des sous-groupes et ceci génère des tensions avec d’autres groupes ; par exemple, les personnes responsables des aspects financiers et de gestion du projet contre les personnes qui le réalisent techniquement. Ces tensions font perdre beaucoup d’énergie dans les deux camps, et c’est l’une des raisons pour lesquelles nous devrions essayer de créer une culture reposant sur l’esprit d’équipe, une seule équipe dans laquelle tout le monde travaille pour le même objectif.

Exemple : la sagesse de la foule

Lorsqu’un groupe de personnes de cultures diverses se réunit et travaille dans un environnement adéquat, il est possible d’obtenir de très bons résultats, de très bonnes idées et des solutions parfois meilleures à celles émanant d’un seul expert.

Si cette option est à votre portée, vous pouvez l’utiliser régulièrement en demandant aux membres de l’équipe de vous aider à résoudre des problèmes difficiles liés au projet. A delà de l’obtention de bons résultats, cette approche permet également aux membres de l’équipe de savoir que leurs opinions sont prises en compte et qu’ils jouent un rôle important dans le projet, ce qui booste leur énergie. L’activité E02 de P3.express est un exemple d’application de la sagesse du groupe dans les projets.

Exemple : animateur en chef du projet

Si vous êtes chef de projet, la plupart de vos activités ont un caractère de facilitation (ou du moins devraient l’avoir). D’autre part, vous constaterez peut-être que les membres de l’équipe ont eu de mauvaises expériences avec des chefs de projets dans le passé, et que ces expériences ont une incidence sur leur relation avec vous : une partie de leur énergie est consacrée à l’analyse de votre comportement pour détecter les menaces potentielles au lieu de vous faire confiance. Dans ce cas, vous pouvez changer votre titre de chef de projet en animateur en chef du projet. Après tout, c’est ce que vous faites en réalité dans le projet.

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