حفظ و بهینه‌سازی انرژی و منابع
همانگونه که منابع در طبیعت محدودند، منابع در دسترس پروژه نیز محدود هستند. از آنجا که انرژی ذهنی شما نیز برای اتخاذ تصمیمات مناسب محدود است، شما باید این منبع را برای خودتان و پروژه حفظ کرده و بهینه مصرف کنید و به سایر اعضای گروه نیز کمک کنید تا این کار را انجام دهند.
مثال: اصل ۸۰/۲۰
80% منافع قابل حصول از انجام فعالیتهای مدیریت پروژه تنها با اندکی تلاش به دست می‌آید. اکثر مواقع دستیابی به 100% مزایای ممکن، بسیار گران‌قیمت و فاقد توجیه اقتصادی است. می‌بایست این قاعده را در تمامی کارهایی که می‌کنید در نظر گرفته و دیگران را نیز به استفاده از این قاعده ترغیب کنید.
مثال: خستگی تصمیم
همه ما برای انواع تصمیم‌گیری‌ها تنها یک منبع انرژی ذهنی داریم، بنابراین اگر بیش از حد این منبع را برای تصمیمات غیرضروری یا کم‌اهمیت استفاده کنیم انرژی کمتری برای تصمیم‌گیری‌های مهم خواهیم داشت که ممکن است باعث کسب نتایج ضعیف گردد. این، یکی از دلایلی است که باید از میکرو مدیریت (مدیریت تمام جزئیات) اجتناب کنید (اصل “Manage by exception” در PRINCE2®)
مناقشات پیرامون ایده‌ها می‌تواند مفید باشد اما مناقشه پیرامون افراد معمولاً برای پروژه مضر است و یکی از تبعات آن کاستنِ انرژی ذهنی اعضای گروه است. اگر با چنین مناقشاتی مواجه شدید باید در راستای ریشه‌یابی و حل آن بکوشید.
مثال: مراقبت از خود
هر تصمیمی که می‌گیرید بخشی از انرژی موجود در منبع انرژی ذهنی‌تان را مصرف میکند. ازطرف دیگر این منبع با استراحت و تغذیه مناسب شارژ می‌شود. پس باید به‌خوبی از خودتان مراقبت کنید. از کافی بودن خواب و استراحتتان و مناسب بودن تغذیه‌تان اطمینان حاصل کنید. اگر عادت‌های مضر یا مشکلات خواب‌دارید، نیاز نیست به‌تنهایی آن‌ها را برطرف کنید متخصصان بسیاری هستند که می‌توانند به شما در رفع این مشکلات کمک کنند. اگرچه تاکنون مطالعات، تأثیر فعالیتهای فیزیکی بر بهبود این منبع انرژی را تائید نکرده اما احتمالاً این‌گونه فعالیت‌ها نیز بر این منبع انرژی تأثیر مثبتی خواهد داشت.
اعضای گروه را نیز برای انجام اموری مشابه تشویق کنید. ابتدا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها با سرعت مناسب و بدون ساعات اضافه‌کاری زیاد کار می‌کنند. سپس سعی کنید درصورتی‌که حق انتخاب دارید از غذا، میان وعده و نوشیدنی سالم و مُقوّی در طول زمان کار استفاده کنید.
مثال: موازنه کار-زندگی
خیلی از ما عاشقانه شغلمان را دوست داریم اما این تمام آن چیزی نیست که ما در زندگی به آن نیاز داریم. همانگونه که برای بهتر شدن کارتان تلاش می‌کنید باید برای داشتن زندگی شاد و مفرح برنامه‌ریزی کنید. هرچقدر شادتر باشید می‌توانید در کارتان هم موفق‌تر باشید. اگر می‌توانید سایر اعضا گروهتان را برای انجام اموری مشابه تشویق کنید.
