همیشه غیرانفعالی رفتار کنید
همه ما به‌طور طبیعی تمایل به منفعل بودن (Reactive) داریم. انفعال در مواجهه با مسائل کم‌اهمیت می‌تواند به ذخیره کردن انرژی‌مان کمک کند، یا زمانی که باکارهایی مواجهیم که در آن صلاحیت لازم را نداریم به نتایج بهتری بیانجامد. اما شرایط پروژه‌هایمان اینگونه نیست، در پروژه‌ها زمانی به نتایج بهتری می‌رسیم که غیر انفعالی (Proactive) رفتارکنیم.
مثال: برنامه‌ریزی
هنگامی‌که می‌خواهید رانندگی کنید تا به مقصد جدیدی بروید و زمان کمی هم دارید، می‌توانید فوراً راه بیافتید تا در زمان صرفه‌جویی کنید و با مشکلات احتمالی -هر زمان که پیش آمدند -دست‌وپنجه نرم کنید. رویکرد غیر انفعالی این است که در آغاز زمانی را برای تنظیم GPS اختصاص بدهید تا به شما سریع‌ترین مسیر را بر اساس وضعیت ترافیکی مسیر و تصادف‌های احتمالی و مسیرهای مسدود، نشان دهد و سپس شروع به رانندگی کنید. این زمان صرف شده قبل از حرکت به‌منظور پیشگیری از مشکلات آتی است بنابراین درنهایت در زمان صرفه‌جویی خواهیم کرد.
برخلاف آنچه برخی تصور می‌کنند برنامه‌ریزی همیشه برای پروژه‌های چابک (Agile) ضروری بوده و تفاوت تنها در نوع و سطح جزئیات موجود در برنامه است. برنامه‌ریزی قبل از اجرا رویکردی غیرانفعالی است.
این ضرب‌المثل را به یاد داشته باشید: اگر برای بریدن یک درخت شش ساعت به من زمان بدهید چهار ساعت از آن را برای تیز کردن تبر صرف خواهم کرد.
اگر پروژه شما متعین (Predictive) باشد شما احتمالاً چهار ساعت از وقتتان را برای تیز کردن تبر صرف می‌کنید چون مطمئن هستید که هدفتان قطع کردن درخت است. در پروژه‌های چابک (Agile) مطمئن نیستیم که هدف قطع کردن درخت است یا جمع‌آوری شاخه‌های شکسته، یا هرس کردن درخت، یا تهیه زغال یا چیز دیگر. به‌هرحال برای همه این اهداف نیاز به آماده‌سازی عمومی است (مثلاً بدانیم نزدیک‌ترین فروشگاه ابزارفروشی کجاست) و وقتی‌که می‌خواهید روی هدف خاصی تمرکز کنید، آماده‌سازی اختصاصی خواهیم داشت (تیز کردن تبر) این کار، برنامه‌ریزی است.
مثال: برنامه‌ریزیِ برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی روش اجرای پروژه یک رویکرد غیر انفعالی است. با برنامه ریزی روش تهیه برنامه ای که میخواهیم با آن پروژه را اجرا کنیم می‌توانیم (برنامه‌ریزیِ برنامه‌ریزی) غیرانفعالی بودنمان را توسعه دهیم. این مفهوم عبارت Management Plan در PMBOK® Guide و Management Strategies در PRINCE2® و approach های DSDM® است.
مثال: برنامه‌ریزی مداوم
بندرت آنچه در واقعیت اتفاق میافتد منطبق بر برنامه است و این طبیعی است اما باید دائماً برنامه‌هایمان را اصلاح کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که برنامه‌هایمان کاربردی و واقع‌بینانه است. به‌محض اینکه نیاز به بازبینی و اصلاح احساس شد باید این کار انجام شود نه زمانی که به مشکل برخوردیم. این رویکرد غیرانفعالی است.
مثال: مدیریت ریسک
کل مفهوم مدیریت ریسک منطبق بر رویکرد غیر انفعالی است. وقتی‌که با وقایع غیرقطعی مواجه می‌شویم به‌جای آنکه منتظر بمانیم و ببینیم چه اتفاقی میافتد و بعد به آن واکنش نشان دهیم به احتمالات و اثراتشان فکر می‌کنیم، واکنش مناسب در برابر این رخداد ها را یافته و اگر لازم است که پیش از وقوع آن رخدادها کاری انجام بدهیم آن کارها را انجام میدهیم.
توجه داشته باشید آنچه در پروژه‌ها انجام میدهیم جدی است و بعضی وقت‌ها با زندگی افراد سروکار دارد.
مثال: تعریف نقش‌ها و مسئولیتها
می‌توان اعضا تیم پروژه را بدون تعریف نقش و مسئولیت مشخص، رها کرد تا دیر یا زود نوعی نقش و مسئولیت برایشان پدیدار گردد این کار بسیار پرهزینه است و کارایی چندانی ندارد. در روش غیرانفعالی باید نقش‌ها و مسئولیتها را در ابتدا تعریف کرد و در صورت لزوم افراد را برای آن مسئولیتها از قبل آماده کرد. این کار باعث می‌شود کار برای همه آسان‌تر شود و افراد به‌جای آنکه وقت خود را برای تصمیم‌گیری در خصوص تقسیم وظایف صرف کنند، روی انجام کارها تمرکز کنند.