مثال: انگیزه
انگیزه مفهومی پیچیده است. کتب و مقالات جذاب و مفیدِ علمی و غیرعلمی زیادی در رابطه با این موضوع موجود است. به‌هرحال شما باید در این رابطه مطالعه داشته باشید و پیوسته از آموخته‌هایتان استفاده کنید تا انرژی ذهنی گروهتان را افزایش دهید تا احتمال دستیابی به نتایج بهتر در پروژه بالاتر رود . انگیزش می‌تواند به‌سادگی یک لبخند محبت‌آمیز یا یک تشکر ساده برای نشان دادن رضایتتان از کارِ کارکنان باشد. اگرچه باید مراقب باشید که بسیاری از اَشکال رایج برای انگیزش از قبیل پاداش‌های کوچک مالی تأثیرات منفی دارند.
مثال: تشریک‌مساعی و کار تیمی
گاهی ممکن است افرادی که باهم همکاری می‌کنند بتوانند نتایج بهتری خلق کنند اما مهم‌تر آن است که بشر موجودی اجتماعی است و از اینکه عضوی از یک گروه باشد لذت می‌برد. اگر بتوانید جنبه‌های منفی کار تیمی را از بین ببرید و محیط دلپذیری ایجاد کنید اعضای گروه شما در پروژه شادتر خواهند بود.
به تفاوت افراد توجه کنید، برخی نیاز به آرامش بیشتر، تمرکز بیشتر و زمان‌های تنهایی و خلوت بیشتر نسبت به دیگران دارند و باید تعادل را در این زمینه برقرار کرد.
مثال: فرهنگ تیم واحد
ذینفعان مختلف تمایل به ایجاد گروه بندی های مختلف برای ایجاد فشار و تنش بر سایر گروه‌ها دارند؛ مثلاً: افرادی که بر روی جنبه‌های کسب‌وکار پروژه تمرکز دارند در مقابل افرادی که محصول را می‌سازند. این تنش‌ها انرژی زیادی از دو طرف می‌گیرد، این که یکی از دلایلی است که باید تلاش کنیم افرادی که برای هدف مشترکی کار می‌کنند از فرهنگ تیم واحد پیروی کنند.
مثال: خرد جمعی
وقتی تعداد زیادی افراد مختلف گرد هم جمع می‌شوند تا کاری را انجام دهند پتانسیل دستیابی به نتایج، ایده‌ها و راه‌حل‌های بسیار خوب وجود دارد که حتی ممکن است بهتر از نتایجی باشد که از یک متخصص به‌تنهایی حاصل شود.
اگر این امکان را دارید می‌توانید مرتباً از اعضای تیم بخواهید تا برای حل مسائل سخت موجود در پروژه به شما کمک کنند. علاوه بر امکان دستیابی به نتایج بهتر، این کار به اعضای تیم نشان میدهد که نظرشان ارزشمند است و آن‌ها نقش مهمی در پروژه ایفا می‌کنند که به‌نوبه خود سطح انرژی‌شان را افزایش میدهد. فعالیت E02 در P3.express مثالی از استفاده از خرد جمعی در پروژه‌هاست.
مثال: تسهیل‌کننده ارشد پروژه
اگر شما مدیر پروژه هستید اغلب کارهایی که شما انجام می‌دهید از جنس تسهیل‌کنندگی است (یا حداقل باید این‌گونه باشد). از سوی دیگر ممکن است اعضای تیم تجربه ناخوشایندی از مدیریت پروژه درگذشته داشته باشند و آن تجربه ناخوشایند روی روابطشان با شما تأثیر گذاشته و بخشی از انرژی آن‌ها بجای آنکه صرف اعتماد به شما شود، صرف تحلیل رفتار شما به‌عنوان یک تهدید بالقوه شود. در این شرایط می‌توانید عنوان خودتان را به «تسهیل‌کننده ارشد پروژه» تغییر دهید چون درنهایت این کاری است که واقعاً در پروژه انجام می‌دهید.
مترجم: مهرزاد منصورزاده