تعداد و تنوع نقش‌ها بسته به نوع و ابعاد پروژه متفاوت است، می‌تواند تعریف ساده‌ای داشته باشد نظیر آنچه در Scrum آمده است و یا تعریف میانه‌ای مانند آنچه در P3.express یا تعریف جامعی نظیر آنچه در DSDM® و PRINCE2® آمده است. به‌هرحال فراموش نکنید که نقش‌های تعریف‌شده در این متدها فقط راجع به فعالیت‌های مدیریتی است و شما همواره نیاز به تعریف نقش‌هایی که جنبه فنی دارند خواهید داشت.
مثال: انتخاب‌های موجود
آیا باید پروژه را پیش از موعد مقرر خاتمه داد و یا باید آن را ادامه دهیم؟
بندرت پیش میاید که فقط دو گزینه پیشِ رو داشته باشیم حتی اگر از صورت‌مسئله اینگونه بنظر برسد. شما باید رویکرد غیرانفعالی داشته باشید و قبل از تصمیم‌گیری، تمام گزینه‌های ممکن را در نظر بگیرید. شاید بتوانید Scope پروژه را تغییر دهید، شاید بتوانید پروژه را متوقف کنید تا زمانیکه موضوع دیگری شفاف شود یا شاید بتوانید رویکرد پروژه را تغییر دهید (مثلاً برون‌سپاری) و …
مثال: تفکر انتقادی
همه ما تعصبات زیادی داریم که از یک‌سو کمک می‌کنند زنده بمانیم و از سوی دیگر باعث می‌شود تصمیمات نامناسبی بگیریم. وقتی نوبت به اتخاذ تصمیمات مهم در پروژه می‌رسد بهترین کار آن است که لحظه‌ای درنگ کرده و تمام تعصباتی را که می‌تواند روی تصمیماتمان اثر بگذارد را در نظر بگیریم پیش از آنکه مشکلی ایجاد کند.
به‌عنوان یک مرجع می‌توانید از لیست تعصبات شناختی در سایت ویکی‌پدیا به آدرس زیر استفاده کنید:
https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
حتی چارچوب‌های (Frameworks) تصمیم‌گیری نیز وجود دارند تا به شما برای تصمیم‌گیری بهتر کمک کنند. در ابتدا ممکن است استفاده از این چارچوب‌ها، باعث پرت شدن حواس شما شود و یا حتی مزاحم شما باشد اما به‌سرعت به استفاده از آن عادت می‌کنید و حتی بدون تلاش‌های آگاهانه از مزایای آن برخوردار خواهید شد.
مثال: شفافیت
هیچ‌یک از ما دوست نداریم که در پروژه تأخیر افتاده یا مشکلی بوجود آید، اما بدین معنی نیست که باید این مسائل را پنهان کنیم. شما باید شفاف عمل کنید و ذینفعان پروژه را در جریان امور بگذارید، زیرا ممکن است آن‌ها بتوانند کمکتان کنند، از آن گذشته دیر یا زود آن‌ها متوجه آن مسئله و پیامدهای ناشی از آن خواهند شد در حالیکه ممکن است برخی از این مسائل نیاز به اقدام اولیه از سوی ایشان داشته باشد (مثلاً پذیرش عواقب منفی).
مثال: برقراری ارتباطات مؤثر
ممکن است خیلی وقت‌ها شما به ذینفعان پروژه گزارشی ارسال کنید و هیچ بازخوردی از آنان دریافت نکنید و تصور کنید که چون بازخورد منفی دریافت نکرده‌اید همه‌چیز روبه‌راه است در حالیکه ممکن است اینگونه نباشد شما باید غیر انفعالی رفتار کرده و بررسی کنید که آیا واقعاً آن‌ها از آن گزارش استفاده کرده‌اند؟ آیا هدفی که از ارسال آن گزارش داشته‌اید محقق شده است؟ میبایست از این اطلاعات به‌عنوان ورودی برای تنظیم متد ارتباطی استفاده کنید در غیر این صورت این نکات پنهان می‌تواند باعث بروز مشکلات جدی در آینده شود که حل کردن آن‌ها به‌مراتب سخت‌تر خواهد بود.
مثال: مسئولیت‌پذیری
سرزنش کردن دیگران به دلیل کسب نتایج ضعیف کار آسانی است. مثلاً ممکن است شما از سازمانتان بخواهید که برای تغییر همه‌چیز در پروژه و اجرای بی‌عیب و نقص آن به شما اختیار تام بدهد اما سازمان این کار را نکند و درنتیجه پروژه با شکست مواجه شود این کار با رویکرد غیرانفعالی در تضاد است.
رویکرد غیرانفعالی آن است که شما مسئولیت‌پذیر باشید و باوجود همه محدودیت‌ها، تمامی آنچه در توان دارید را بکار بگیرید. شما نباید از سازمان انتظار داشته باشید که کاملاً به شما اعتماد کند و به امید کسب نتایج مثبت همه امکانات سازمان را در اختیار شما قرار دهد خصوصاً وقتی‌که آن‌ها پروژه‌های شکست‌خورده زیادی را دیده‌اند. کاری که شما باید انجام دهید این است که با همه آن محدودیت‌ها یک پیشرفت کوچک ایجاد کنید تا اندکی اعتماد ایشان را جلب کنید و بتوانید منابع بیشتری (هرچند اندک) برای تحمل محدودیت‌ها جذب کنید سپس از آن منابع برای ایجاد بهبود کمی بزرگ‌تر از قبل استفاده کنید و به این روند ادامه دهید تا زمانی که به هدف نهایی خود دست‌یابید.
مترجم: مهرزاد منصورزاده